单位档案工作管理制度

PAGE单位档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强本单位档案工作的规范化、科学化管理，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》以及相关行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本单位档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映本单位各项工作的实际情况，数据准确，手续完备。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率，为单位各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善本单位档案工作管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本单位各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等，确保档案的安全与完整。3.对各部门形成的档案进行定期检查和指导，督促各部门做好档案的收集、整理、归档工作。4.负责档案的分类、编号、编目、装订等整理工作，编制档案检索工具，提高档案的查询效率。5.做好档案的保管工作，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存放，防止档案的损坏、丢失和泄密。6.根据单位工作需要，及时提供档案利用服务，办理档案查阅、借阅手续，对档案利用情况进行登记和统计。7.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。8.积极开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。用户部门1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作，确保档案的及时形成和完整。2.在工作过程中，严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成、积累和整理，做到文件材料齐全、完整、准确。3.定期将整理好的档案移交综合档案室，并协助综合档案室做好档案的核对、清点等工作。4.根据工作需要，向综合档案室提出档案查阅、借阅申请，配合综合档案室做好档案利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、规定、通知等。2.本单位形成的各类文件材料，包括会议文件、工作计划、总结报告、统计报表、合同协议、技术资料、财务凭证等。3.本单位下属部门报送的文件材料、工作汇报等。4.反映本单位重要活动、重大事件的声像材料，如照片、录音、录像等。5.其他与本单位工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性和及时性。2.对于重要文件材料，应实行双套制收集，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号，编号应具有唯一性。编制卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等内容。填写备考表，注明卷内文件的情况说明、整理人、检查人等信息。装订成册，采用三孔一线的装订方法，确保文件整齐、牢固。2.科技档案按照项目、专业等进行分类，如科研项目档案可按项目阶段分为项目立项、研究实验、成果鉴定等类别。对每个项目或专业的文件材料进行编号，编号应体现项目或专业的特点和顺序。编制项目或专业档案目录，包括文件编号、责任者、题名、日期、页号等内容。建立项目或专业档案卷内备考表，注明档案的整理情况、变更记录等信息。对科技图纸等特殊载体的档案，应进行单独整理和编号，并注明与相关文字材料的对应关系。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。对会计凭证进行编号，按照月份和凭证顺序号排列，装订成册，并在封面上注明年度、月份、册数、起讫日期、凭证种类、起讫号码等内容。会计账簿按照年度和账簿种类进行编号，编制账簿目录，注明账簿名称、编号、启用日期、截止日期等信息。财务报告按照年度和报告种类进行编号，单独装订成册，并编制报告目录，注明报告名称、年度、期别等内容。在会计档案整理过程中，应严格按照会计档案管理的相关规定进行操作，确保会计档案的真实性、完整性和规范性。4.人事档案按照干部档案管理的相关规定，对人事档案进行分类整理，包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料等类别。对每份人事档案材料进行编号，编号应具有唯一性，并建立人事档案目录，注明材料名称、编号、日期等内容。人事档案应使用专门的档案盒进行保管，档案盒应标注清晰的档案编号、姓名、职务等信息。定期对人事档案进行整理和更新，确保人事档案信息的准确和完整。5.声像档案按照照片、录音、录像等类别进行分类。对照片档案，应注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并进行编号。对录音、录像档案，应注明录制时间、地点、内容、录制人等信息，并进行编号。声像档案应进行数字化处理，建立相应的电子目录，便于查询和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.设置专门的综合档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全存放。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计空调设备、消防器材、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，定期对档案保管设备进行维护和保养。5.电子档案应进行备份存储，存储设备应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，须经本单位相关领导批准。（二）利用手续1.本单位员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅档案的名称、目的、期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交综合档案室办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅本单位档案，须持单位介绍信，注明查阅档案的内容、目的、期限等信息，经本单位相关领导批准后，到综合档案室办理查阅手续。查阅过程中，应安排专人陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。3.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。（三）利用登记综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括利用人姓名、部门、利用时间、档案名称、利用目的、归还时间等信息，定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合本单位档案的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断档案的保存价值。2.根据档案的保管期限表，确定档案的保管期限是否合理，是否需要调整。3.对已超过保管期限且无保存价值的档案，进行剔除和销毁。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经单位分管领导审批后，报上级主管部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为单位各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子图像文件，确保图像清晰、完整。对扫描后的电子图像文件进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。将处理后的电子图像文件进行分类、命名、存储，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设选择适合本单位档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。对档案信息管理系统进行定制化开发，满足本单位档案管理的特殊要求，如个性化的分类方案、检索条件等。建立档案信息管理系统的安全防护体系，确保档案信息数据的安全。3.档案信息化应用利用档案信息管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、审批等功能，提高档案利用效率。通过档案信息管理系统，对档案利用情况进行实时统计和分析，为档案管理决策提供数据支持。推进档案信息资源共享，与单位内部其他信息系统进行对接，实现档案信息的互联互通。（三）信息化管理要求1.加强档