行政采购需求收集与审批流程表单

适用范围与典型场景本表单适用于公司各部门日常行政采购需求的规范化收集与审批管理，涵盖办公用品、办公设备、办公耗材、后勤服务（如保洁、维修）、小额固定资产等非生产类采购场景。当部门因工作需要新增或补充行政类物资/服务时，可通过此流程统一申请，保证采购需求合理、预算可控、流程透明，避免重复采购或资源浪费。全流程操作指引第一步：需求发起与表单填写发起人：由需求部门指定人员（如部门助理或行政对接人）作为发起人，登录公司OA系统或行政管理系统，选择“行政采购需求申请”表单。填写核心信息：基础信息：填写需求部门、需求日期、需求人（张三）、联系方式（内部短号）；需求详情：明确物品/服务名称（如“A4打印纸”“办公椅”“空调维修服务”）、规格型号（如“70g白色”“人体工学款”“品牌型号XX”）、数量（如“10箱”“5把”“1次”）、预估单价（需参考历史采购价或市场均价，填写“XX元”）、总价（数量×单价）；用途说明：简述采购目的（如“用于部门日常打印”“替换损坏办公椅”“解决办公室空调制冷问题”）；紧急程度：勾选“常规（3-5个工作日）”“紧急（1-2个工作日）”或“特急（当日处理）”，紧急需求需注明原因（如“重要会议急需”“影响日常办公”）。附件：如涉及特殊规格、新品牌采购或服务类需求，需报价单、需求说明文档等支撑材料。提交表单：确认信息无误后提交，系统自动流转至部门负责人审批。第二步：部门负责人审核审核人：需求部门负责人（如李四）在收到审批任务后，1个工作日内完成审核。审核重点：核实需求真实性：是否为部门工作必需，是否存在重复采购（如同类物资库存是否充足）；审核需求合理性：数量、规格是否匹配实际工作需要，预估单价是否合理；确认紧急程度：是否与标注的紧急程度一致，紧急需求是否有充分理由。审核结果：通过：“同意”，表单流转至采购部门；驳回：填写驳回原因（如“需求不合理”“数量超标”），表单退回需求部门修改；补充材料：若附件不全，需注明补充要求（如“需提供供应商报价单”），需求部门补充后重新提交。第三步：采购部门复核与确认复核人：采购部门专员（如王五）在收到表单后，1个工作日内完成复核。复核重点：合规性检查：需求是否属于行政采购范畴（排除生产原料、研发设备等），是否符合公司《行政采购管理办法》；库存核对：查询公司物资管理系统，确认是否有库存（如办公用品是否有备用库存，避免重复采购）；预算匹配：对照部门年度行政预算，检查本次采购金额是否超出预算限额，若超预算需标注并提示财务审核；市场调研：对新品牌、非标品或金额较大的需求（如超5000元），需进行初步市场询价，确认预估单价合理。复核结果：通过：“复核通过”，表单流转至财务部门；驳回：填写驳回原因（如“超出采购范围”“预算不足”“库存充足”），退回需求部门；调整建议：对规格、数量提出优化建议（如“建议选择性价比更高的型号”“数量可减少XX”），与需求部门沟通后修改表单。第四步：财务部门预算审核审核人：财务部门专员（如赵六）在收到表单后，1个工作日内完成审核。审核重点：预算余额：核查需求部门年度行政预算剩余金额，本次采购金额是否在预算内；成本合理性：结合采购部门的市场调研结果，确认预估单价是否符合公司成本控制标准；付款方式：确认是否符合公司付款政策（如预付款比例、对公账户要求等）。审核结果：通过：“预算审核通过”，表单流转至对应权限领导审批；驳回：填写驳回原因（如“预算不足”“成本超标”），退回需求部门调整预算或需求；特批申请：若超预算但确有必要，需标注“特批”，随表单一同提交领导审批。第五步：领导审批审批人：根据采购金额确定审批权限（示例，具体以公司规定为准）：金额≤3000元：行政部负责人（如钱七）审批；3000元＜金额≤10000元：分管行政副总（如孙八）审批；金额＞10000元：总经理（如周九）审批。审批重点：需求必要性：结合公司整体运营情况，判断采购是否对核心工作有支撑作用；成本效益：权衡投入与产出，避免不必要的开支；紧急程度：对特急需求，优先审批保证及时采购。审批结果：批准：“同意”，表单流转至采购部门执行采购；驳回：填写驳回原因（如“非必要支出”“优先级较低”），流程终止。第六步：采购执行与反馈采购执行：采购部门在收到审批通过表单后，按以下流程操作：常规需求：从合格供应商库中选择供应商，下达采购订单；紧急需求：优先联系常用供应商，保证48小时内完成采购；服务类需求：与供应商签订服务协议，明确服务范围、标准及验收方式。进度反馈：采购专员需在采购完成后1个工作日内，在OA系统中更新采购进度（如“已下单”“已到货”“服务已启动”），并告知需求部门联系人。第七步：验收与归档验收组织：物资类：需求部门联合采购部门、行政部门（如行政专员吴十）共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量，填写《行政采购验收单》；服务类：需求部门在服务完成后，根据服务协议标准验收，填写《服务验收确认单》。验收结果：合格：验收人签字确认，采购流程闭环；不合格：注明问题（如“货物损坏”“服务未达标”），采购部门负责联系供应商退换货或整改，整改后重新验收。资料归档：采购部门将审批表单、验收单、供应商合同/订单、发票复印件等资料整理归档，保存期限不少于3年，保证可追溯。表单模板结构与填写说明字段类别字段名称填写说明示例基础信息需求部门填写部门全称市场部需求日期填写提交表单的日期2023-10-08需求人填写发起人姓名（*号代替）*张三联系方式填写内部短号或分机号8888需求详情物品/服务名称明确具体名称，避免模糊表述A4复印纸（70g白色）规格型号详细描述规格、参数等500张/包，5包/箱数量填写实际需求数量10箱预估单价（元）参考历史价或市场均价填写，保留两位小数25.00总价（元）数量×预估单价，系统自动计算250.00辅助信息用途说明简述采购目的，与部门工作相关用于部门日常文件打印及会议材料制作紧急程度勾选“常规/紧急/特急”常规附件名称支撑文件名称（如报价单、需求说明）XX供应商A4纸报价单.docx审批流程部门负责人意见审核人填写“同意/驳回”，驳回需注明原因，签字（*号代替）同意，*李四采购部门复核意见复核人填写“复核通过/驳回”，备注说明，签字（*号代替）复核通过，*王五财务部门审核意见审核人填写“预算通过/驳回”，备注说明，签字（*号代替）预算通过，*赵六领导审批意见审批人根据权限填写“批准/驳回”，签字（*号代替）批准，*孙八执行与验收采购进度采购专员更新（已下单/已到货/服务已启动）已到货验收结果验收人填写“合格/不合格”，签字（*号代替）合格，*吴十验收日期填写完成验收的日期2023-10-12关键注意事项与风险提示信息真实准确：需求人需保证填写物品名称、规格、数量等信息真实无误，避免因信息错误导致采购物资不适用或浪费。预算提前规划：各部门应提前梳理年度行政需求，合理分配预算，避免临时申请超预算采购；确需调整预算的，需提前1个月提交预算变更申请。审批时效控制：各环节审批人需在规定时限内完成审核（紧急需求需缩短至4小时内），避免流程拖延影响工作进度；若无法及时审批，需在系统中说明原因并委托他人代审。紧急需求规范：特急需求需在“用途说明”中详细标注紧急原因（如“检查急需”“客户来访物资准备”），经部门负责人确认后方可启动加急流程，避免滥用紧急权限。验收责任明确：需求部门是验收第一责任人，需在物资到货或服务完成后3个工作日内完