天保档案管理制度

PAGE天保档案管理制度一、总则（一）目的为了加强天保档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于天保公司及所属各部门、分支机构在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司工作活动的全过程，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的统一管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督公司各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。4.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，确保档案的及时形成和规范整理。5.负责档案管理设施设备的配置、维护和更新，保障档案管理工作的正常开展。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的齐全、完整。按照公司档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。2.协助档案管理部门开展档案的查阅、利用工作，根据实际需要提供相关档案资料。3.负责本部门档案管理设施设备的日常维护和管理，发现问题及时向档案管理部门报告。4.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的文件、资料、图表、数据、合同、协议、会议记录、报表、信函、声像等各种门类和载体的材料。2.公司所属各部门、分支机构在业务活动中形成的具有保存价值的档案材料。3.公司员工个人在工作中形成的与公司业务相关的重要文件、资料等。4.公司对外交往中收到的重要文件、信函、资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、清晰，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的书写工具。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其内容的完整性和可读性。4.对收集到的档案材料应进行初步审核，剔除重复、无效的材料。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理。同一全宗内的档案，按照保管期限分为永久、长期、短期三类。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立完整的项目档案体系。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理，按照年度装订成册。4.电子档案：按照文件的性质、类别、时间等进行分类存储，建立电子档案目录和索引。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门按照有关规定整理立卷，装订成册，在年度终了后一年内向档案管理部门移交。（二）归档要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，将整理好的档案编制详细的移交清单，一式两份，双方签字确认。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案的质量和完整性。对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。3.归档的档案应编制目录，填写备考表，装订整齐，编好页码，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对磁性载体档案，应定期进行检查、复制，防止信息丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。2.价值鉴定原则：根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，分析档案的内容和价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、保管期限、利用情况等因素，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，编制销毁清册，报公司领导审批。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围公司员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。外单位查阅公司档案，应按照国家有关规定和公司的相关要求办理查阅手续。（二）查阅手续1.公司员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位查阅公司档案，应提前向公司档案管理部门提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容等，并加盖单位公章。经公司分管领导批准后，方可办理查阅手续。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用管理1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、摘录等利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用方式等。2.档案管理人员应根据查阅申请，及时提供档案资料，并对查阅过程进行监督，防止档案损坏、丢失或泄露。3.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围和利用方式，确保公司机密安全。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报告档案管理工作情况。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.公司因机构调整、资产重组等原因，需要移交档案的，应按照国家有关规定和公司的相关要