档案工作制度流程规范

PAGE档案工作制度流程规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，特制定本制度流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实可靠原则：档案内容必须真实反映公司/组织的工作实际情况，严禁弄虚作假。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案工作组织与职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案工作制度流程规范并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管和统计公司/组织的各类档案，确保档案的安全与完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅利用。4.对档案信息进行分析研究，开发档案信息资源，为公司/组织的决策提供参考依据。5.组织开展档案业务培训，提高公司/组织员工的档案意识和业务水平。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门开展相关工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案整理规范，对本部门的文件材料进行分类、整理、装订，定期移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好本部门档案的查阅利用工作，及时提供所需档案资料。4.向本部门员工宣传档案工作的重要性，提高员工的档案意识，督促员工做好文件材料的归档工作。（三）档案形成部门及人员公司/组织各部门及全体员工是档案的形成者，负责在工作过程中及时形成、积累和整理各类文件材料，并按照规定向档案管理部门移交。其主要职责包括：1.在工作活动中，严格按照文件材料的形成规律和归档要求，及时收集、整理本部门形成的文件材料，确保文件材料的真实、准确、完整。2.对本部门形成的文件材料进行初步分类、整理，编制文件材料目录，便于查找和移交。3.在规定时间内，将整理好的文件材料移交本部门兼职档案员，由兼职档案员统一移交档案管理部门。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关来文，包括上级机关颁发的文件、指示、通知等。2.本公司/组织形成的文件材料，如公司/组织的规划、计划、总结、报告、决议、决定、规章制度、会议记录、合同协议、业务文件等。3.本公司/组织对外交往中形成的文件材料，如信函、电报、传真、证书、荣誉牌匾等。4.本公司/组织员工个人在工作中形成的具有保存价值且与公司/组织业务相关的文件材料，如工作笔记、调研报告、技术资料等。（二）收集要求1.各部门及员工应及时将工作活动中形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失。{三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，符合档案管理的要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应去除金属物，破损的文件应进行修补。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持库房整洁、通风良好。（二）保管要求1.对不同载体的档案应分别保管，如纸质档案、电子档案、声像档案等。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，确保档案的安全。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门和相关部门共同派人监销，并在销毁清册上签字确认。3.严禁擅自销毁档案，对销毁过程中产生的文件材料应妥善保管，以备查考。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司/组织的档案管理制度。2.服务大局原则：档案利用应围绕公司/组织的中心工作，为公司/组织的决策和发展提供支持。3.方便快捷原则：档案管理部门应简化利用手续，提高服务效率，方便利用者查阅档案。（二）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅公司/组织档案，须经公司/组织领导批准，并办理相关手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅公司/组织档案，应按照法定程序办理查阅手续。（三）利用手续1.公司/组织内部员工查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限，经本部门负责人签字后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案时，应出具单位介绍信，注明查阅目的、内容和期限，经公司/组织领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。3.司法机关、行政执法部门查阅档案时，应出具相关法律文书和工作证件，经公司/组织领导批准后，按照规定的程序查阅档案。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、查阅日期、查阅内容、归还日期等。登记册应妥善保管，以备查考。六、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门及员工应及时将工作活动中形成的电子文件收集齐全，并按照档案整理规范进行分类、整理。2.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。3.对电子文件应进行元数据著录，元数据应准确反映电子文件的内容、背景、结构等信息。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防数据丢失。2.电子档案存储环境应具备防火备份存储设备应异地存放，以防数据丢失。2.电子档案存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的完整性和可读性。（三）电子档案的利用1.电子档案利用应通过公司/组织内部的档案管理系统进行，利用者应按照系统操作要求进行查阅和下载。2.对涉及公司/组织机密的电子档案，应设置访问权限，严格控制查阅范围。3.电子档案利用过程中应做好记录，记录内容包括利用者姓名、单位、查阅日期、查阅内容、下载情况等。七、声像档案管理（一）声像档案的收集与整理1.各部门及员工应及时将工作活动中形成的声像文件收集齐全，如照片、录音、录像等。2.声像文件应按照内容和时间顺序进行整理，并编制目录。3.对声像文件应进行标注，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。（二）声像档案的存储与保管1.声像档案应存储在专门的存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防数据丢失。2.声像档案存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。3.定期对声像档案进行检查和维护，确保声像档案的完整性和可读性。（三）声像档案的利用1.声像档案利用应通过公司/组织内部的档案管理系统进行，利用者