2026年电气制造公司HR系统数据安全管理制度

2026年电气制造公司HR系统数据安全管理制度第一章总则第一条目的为规范公司HR系统数据安全管理，保障员工个人信息、人力资源业务数据的真实性、完整性、保密性和可用性，防范数据泄露、丢失、篡改等安全风险，依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司电气制造行业特性及HR系统管理实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司HR系统（含人力资源信息管理平台、薪酬核算系统、考勤管理系统、招聘管理系统等各类人力资源相关信息系统）的数据全生命周期管理，包括数据采集、存储、访问、使用、传输、共享、销毁及归档等环节。公司所有涉及HR系统数据管理的部门、人员（含HR管理人员、信息技术人员、各部门数据使用人员及外部合作服务商相关人员）均需遵守本制度。第三条基本原则安全优先原则：将数据安全置于HR系统管理首位，优先采取安全防护措施，防范各类安全风险。2.依法合规原则：严格遵守相关法律法规及行业标准，规范数据管理行为，保障员工个人信息权益。3.权责统一原则：明确各部门及人员在HR系统数据安全管理中的职责权限，做到权责一致、有据可查。4.全程管控原则：对HR系统数据全生命周期实行闭环管理，确保每个环节的安全可控。5.最小权限原则：严格控制数据访问权限，仅授予完成工作所需的最小数据权限，杜绝权限滥用。第四条管理职责人力资源部：作为HR系统数据管理的责任部门，负责规范HR系统数据的采集、录入、使用、归档等业务环节的安全管理；建立健全员工数据信息档案，明确数据管理责任人；审核数据访问、共享的合理性；及时发现并上报数据安全隐患及违规行为。2.信息技术部：负责HR系统的技术架构搭建、安全防护体系建设及日常技术维护；落实数据加密、访问控制、日志审计等安全技术措施；定期开展系统安全检测与漏洞修复；负责数据备份与恢复管理；协助处理数据安全事件。3.各业务部门：负责本部门人员HR系统数据使用的规范管理，监督本部门人员遵守数据安全规定；及时反馈本部门数据使用过程中发现的安全问题；配合人力资源部、信息技术部开展数据安全检查及事件处置工作。4.财务部：负责保障HR系统数据安全管理相关经费的足额拨付，规范经费使用审核，确保安全防护措施落地的资金支持。5.法务部：负责审核HR系统数据安全管理相关制度及流程的合法性，为数据安全管理提供法律支持；协助处理数据安全相关的法律纠纷及合规风险。6.外部合作服务商：需严格遵守公司数据安全管理规定，仅在授权范围内开展数据相关工作；建立自身数据安全防护机制，保障公司HR数据在服务过程中的安全；如发生数据安全问题，需第一时间向公司反馈并配合处置。第二章数据分类分级与安全管理要求第五条数据分类HR系统数据根据业务属性及敏感程度分为以下三类：1.核心敏感数据：包括员工身份证号、银行卡号、薪酬明细、社保公积金信息、个人健康档案、家庭住址及亲属信息等涉及员工隐私及核心权益的数据。2.重要业务数据：包括员工基本信息（姓名、性别、联系方式等）、考勤记录、绩效考核结果、岗位变动记录、招聘录用信息、培训记录等支撑人力资源业务开展的关键数据。3.一般基础数据：包括HR系统配置信息、业务流程模板、非涉密的人力资源规章制度等不涉及个人隐私及核心业务安全的数据。第六条数据分级结合数据重要性及泄露风险，将HR系统数据分为三级：1.一级数据（极高风险）：对应核心敏感数据，此类数据泄露、篡改或丢失将严重损害员工权益，引发法律风险及重大企业声誉损失。2.二级数据（较高风险）：对应重要业务数据，此类数据泄露、篡改或丢失将影响人力资源业务正常开展，损害企业管理秩序。3.三级数据（一般风险）：对应一般基础数据，此类数据泄露、篡改或丢失对企业及员工造成的影响较小。第七条分级安全管理要求一级数据管理：实行最高级别安全防护，采用加密存储、严格的访问权限控制及操作审计；仅授权核心HR管理人员及必要的系统运维人员访问；数据传输过程中需采用加密协议；禁止以任何形式擅自共享、拷贝或对外披露；数据销毁需采用不可逆技术手段，并留存销毁记录。2.二级数据管理：采用加密存储及严格的访问权限管控；仅授权相关业务人员在职责范围内访问使用；数据操作需全程记录日志；共享数据需经人力资源部负责人审批；定期开展数据完整性校验。3.三级数据管理：明确数据管理责任人，规范数据录入及更新流程；对数据访问进行权限控制；定期进行数据清理，确保数据准确性；可在公司内部授权范围内共享，对外共享需经部门负责人审批。第三章数据全生命周期安全管理第八条数据采集与录入安全数据采集需遵循合法、正当、必要的原则，仅采集开展人力资源业务所需的数据，不得过度采集；采集员工个人信息时，需明确告知员工信息采集的目的、范围及使用方式，获得员工明示同意。2.数据录入需由专人负责，严格核对数据真实性、准确性，杜绝虚假数据录入；录入过程中需开启系统数据校验功能，及时发现并纠正错误数据。3.禁止通过非正规渠道采集、录入HR系统数据；禁止采集、存储与业务无关的第三方数据。第九条数据存储与备份安全信息技术部需采用加密技术对HR系统数据进行存储，其中一级、二级数据需采用高强度加密算法；定期对存储设备进行安全检测，及时排查存储安全隐患。2.建立完善的数据备份机制，一级数据实行实时备份+异地备份，二级数据实行每日备份+异地备份，三级数据实行每周备份；备份数据需进行加密存储，并定期开展备份恢复测试，确保备份数据可正常使用。3.数据存储需符合相关法律法规要求，明确数据存储期限，超过存储期限的data需按规定进行销毁或归档，归档数据需采取安全的归档存储措施。第十条数据访问与使用安全严格执行数据访问权限审批制度，员工需根据工作需要申请对应的数据访问权限，经部门负责人及人力资源部审核批准后，由信息技术部配置权限；权限配置遵循最小权限及任期制原则，员工岗位变动或离职时，需及时注销或调整其数据访问权限。2.员工访问HR系统数据时，需通过账号密码+身份验证（如短信验证、UKey验证等）双重认证方式登录；严禁转借账号密码，严禁使用他人账号访问数据；登录后需及时锁定系统，离开工作岗位时需退出系统。3.员工仅可在职责范围内使用HR系统数据，严禁超范围查看、下载、拷贝数据；严禁擅自将数据用于与工作无关的用途，严禁向未授权人员泄露数据；如需使用数据进行业务汇报、分析等，需对敏感数据进行脱敏处理。4.信息技术部需对所有数据访问及操作行为进行日志记录，日志内容包括访问人员、访问时间、访问内容、操作行为等，日志留存期限不少于6个月，以备审计核查。第十一条数据传输与共享安全数据传输过程中需采用加密传输协议（如SSL/TLS等），确保数据在传输过程中不被窃取、篡改；禁止通过未加密的邮件、即时通讯工具、U盘等介质传输一级、二级数据。2.内部数据共享需经对应层级审批：共享一级数据需经公司分管领导审批，共享二级数据需经人力资源部负责人审批，共享三级数据需经部门负责人审批；共享数据时需明确共享范围、使用期限及安全责任。3.对外共享HR系统数据（如向社保部门、税务部门、外部审计机构等）需严格遵守相关法律法规要求，签订数据共享安全协议，明确双方权利义务及数据安全责任；共享前需对数据进行脱敏处理，去除敏感信息；严禁擅自向无合法资质的第三方共享任何HR系统数据。第十二条数据销毁与归档安全对于超过存储期限、无需留存的HR系统数据，需由人力资源部提出数据销毁申请，经审批后，由信息技术部采用不可逆的技术手段（如物理粉碎、多次覆盖写入等）进行销毁，确保数据无法恢复；数据销毁后需留存销毁记录，包括销毁时间、销毁内容、销毁方式、经办人等。2.需长期留存的HR系统数据，由人力资源部进行整理归档，明确归档数据范围及归档期限，交由信息技术部进行安全存储；归档数据的访问、使用需遵循本制度相关规定，严格权限管理。3.涉及HR系统的存储设备（如硬盘、U盘等）报废或淘汰时，需先进行数据销毁处理，经检测确认数据已彻底销毁后，方可进行设备处置，严禁未经数据销毁直接处置存储设备。第四章安全保障与应急管理第十三条技术保障措施信息技术部需为HR系统部署必要的安全防护设备，如防火墙、入侵检测系统、防病毒软件、数据防泄漏系统等，构建多层次安全防护体系，抵御外部网络攻击及内部数据泄露风险。2.定期对HR系统进行安全漏洞扫描及渗透测试，及时发现并修复系统安全漏洞；及时更新系统补丁及安全软件病毒库，保障系统安全运行。3.建立HR系统安全监控机制，对系统运行状态、数据访问行为、网络传输情况等进行实时监控，及时发现异常行为并预警。第十四条人员安全管理公司定期组织开展HR系统数据安全培训，内容包括数据安全法律法规、公司数据安全制度、安全操作规范、风险防范技巧等，提升员工数据安全意识及操作能力；新员工入职时需进行数据安全专项培训，考核合格后方可授予HR系统访问权限。2.与涉及HR系统核心数据管理的人员签订保密协议，明确保密义务及违约责任；定期对相关人员进行保密审查，确保其符合数据安全管理要求。3.员工离职时，需办理HR系统数据安全交接手续，注销其系统访问权限，收回相关数据存储介质及涉密资料，并再次强调离职后的保密义务。第十五条应急管理信息技术部联合人力资源部制定HR系统数据安全应急预案，明确应急组织机构、应急响应流程、应急处置措施、责任分工等内容，确保发生数据安全事件时能够快速响应、有效处置。2.定期组织开展数据安全应急演练，检验应急预案的可行性及应急处置能力，及时完善应急预案。3.发生数据安全事件（如数据泄露、丢失、篡改、系统被入侵等）时，相关人员需第一时间向人力资源部及信息技术部报告，严禁隐瞒、拖延；接到报告后，应急组织机构需立即启动应急预案，采取隔离感染源、止损、数据恢复等措施，降低事件影响；同时，及时向公司领导及相关监管部门报告（如需），并配合开展事件调查及责任认定工作。第五章监督与责任追究第十六条监督检查人力资源部联合信息技术部每季度对HR系统数据安全管理情况开展一次专项检查，重点检查数据安全制度执行情况、权限管理情况、数据操作日志、备份恢复情况等；每年开展一次全面的数据安全审计，排查安全隐患，评估安全风险。2.建立数据安全举报机制，鼓励员工举报违反本制度的行为，对举报属实的，给予适当奖励；举报受理部门需严格保密举报人员信息，及时核查处理举报事项。3.对检查中发现的数据安全问题，需下达整改通知，明确整改责任人及整改期限，跟踪整改落实情况，确保问题整改到位；对无法立即整改的，需制定专项防控措施，防范风险扩大。第十七条责任追究员工违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重给予批评教育、绩效扣分、岗位调整、经济处罚等处理；构成违纪的，按公司违纪处理规定执行；给公司造成损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（1）未经审批擅自访问、下载、拷贝、共享HR系统数据的；（2）转借账号密码、使用他人账号访问数据或泄露本人账号密码的；（3）擅自篡改、删除HR系统数据的；（4）违规传输、存储核心敏感数据，导致数据安全风险的；（5）向未授权人员或第三方泄露HR系统数据的；（6）未按规定进行数据备份、销毁或归档的；（7）发现数据安全事件隐瞒不报、拖延报告或不配合事件处置的；（8）其他违反本制度的行为。2.各部门未履行数据安全管理职责，导致发生数据安全问题的，追究部门负责人及相关管理