企业机关档案管理制度

PAGE企业机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强企业机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在企业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企业机关档案由专门的档案管理机构集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映企业机关的各项活动和历史面貌。3.完整性原则：全面收集和整理企业机关在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅和利用效率，为企业机关各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门企业设立专门的档案管理部门，负责统筹管理企业机关档案工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善企业机关档案管理制度。2.负责企业机关各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督企业机关各部门及所属单位的档案管理工作，组织档案业务培训和交流活动。4.参与企业机关重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。（二）各部门档案管理人员企业机关各部门设立兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向档案管理部门移交。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门文件材料进行分类整理，编制目录清单。3.妥善保管本部门的档案，防止档案丢失、损坏和泄密。4.及时向档案管理部门移交应归档的文件材料，并协助档案管理部门做好档案的查阅和利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围企业机关档案的收集范围包括但不限于以下几类：1.行政管理类：企业机关的各类公文、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类：企业机关在各项业务活动中形成的文件材料，如项目策划书、合同协议、业务报表、技术资料等。3.党群工作类：企业机关党组织、工会、共青团等组织开展活动形成的文件材料，如党组织文件、党员档案、工会活动记录等。4.声像档案类：企业机关在重要活动、会议、项目建设等过程中形成的照片、录音、录像等声像资料。5.电子档案类：企业机关在信息化建设过程中产生的电子文件、数据等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。4.声像档案应主题明确、图像清晰、声音清楚，并注明拍摄时间、地点、人物等信息。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于管理和查阅。3.同一类档案应按照一定的顺序排列，如时间顺序、重要程度等。4.编制清晰、准确的档案目录，便于检索和查找。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，采用“年度保管期限机构（问题）”的分类方法。每份文件应编制页号，填写卷内文件目录，装订成卷，并填写卷皮。2.业务档案：根据业务特点和档案形成规律，按照项目、类别等进行分类整理。对于项目档案，应按照项目前期文件、项目实施过程文件、项目竣工验收文件等阶段进行整理，确保项目档案的完整性和系统性。3.声像档案：按照内容、时间等进行分类整理，编制声像档案目录，并将声像资料与文字说明材料一同归档保存。4.电子档案：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的真实、完整和可用。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，并建立档案存放索引，便于查找。2.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。（三）档案的数字化管理为提高档案管理效率和利用水平，企业机关应推进档案数字化建设。档案管理部门应按照国家有关标准和规范，对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案同步管理，确保两者内容一致。同时，应加强电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止电子档案信息泄露和丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、保持文件之间的历史联系等原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的价值和保存意义。2.参考国家有关档案保管期限的规定和企业机关的实际情况，确定档案的保管期限。3.对于保管期限已满或失去保存价值的档案，应填写档案鉴定销毁清册，经鉴定工作小组审核、主管领导批准后进行销毁。（四）销毁程序及要求1.档案销毁前，应再次对销毁档案进行核对，确保销毁档案的准确性。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。对于电子档案，应采用技术手段进行彻底删除。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在档案鉴定销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应将档案鉴定销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.企业机关内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅企业机关档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经企业机关主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.涉及企业机密的档案，查阅权限应严格按照企业保密制度执行，经企业保密管理部门批准后方可查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应遵守档案查阅管理制度，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记或损坏。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅时间一般不得超过规定期限。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员对所查阅的档案内容负有保密义务，不得擅自向无关人员泄露。（三）利用服务档案管理部门应积极为企业机关各项工作提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时、准确地提供档案资料。对于重要项目或紧急工作需要利用档案的，应优先安排，确保工作顺利进行。同时，应定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、查阅利用等情况进行统计。统计报表应定期报送企业机关主管领导和上级档案管理部门，确保档案管理工作数据准确、信息及时。（二）移交工作1.企业机关所属单位应按照规定定期向企业机关档案管理部门移交档案。移交档案时，应编制档案移交清单，注明档案的类别、数量、保管期限等信息，并双方签字确认。2.企业机关档案管理部门应认真核对移交的档案，对