2026年电气制造公司采购合同履约跟踪管理制度

2026年电气制造公司采购合同履约跟踪管理制度第一章总则第一条目的为规范公司采购合同履约跟踪管理工作，明确履约跟踪标准、流程及各部门职责，确保采购合同全面、及时、合规履行，保障采购物资（含电气部件、原材料、生产设备等）质量达标、交付及时，维护公司合法权益和供应链稳定，结合电气制造行业采购特性及公司实际，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制应用指引》等相关法律法规及行业准则，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有采购合同（包括但不限于原材料采购合同、电气部件采购合同、生产设备采购合同、外协加工合同、仓储物流服务合同等）的履约跟踪管理工作。参与采购合同履约跟踪的采购部、质量部、仓储部、财务部、生产部、法务部等相关部门及跟踪人员、采购人员、验收人员，均需严格遵守本制度。第三条基本原则全程跟踪原则：对采购合同从签订生效到履行完毕的全流程实施跟踪管控，覆盖物资生产、交付、验收、付款、售后等各环节，确保履约过程可控。2.权责明晰原则：明确各部门及人员在履约跟踪中的职责，做到分工明确、协同配合，确保跟踪工作落实到位、责任可追溯。3.预防为主原则：通过常态化跟踪及时识别履约风险，提前预警并采取应对措施，防范履约违约问题发生。4.依法合规原则：履约跟踪工作严格遵守相关法律法规及合同约定，确保处置措施合法合规，维护公司与供应商的合法权益。5.高效协同原则：优化跟踪流程，加强部门间信息共享与协同配合，提升履约跟踪效率，保障生产经营顺利推进。第四条管理职责采购部：作为采购合同履约跟踪的牵头部门，负责制定履约跟踪计划；牵头开展履约全流程跟踪工作；对接供应商，沟通履约进度及相关问题；收集整理履约跟踪记录；协调处理履约过程中的违约事宜；建立供应商履约评价档案。2.质量部：负责对采购物资的质量检验工作进行跟踪，核查物资质量是否符合合同约定及技术标准；出具质量验收报告；反馈质量问题并跟踪整改情况。3.仓储部：负责跟踪采购物资的到货接收工作，核对到货信息与合同约定的一致性；做好物资入库存储及标识管理；反馈到货异常情况；配合质量部开展验收工作。4.财务部：负责跟踪采购合同付款进度，核查付款条件是否满足合同约定；根据履约跟踪结果及验收合格证明办理付款手续；跟踪预付款、保证金的回收情况。5.生产部：根据生产计划反馈采购物资的需求紧迫性；参与与生产工艺相关的物资验收工作；反馈验收合格物资在生产使用过程中的质量问题。6.法务部：为履约跟踪工作提供法律支持，审核履约过程中的法律风险；参与重大违约事件的处置，协助制定法律层面的应对措施；审核相关法律文书。7.跟踪人员：严格按履约跟踪计划开展跟踪工作；如实记录跟踪信息；及时上报履约异常情况及风险隐患；配合相关部门处理履约问题。第二章履约跟踪准备与依据第五条跟踪前准备采购合同签订生效后，采购部需在3个工作日内完成履约跟踪准备工作，收集整理采购合同及相关资料，包括合同编号、供应商信息、采购物资规格型号、数量、质量标准、交付期限、交付地点、付款方式、验收要求、违约责任、售后服务条款等核心信息。2.采购部根据合同特性及物资需求紧急程度，制定《采购合同履约跟踪计划》，明确跟踪节点、跟踪内容、跟踪频率、责任人、配合部门及完成时限等内容；对金额较大、周期较长、风险较高的采购合同，需制定专项跟踪计划。3.采购部组织相关配合部门（质量部、仓储部、生产部等）开展履约跟踪交底，明确各部门跟踪职责、工作要求及信息反馈流程，确保跟踪工作协同推进。4.采购部需建立采购合同履约跟踪台账，对合同基本信息、跟踪节点、跟踪情况、存在问题及处理结果等进行详细记录，确保跟踪信息可追溯。第六条跟踪依据采购合同履约跟踪需以以下文件为核心依据，确保跟踪工作有章可循：1.公司与供应商签订的正式采购合同及补充协议、技术协议、附件等；2.国家及行业相关法律法规、标准规范（如《电气产品质量标准》《设备安装验收规范》等）；3.公司内部制定的采购管理规定、质量验收标准、仓储管理规定等；4.供应商提供的生产进度计划、备货通知、发货凭证、质量证明文件等；5.公司生产计划、采购需求单等相关内部文件。第三章履约跟踪流程管理第七条履约前跟踪采购合同签订生效后，采购部需在5个工作日内与供应商进行履约交底，再次确认合同核心条款（如交付期限、质量标准、交付地点等），明确双方履约对接人及沟通方式。2.对生产周期较长的采购物资（如大型生产设备、定制化电气部件等），采购部需每周至少与供应商沟通一次生产进度，核查供应商生产计划的执行情况；必要时组织相关人员到供应商生产现场进行实地核查，确保生产进度符合合同约定。3.跟踪人员需及时收集供应商提供的生产进度报表、原材料采购凭证等相关资料，核实生产进度的真实性；若发现生产进度滞后风险，需立即预警，督促供应商采取赶工措施，并记录相关情况。第八条交付过程跟踪交付期限届满前3个工作日，采购部需与供应商确认物资交付准备情况及具体交付时间、运输方式、运输责任等信息，并及时将相关信息同步至仓储部、质量部等配合部门，做好接收验收准备。2.供应商发货后，采购部需跟踪物资运输进度，要求供应商提供发货凭证（如货运单、快递单等），实时掌握物资运输位置；若运输过程中出现异常情况（如延误、损坏等），需及时与供应商、承运方沟通协调，制定应对措施。3.物资到货后，仓储部需在1个工作日内完成到货接收核对工作，核查物资名称、规格型号、数量、包装等信息与合同约定及发货凭证的一致性，检查包装是否完好、有无破损、受潮等情况。4.核对过程中发现信息不符、包装破损等异常情况的，仓储部需立即通知采购部及质量部，暂停验收流程，由采购部对接供应商核实情况；核对无误的，仓储部填写《采购物资到货接收单》，记录相关信息，将物资移送至临时验收区域。第九条验收与售后跟踪质量部需在物资到货后2个工作日内启动质量验收工作（紧急生产所需物资需在1个工作日内启动），严格按合同约定的质量标准及验收要求开展检验，出具《采购物资质量验收报告》。2.验收合格的物资，质量部将验收报告反馈至采购部、仓储部，仓储部凭验收合格报告办理入库手续；采购部记录验收合格信息，推进后续付款流程。3.验收不合格的物资，质量部需详细说明不合格项目及原因，反馈至采购部；采购部立即对接供应商，提出整改、退换货等要求，跟踪供应商整改或退换货进度，确保问题得到及时解决。4.对需要安装调试的生产设备等物资，采购部需跟踪安装调试进度，协调供应商与生产部、设备维护组配合开展工作，确保安装调试符合合同约定及技术要求；安装调试完成后，组织相关部门开展最终验收。5.履约完毕后，采购部需跟踪供应商售后服务承诺的履行情况，收集生产部等使用部门对售后服务的反馈意见；对合同约定的质保期进行跟踪，确保质保期内供应商及时响应质量问题处理需求。第十条付款跟踪财务部需根据采购合同约定的付款方式及付款期限，跟踪付款进度，提前核查付款条件是否满足（如物资验收合格、供应商提供合规发票等）。2.采购部需及时将履约跟踪结果、验收合格报告等相关资料提交至财务部，作为付款审核依据；对需要分期付款的合同，跟踪各期付款条件的达成情况，及时反馈至财务部。3.财务部审核通过后，按公司付款审批流程办理付款手续；付款后，跟踪供应商收款确认情况；对合同约定的预付款、履约保证金等，跟踪回收情况，确保款项及时回收。第四章履约异常与违约处置第十一条异常识别与预警跟踪人员在履约跟踪过程中，需重点关注以下履约异常情况：供应商生产进度滞后、物资质量不达标、交付延误、数量短缺、包装破损、拒绝配合验收、售后服务不到位、未按约定提供发票等。发现异常情况时，跟踪人员需立即记录异常细节，在1个工作日内上报采购部负责人；采购部需对异常情况进行评估，判断是否构成违约，若存在违约风险，需及时发出预警通知，告知相关配合部门。第十二条违约处置流程确认供应商存在违约行为后，采购部需在3个工作日内收集整理违约相关证据（如合同条款、跟踪记录、验收报告、沟通记录等），并与法务部沟通，制定初步处置方案。2.采购部牵头与供应商进行沟通协商，告知其违约事实及依据，提出整改要求、赔偿损失、延长质保期、退换货、终止合同等处置意见；沟通协商过程需做好详细记录，形成《履约违约沟通记录》。3.若协商达成一致，双方签订补充协议或违约处置协议，明确处置措施、完成时限及责任归属；采购部跟踪处置措施的落实情况，确保供应商按协议履行。4.若协商无法达成一致，法务部需提供法律支持，协助采购部采取进一步法律措施（如发律师函、提起仲裁或诉讼等），维护公司合法权益；相关部门需配合提供必要的证据资料。5.违约处置完成后，采购部需将违约处置过程、结果及相关资料整理归档，作为供应商履约评价的重要依据。第十三条公司方履约管理采购部需同时跟踪公司方合同义务的履行情况，确保公司按合同约定及时支付预付款、提供必要的技术资料、配合供应商开展生产调试等工作；若公司方存在履约困难，需提前与供应商沟通协商，签订补充协议调整履约计划，避免发生违约。第五章履约跟踪档案与评价管理第十四条跟踪档案建立与管理采购部负责建立完善的采购合同履约跟踪档案，档案内容包括采购合同及补充协议、履约跟踪计划、跟踪台账、沟通记录、发货凭证、到货接收单、质量验收报告、付款凭证、违约处置记录、售后服务记录等相关资料。2.跟踪档案采用电子档案和纸质档案双重存储方式，电子档案存储在公司指定的安全存储设备，纸质档案存放在专用档案柜，做好防潮、防火、防盗、防篡改措施。3.档案保存期限：普通采购合同履约跟踪档案保存期限不少于3年，金额较大、周期较长的采购合同及重大项目采购合同跟踪档案保存期限不少于5年；超过保存期限的档案，按公司档案管理规定履行销毁审批手续后，由专人监督销毁。4.档案的查阅需履行审批手续，做好查阅记录，严禁擅自查阅、复制或泄露档案信息；客户或监管部门需查阅相关档案的，需经公司管理层审批同意后，在相关人员陪同下查阅。第十五条供应商履约评价采购部每季度对供应商履约情况进行评价，每年开展一次全面履约评价，评价指标包括履约及时性、物资质量达标率、售后服务满意度、违约情况、配合度等。2.履约评价结果分为优秀、合格、不合格三个等级，评价结果将作为供应商分级管理、后续采购合作及招标评审的重要依据；对履约评价优秀的供应商，可在后续采购中给予优先合作、增加采购量等激励；对履约评价不合格的供应商，采取暂停合作、减少采购量、列入黑名单等限制措施。3.采购部需将履约评价结果及时反馈给供应商，听取供应商的反馈意见；对评价中发现的问题，督促供应商进行整改，持续提升供应商履约能力。第六章监督与考核第十六条监督检查机制采购部每月对采购合同履约跟踪工作开展自查，重点检查跟踪计划执行情况、跟踪记录完整性、异常情况处置及时性等；每季度组织一次全面监督检查，形成监督检查报告，上报公司管理层。2.公司管理层每半年对履约跟踪管理制度的执行情况开展专项督查，核查各部门职责落实情况、跟踪工作成效及存在的问题，确保制度有效执行。3.畅通监督反馈渠道，鼓励员工对履约跟踪过程中的违规操作、弄虚作假、敷衍了事等行为进行举报，对举报属实的给予适当奖励，举报受理部门严格保密举报人员信息。第十七条考核与奖惩公司将采购合同履约跟踪管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，考核指标包括跟踪及时率、异常情况预警率、违约处置及时率、档案管理完整性、供应商履约评价合格率等。2.对严格遵守本制度、履约跟踪工作成效显著、及时识别重大履约风险避免公司损失的部门及人员，公司给予表彰奖励；对在违约处置中协调高效、挽回公司损失的人员，给予专项奖励。3.对违反本制度规定，存在跟