学校综合办公室信息录入规定

学校综合办公室信息录入规定一、总则

信息录入是学校综合办公室日常工作的核心环节之一，旨在确保数据的准确性、完整性和及时性，为学校管理决策提供可靠依据。为规范信息录入工作，特制定本规定。

二、信息录入范围

综合办公室负责录入的信息主要包括但不限于以下类别：

（一）人员信息

1.员工基本信息（姓名、部门、岗位、联系方式等）

2.员工异动信息（入职、离职、调岗、晋升等）

（二）物资管理信息

1.办公用品采购记录（名称、数量、单价、供应商、入库时间等）

2.设备维护记录（设备名称、使用部门、维修日期、费用等）

（三）会议管理信息

1.会议安排（时间、地点、参会人员、议题等）

2.会议纪要（决议事项、落实责任人、完成时限等）

（四）文件归档信息

1.重要文件录入（文件名称、编号、创建日期、密级、保管人等）

2.文件借阅记录（借阅人、借阅时间、归还时间等）

三、信息录入流程

信息录入需遵循以下标准化流程，确保数据一致性：

（一）数据采集

1.通过纸质表单、电子表格或系统导入等方式收集原始数据。

2.核对数据来源的完整性，必要时与相关部门确认。

（二）数据录入

1.在指定办公系统或数据库中录入信息，录入前需登录认证。

2.按照字段要求逐项填写，不得缺项或错填。

3.关键信息（如金额、日期）需双重核对，避免笔误。

（三）数据审核

1.录入完成后由专人进行抽查复核，差错率应控制在1%以内。

2.发现错误需立即标记并通知原录入人修正，修正后再次审核。

（四）数据归档

1.审核无误的信息需按类别归档，电子数据备份至指定云盘。

2.每月生成数据录入统计报表，存档备查。

四、注意事项

为提升信息录入效率与质量，需注意以下事项：

（一）统一标准

1.所有录入信息需遵循学校统一的编码规则（如员工编号格式、文件编号规则）。

2.日期格式统一为“YYYY-MM-DD”，数字金额保留两位小数。

（二）保密要求

1.涉及敏感信息（如薪资、内部通讯录）需设置访问权限。

2.录入人员需签订保密协议，离职后需清除系统授权。

（三）异常处理

1.如遇系统故障或数据丢失，需立即上报并启动应急预案。

2.应急预案包括：使用备份数据恢复、联系技术支持等。

（四）培训与考核

1.新入职员工需接受信息录入系统操作培训，考核合格后方可上岗。

2.每季度组织一次业务培训，更新系统功能或录入规范。

五、附则

本规定自发布之日起执行，综合办公室负责解释与修订。如遇系统升级或业务调整，需同步更新相关流程。

一、总则

信息录入是学校综合办公室日常工作的核心环节之一，旨在确保数据的准确性、完整性和及时性，为学校管理决策提供可靠依据。为规范信息录入工作，特制定本规定。

二、信息录入范围

综合办公室负责录入的信息主要包括但不限于以下类别：

（一）人员信息

1.员工基本信息（姓名、部门、岗位、联系方式等）

-姓名：需与身份证件一致，中文姓名按姓氏在前、名字在后的顺序录入。

-部门：选择系统中预设的部门名称，不得随意添加或修改。

-岗位：录入员工的具体职务，如“行政助理”“教学研究”等。

-联系方式：包括手机号码、办公电话、电子邮箱，需核实有效性。

2.员工异动信息（入职、离职、调岗、晋升等）

-入职：需填写入职日期、合同期限、试用期时长等。

-离职：记录离职日期、离职原因（内部调动/个人意愿等）、离职手续办理状态。

-调岗：明确调岗前后的部门、岗位及生效日期。

-晋升：记录晋升时间、晋升前后的职务及审批结果。

（二）物资管理信息

1.办公用品采购记录（名称、数量、单价、供应商、入库时间等）

-名称：详细注明办公用品品类，如“A4打印纸”“办公椅”。

-数量：精确到小数点后两位（如需分批入库，需注明分批数量）。

-单价：单位为元，保留两位小数，需与采购合同一致。

-供应商：录入供应商名称及联系方式，确保地址准确。

-入库时间：格式为“YYYY-MM-DDHH:MM”，需与物流签收单同步。

2.设备维护记录（设备名称、使用部门、维修日期、费用等）

-设备名称：包括设备型号，如“惠普LaserJet2600D打印机”。

-使用部门：记录设备归属部门，便于后续责任追溯。

-维修日期：首次维修及后续保养的完整时间记录。

-费用：包括零件更换成本、维修工时费，需提供发票复印件。

（三）会议管理信息

1.会议安排（时间、地点、参会人员、议题等）

-时间：精确到分钟，如“2023-10-2614:30-16:00”。

-地点：注明会议室编号或具体位置，如“行政楼三楼大会议室”。

-参会人员：按部门列出参会者姓名，重要会议需提前确认人数。

-议题：分条列出讨论事项，明确优先级。

2.会议纪要（决议事项、落实责任人、完成时限等）

-决议事项：逐条记录会议达成的共识，需经参会者确认。

-落实责任人：明确每项决议的负责人及协作人员。

-完成时限：设定具体日期，如“2023-11-10前完成”。

（四）文件归档信息

1.重要文件录入（文件名称、编号、创建日期、密级、保管人等）

-文件名称：完整记录文件标题，如“2023学年教学计划草案”。

-编号：按学校统一编号规则录入，如“教办-2023-001”。

-创建日期：文件首次生成的时间，格式为“YYYY-MM-DD”。

-密级：分为“内部”“一般”“受限”三级，需标注理由。

-保管人：记录当前文件负责人及联系方式。

2.文件借阅记录（借阅人、借阅时间、归还时间等）

-借阅人：需实名登记，如“张三（财务科）”。

-借阅时间：精确到小时，如“2023-10-2709:15”。

-归还时间：实际归还时间，逾期需标注并提醒。

-借阅目的：简要记录文件用途，便于审计。

三、信息录入流程

信息录入需遵循以下标准化流程，确保数据一致性：

（一）数据采集

1.通过纸质表单、电子表格或系统导入等方式收集原始数据。

-纸质表单：需在表单上注明填写日期及填写人，扫描后存档。

-电子表格：使用学校统一模板，如“物资采购模板.xlsx”。

-系统导入：需提前与IT部门确认数据接口及格式要求。

2.核对数据来源的完整性，必要时与相关部门确认。

-对于关键数据（如财务金额），需联系提供方二次确认。

-异常数据需标记并附上备注，如“数量单位异常，需核实”。

（二）数据录入

1.在指定办公系统或数据库中录入信息，录入前需登录认证。

-使用学校分配的工号及密码，禁止共享账号。

-录入界面需截图存档，作为操作凭证。

2.按照字段要求逐项填写，不得缺项或错填。

-必填字段（如“金额”“负责人”）不得留空。

-字段填写需符合格式要求，如日期不能为未来时间。

3.关键信息（如金额、日期）需双重核对，避免笔误。

-复核人需与录入人不同，并在系统内标注复核状态。

-错误率控制指标：每日抽查录入数据的5%，差错率应控制在1%以内。

（三）数据审核

1.录入完成后由专人进行抽查复核，差错率应控制在1%以内。

-复核人需独立于录入流程，如“录入A岗，复核B岗”。

-复核标准：逐条比对原始数据与系统记录，标记差异项。

2.发现错误需立即标记并通知原录入人修正，修正后再次审核。

-错误类型分类：数据错填、遗漏、格式错误等。

-修正记录需在系统内留痕，包括修正时间及修正人。

（四）数据归档

1.审核无误的信息需按类别归档，电子数据备份至指定云盘。

-纸质文件需按“年份-类别”顺序排列，如“2023-人员信息”。

-电子数据需定期备份，如每月1日全量备份至“数据归档”文件夹。

2.每月生成数据录入统计报表，存档备查。

-报表内容：本月录入条目数、错误数、完成率等。

-报表需经部门主管签字确认，与原始数据一同存档。

四、注意事项

为提升信息录入效率与质量，需注意以下事项：

（一）统一标准

1.所有录入信息需遵循学校统一的编码规则（如员工编号格式、文件编号规则）。

-员工编号格式：如“ZS-2023-005”（“ZS”代表综合办公室，“2023”为年份，“005”为顺序号）。

-文件编号规则：如“教办-2023-001”（“教办”代表教学办公，“2023”为年份，“001”为顺序号）。

2.日期格式统一为“YYYY-MM-DD”，数字金额保留两位小数。

-日期示例：2023-10-27，不得使用“10月27日”等非标准格式。

-金额示例：1000.50，不得使用“壹仟圆伍角”等大写形式。

（二）保密要求

1.涉及敏感信息（如薪资、内部通讯录）需设置访问权限。

-敏感数据字段：如“员工薪资”“家庭成员信息”等。

-访问权限：仅部门主管及财务科可查看薪资数据。

2.录入人员需签订保密协议，离职后需清除系统授权。

-保密协议需每年签署一次，存档于员工个人档案。

-离职操作流程：需提前30天通知IT部门，删除所有系统权限及数据访问记录。

（三）异常处理

1.如遇系统故障或数据丢失，需立即上报并启动应急预案。

-应急预案包括：使用备份数据恢复、联系技术支持等。

-备份数据存放：在服务器机房及移动硬盘各存放一份。

2.应急预案包括：使用备份数据恢复、联系技术支持等。

-备份数据存放：在服务器机房及移动硬盘各存放一份。

（四）培训与考核

1.新入职员工需接受信息录入系统操作培训，考核合格后方可上岗。

-培训内容：系统基本操作、数据录入规范、异常处理流程。

-考核方式：模拟录入任务，由部门主管评分，总分90分及以上为合格。

2.每季度组织一次业务培训，更新系统功能或录入规范。

-培训形式：线上直播或线下讲座，时长1-2小时。

-培训记录需存档，作为员工绩效评估参考。

五、附则

本规定自发布之日起执行，综合办公室负责解释与修订。如遇系统升级或业务调整，需同步更新相关流程。

（一）监督与反馈

1.学校设立信息管理监督小组，由综合办公室及IT部门共同组成。

2.每季度开展一次数据质量抽查，结果公示于公告栏。

（二）奖惩措施

1.每年评选“信息录入标兵”，给予奖金或荣誉证书。

2.对于连续两次出现严重数据错误的人员，需进行再培训，仍未改进者调离岗位。

（三）更新机制

1.每年6月1日及12月1日评估本规定适用性，必要时修订。

2.修订内容需经校长办公会审批，并发布更新通知。

一、总则

信息录入是学校综合办公室日常工作的核心环节之一，旨在确保数据的准确性、完整性和及时性，为学校管理决策提供可靠依据。为规范信息录入工作，特制定本规定。

二、信息录入范围

综合办公室负责录入的信息主要包括但不限于以下类别：

（一）人员信息

1.员工基本信息（姓名、部门、岗位、联系方式等）

2.员工异动信息（入职、离职、调岗、晋升等）

（二）物资管理信息

1.办公用品采购记录（名称、数量、单价、供应商、入库时间等）

2.设备维护记录（设备名称、使用部门、维修日期、费用等）

（三）会议管理信息

1.会议安排（时间、地点、参会人员、议题等）

2.会议纪要（决议事项、落实责任人、完成时限等）

（四）文件归档信息

1.重要文件录入（文件名称、编号、创建日期、密级、保管人等）

2.文件借阅记录（借阅人、借阅时间、归还时间等）

三、信息录入流程

信息录入需遵循以下标准化流程，确保数据一致性：

（一）数据采集

1.通过纸质表单、电子表格或系统导入等方式收集原始数据。

2.核对数据来源的完整性，必要时与相关部门确认。

（二）数据录入

1.在指定办公系统或数据库中录入信息，录入前需登录认证。

2.按照字段要求逐项填写，不得缺项或错填。

3.关键信息（如金额、日期）需双重核对，避免笔误。

（三）数据审核

1.录入完成后由专人进行抽查复核，差错率应控制在1%以内。

2.发现错误需立即标记并通知原录入人修正，修正后再次审核。

（四）数据归档

1.审核无误的信息需按类别归档，电子数据备份至指定云盘。

2.每月生成数据录入统计报表，存档备查。

四、注意事项

为提升信息录入效率与质量，需注意以下事项：

（一）统一标准

1.所有录入信息需遵循学校统一的编码规则（如员工编号格式、文件编号规则）。

2.日期格式统一为“YYYY-MM-DD”，数字金额保留两位小数。

（二）保密要求

1.涉及敏感信息（如薪资、内部通讯录）需设置访问权限。

2.录入人员需签订保密协议，离职后需清除系统授权。

（三）异常处理

1.如遇系统故障或数据丢失，需立即上报并启动应急预案。

2.应急预案包括：使用备份数据恢复、联系技术支持等。

（四）培训与考核

1.新入职员工需接受信息录入系统操作培训，考核合格后方可上岗。

2.每季度组织一次业务培训，更新系统功能或录入规范。

五、附则

本规定自发布之日起执行，综合办公室负责解释与修订。如遇系统升级或业务调整，需同步更新相关流程。

一、总则

信息录入是学校综合办公室日常工作的核心环节之一，旨在确保数据的准确性、完整性和及时性，为学校管理决策提供可靠依据。为规范信息录入工作，特制定本规定。

二、信息录入范围

综合办公室负责录入的信息主要包括但不限于以下类别：

（一）人员信息

1.员工基本信息（姓名、部门、岗位、联系方式等）

-姓名：需与身份证件一致，中文姓名按姓氏在前、名字在后的顺序录入。

-部门：选择系统中预设的部门名称，不得随意添加或修改。

-岗位：录入员工的具体职务，如“行政助理”“教学研究”等。

-联系方式：包括手机号码、办公电话、电子邮箱，需核实有效性。

2.员工异动信息（入职、离职、调岗、晋升等）

-入职：需填写入职日期、合同期限、试用期时长等。

-离职：记录离职日期、离职原因（内部调动/个人意愿等）、离职手续办理状态。

-调岗：明确调岗前后的部门、岗位及生效日期。

-晋升：记录晋升时间、晋升前后的职务及审批结果。

（二）物资管理信息

1.办公用品采购记录（名称、数量、单价、供应商、入库时间等）

-名称：详细注明办公用品品类，如“A4打印纸”“办公椅”。

-数量：精确到小数点后两位（如需分批入库，需注明分批数量）。

-单价：单位为元，保留两位小数，需与采购合同一致。

-供应商：录入供应商名称及联系方式，确保地址准确。

-入库时间：格式为“YYYY-MM-DDHH:MM”，需与物流签收单同步。

2.设备维护记录（设备名称、使用部门、维修日期、费用等）

-设备名称：包括设备型号，如“惠普LaserJet2600D打印机”。

-使用部门：记录设备归属部门，便于后续责任追溯。

-维修日期：首次维修及后续保养的完整时间记录。

-费用：包括零件更换成本、维修工时费，需提供发票复印件。

（三）会议管理信息

1.会议安排（时间、地点、参会人员、议题等）

-时间：精确到分钟，如“2023-10-2614:30-16:00”。

-地点：注明会议室编号或具体位置，如“行政楼三楼大会议室”。

-参会人员：按部门列出参会者姓名，重要会议需提前确认人数。

-议题：分条列出讨论事项，明确优先级。

2.会议纪要（决议事项、落实责任人、完成时限等）

-决议事项：逐条记录会议达成的共识，需经参会者确认。

-落实责任人：明确每项决议的负责人及协作人员。

-完成时限：设定具体日期，如“2023-11-10前完成”。

（四）文件归档信息

1.重要文件录入（文件名称、编号、创建日期、密级、保管人等）

-文件名称：完整记录文件标题，如“2023学年教学计划草案”。

-编号：按学校统一编号规则录入，如“教办-2023-001”。

-创建日期：文件首次生成的时间，格式为“YYYY-MM-DD”。

-密级：分为“内部”“一般”“受限”三级，需标注理由。

-保管人：记录当前文件负责人及联系方式。

2.文件借阅记录（借阅人、借阅时间、归还时间等）

-借阅人：需实名登记，如“张三（财务科）”。

-借阅时间：精确到小时，如“2023-10-2709:15”。

-归还时间：实际归还时间，逾期需标注并提醒。

-借阅目的：简要记录文件用途，便于审计。

三、信息录入流程

信息录入需遵循以下标准化流程，确保数据一致性：

（一）数据采集

1.通过纸质表单、电子表格或系统导入等方式收集原始数据。

-纸质表单：需在表单上注明填写日期及填写人，扫描后存档。

-电子表格：使用学校统一模板，如“物资采购模板.xlsx”。

-系统导入：需提前与IT部门确认数据接口及格式要求。

2.核对数据来源的完整性，必要时与相关部门确认。

-对于关键数据（如财务金额），需联系提供方二次确认。

-异常数据需标记并附上备注，如“数量单位异常，需核实”。

（二）数据录入

1.在指定办公系统或数据库中录入信息，录入前需登录认证。

-使用学校分配的工号及密码，禁止共享账号。

-录入界面需截图存档，作为操作凭证。

2.按照字段要求逐项填写，不得缺项或错填。

-必填字段（如“金额”“负责人”）不得留空。

-字段填写需符合格式要求，如日期不能为未来时间。

3.关键信息（如金额、日期）需双重核对，避免笔误。

-复核人需与录入人不同，并在系统内标注复核状态。

-错误率控制指标：每日抽查录入数据的5%，差错率应控制在1%以内。

（三）数据审核

1.录入完成后由专人进行抽查复核，差错率应控制在1%以内。

-复核人需独立于录入流程，如“录入A岗，复核B岗”。

-复核标准：逐条比对原始数据与系统记录，标记差异项。

2.发现错误需立即标记并通知原录入人修正，修正后再次审核。

-错误类型分类：数据错填、遗漏、格式错误等。

-修正记录需在系统内留痕，包括修正时间及修正人。

（四）数据归档

1.审核无误的信息需按类别归档，电子数据备份至指定云盘。

-纸质文件需按“年份-类别”顺序排列，如“2023-人员信息”。

-电子数据需定期备份，如每月1日全量备份至“数据归档”文件夹。

2.每月生成数据录入统计报表，存档备查。

-报表内容：本月录入条目数、错误数、完成率等。

-报表需经部门主管签字确认，与原始数据一同存档。

四、注意事项

为提升信息录入效率与质量，需注意以下事项：

（一）统一标准

1.所有录入信息需遵循学校统一的编码规则（如员工编号格式、文件编号规则）。

-员工编号格式：如“ZS-2023-005”（“ZS”代表综合办公室，“2023”为年份，“005”为顺序号）。

-文件编号规则：如“教办-2023-001”（“教办”代表教学办公，“2023”为年份，“001”为顺序号）。

2.日期格式统一为“Y