档案工作规章制度范本

PAGE档案工作规章制度范本一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本公司/组织各部门及全体员工。（三）档案定义本规章制度所称档案，是指公司/组织在各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应真实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织的各项工作活动，保证档案的完整性。4.安全性原则：档案管理部门应采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案工作的统筹规划、组织实施和监督检查。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案工作规章制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司/组织的各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.指导和监督各部门的档案工作，对各部门档案管理人员进行业务培训。4.参与公司/组织重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。5.开发利用档案信息资源，为公司/组织的各项工作提供档案资料支持和服务。6.定期向上级主管部门报送档案工作情况，接受上级主管部门的业务指导和监督检查。三、档案管理人员职责（一）档案管理人员任职要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案工作的法律法规和方针政策。2.具有较强的责任心和保密意识，能够认真履行档案管理职责。3.经过档案管理专业培训，取得相应的资格证书。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行定期检查和核对，确保档案的完整、准确和安全。3.按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量。4.负责档案的查阅、借阅、归还等服务工作，严格执行档案查阅、借阅制度。5.做好档案管理工作的记录和统计工作，及时向上级主管部门报送档案工作情况。6.协助档案管理部门开展档案信息化建设工作，确保档案信息的安全和有效利用。四、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。2.上级主管部门下发的与本公司/组织有关的文件、通知、指示等。3.公司/组织对外签订的合同、协议、意向书等。4.公司/组织内部的会议记录、纪要、决议等。5.公司/组织的工作计划、总结、报告等。6.公司/组织的财务报表、审计报告、税务资料等。7.公司/组织的人事档案、工资档案、培训档案等。8.公司/组织的设备档案、技术档案、科研档案等。9.公司/组织的基建档案、房产档案等。10.其他具有保存价值的档案资料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案收集范围和要求，认真收集各类档案资料，并进行初步整理。3.对于重要的档案资料，应及时向档案管理部门移交，不得擅自留存或销毁。4.档案管理部门应定期对各部门的档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和利用为出发点，采用科学的分类方法和编号方法。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类，可分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。五、档案的保管（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。3.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和核对，确保档案的完整、准确和安全。2.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的质量。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁无关人员进入档案库房。5.档案库房应安装防盗报警装置和监控设备，确保档案库房的安全。（三）档案保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门组织，相关部门和人员参加，组成档案鉴定小组，对档案进行鉴定。3.档案鉴定小组应根据档案的保管期限和价值，提出档案的鉴定意见，报公司/组织领导审批。4.对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经公司/组织领导审批后，由档案管理部门和相关部门共同派人监销。5.档案销毁清册应永久保存，以备查考。六、档案的利用（一）档案利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.公司/组织外部单位因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定的程序办理相关手续。3.司法机关、行政机关因工作需要查阅、借阅档案，应按照法律法规的规定办理相关手续。（二）档案查阅、借阅程序1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对档案查阅、借阅申请表进行审核，批准后，为查阅、借阅人员提供档案，并办理查阅、借阅登记手续。3.查阅、借阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。4.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。5.查阅、借阅人员应按时归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。6.公司/组织外部单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的档案名称、日期、用途等信息，经公司/组织领导签字同意后，报档案管理部门审批。7.档案管理部门对单位介绍信进行审核，批准后，为查阅、借阅人员提供档案，并办理查阅、借阅登记手续。查阅、借阅人员应按照规定的程序查阅、借阅档案，并按时归还档案。8.司法机关、行政机关查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，经公司/组织领导签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门对法律文书进行审核，批准后，为查阅、借阅人员提供档案，并办理查阅、借阅登记手续。查阅、借阅人员应按照法律法规的规定查阅、借阅档案，并按时归还档案。（三）档案利用限制1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经公司/组织领导批准，不得查阅、借阅。2.档案查阅、借阅人员不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如需复制、摘抄档案内容，应按照规定的程序办理相关手续。3.档案查阅、借阅人员在查阅、借阅档案过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化：对公司/组织的各类档案进行数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等，建立档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合本公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作的信息化管理。3.档案信息资源开发利用：利用档案信息管理系统，对档案信息进行分类、检索、分析、挖掘等，开发利用档案信息资源，为公司/组织的各项工作提供决策支持和服务。4.档案信息安全管理：建立健全档案信息安全管理制度，采取有效的安全技术措施，确保档案信息的安全和保密。（三）档案信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保档案信息的准确录入和及时更新。2.档案信息管理系统应具备完善的权限管理功能，对不同用户设置不同的权限，确保档案信息的安全和保密。3.档案管理人员应定期对档案信息进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全。4.档案信息管理系统应具备数据恢复功能，能够在系统出现故障时及时恢复数据，确