高速档案管理制度

PAGE高速档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司高速档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在高速项目建设、运营管理等过程中形成的各类档案，包括但不限于工程文件、技术资料、管理文件、合同协议、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司高速项目的建设、运营情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理与高速项目相关的各类文件资料，确保档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及公司机密、商业秘密和敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门做好档案管理工作。3.集中收集、整理、保管公司各类档案，建立健全档案管理体系，确保档案的安全和完整。4.开展档案的鉴定、统计和利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门在高速项目建设、运营过程中形成的文件资料的收集、整理和归档工作，并定期移交综合管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的及时收集、分类存放，协助综合管理部门做好档案的整理和归档工作。3.严格遵守公司档案管理制度，在工作中妥善保管和使用档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.高速项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、土地预审文件等。2.工程设计文件，如初步设计、施工图设计文件、设计变更文件等。3.工程施工文件，涵盖施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.工程监理文件，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、工程质量评估报告等。5.工程竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。6.运营管理文件，如收费管理文件、路政管理文件、养护管理文件、安全管理文件等。7.合同协议文件，包括工程承包合同、物资采购合同、服务合同等。8.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。9.其他与高速项目相关的文件资料，如会议纪要、工作汇报、调研报告等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在高速项目建设、运营过程中形成的各类文件资料，确保文件资料的齐全、完整。2.对重要文件资料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。3.收集的文件资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，载体应符合档案管理要求。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、条理清晰。3.对每份文件资料进行编号、编目，编制检索工具，便于快速查找和利用档案。（四）整理方法1.分类将档案分为工程档案、运营管理档案、合同协议档案、财务档案等几大类。工程档案再细分为前期文件、设计文件（可按专业进一步细分）、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。运营管理档案按收费、路政、养护、安全等业务板块分类。合同协议档案按合同类型分类，如工程承包合同、物资采购合同等。财务档案按会计年度分类，再按凭证、账簿、报表等类别细分。2.编号对每类档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于识别和管理。例如，工程档案编号可采用“G[年份][流水号]”的形式，其中“G”代表工程档案，[年份]为档案形成年份，[流水号]为该年份内档案的顺序号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。对每份文件资料编写页号，在文件资料的右上角或右下角标注页码，便于统计和查阅。填写卷内备考表，注明卷内文件资料的数量、缺页、损坏等情况，并由立卷人、检查人签字。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。3.档案库房应保持清洁、整齐，并定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管方式1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，同一类档案应集中存放于同一排或同一区域的档案架上，便于查找和管理。2.使用符合档案保管要求的档案装具，如档案盒、档案柜等，对档案进行装订、装盒、上架保管。档案盒应标明档案类别、年度、保管期限、档号等信息，档案柜应张贴标识，注明存放档案的类别和范围。3.对电子档案，应进行备份存储，并采用安全可靠的存储介质和存储设备，如磁带、光盘、硬盘等。电子档案应按照一定的命名规则进行命名和分类存储，便于检索和利用。（三）保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司重要的规章制度、年度总结、财务决算报告、工程竣工验收报告等。长期保管的档案一般为10年至50年，如工程设计文件、工程施工文件、运营管理重要文件等。短期保管的档案为1年至10年，如一般性的文件资料、临时性的工作记录等。2.档案保管期限的确定应严格按照规定执行，不得随意变更。对保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或追查处理。3.对清查结果进行详细记录，形成档案清查报告，报告内容包括档案清查的基本情况、存在的问题及处理意见等，并将报告存入档案。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门兼职档案员、档案管理人员等。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定依据1.国家有关档案保管期限的规定和公司档案管理制度。2.档案的现实利用价值和历史查考价值。3.档案的完整性、准确性和系统性。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对保管期限已满的档案进行逐卷审查，分析档案的内容和价值，确定档案是否仍有保存必要。2.对于重要档案，应征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。3.根据鉴定结果，编制档案鉴定意见书，明确档案的存毁意见，并经档案鉴定小组组长签字确认。（四）销毁程序1.对经鉴定确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。2.将档案销毁清册报公司领导审批，经批准后，由档案管理人员和指定的监销人员共同对档案进行销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅、复制公司档案。查阅、借阅、复制档案应遵守公司档案管理制度，履行相应的审批手续。（二）利用方式1.查阅员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的类别、题名、日期等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门档案库房查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。2.借阅如需借阅档案，借阅人应填写档案借阅申请表，详细说明借阅档案的用途、借阅期限等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制因工作需要复制档案时，复制申请人应填写档案复制申请表，注明复制档案的内容、用途等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖“复制件”印章，并注明原件存放处。（三）利用登记对档案的查阅、借阅、复制情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅、复制）日期、查阅（借阅、复制）人姓名、所在部门、档案编号、题名、查阅（借阅、复制）用途、归还日期等。档案利用登记册应妥善保管，以备查询。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司高速档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对公司现有档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。2.系统功能模块档案录入模块：用于录入档案的基本信息、文件内容等，实现档案数据的电子化存储。检索查询模块：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便快速查找所需档案。借阅管理模块：实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等功能，对借阅过程进行全程跟踪管理。权限管理模块：设置不同的用户角色和权限级别，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息，保障档案信息的安全。统计分析模块：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管