乡镇机关档案保管制度

PAGE乡镇机关档案保管制度一、总则（一）目的为加强乡镇机关档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇机关档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和科学化。2.真实性和完整性原则档案应如实反映乡镇机关工作活动的真实情况，保证档案内容的完整，不得擅自篡改、销毁档案。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查找、调阅和利用，提高档案服务乡镇机关工作和社会利用的效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置乡镇机关应设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作。档案管理部门可根据实际情况，设置档案库房、阅档室、办公室等工作区域。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本乡镇机关档案管理的规章制度和业务规范。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本乡镇机关的各类档案，确保档案的完整、安全和有效利用。3.对各部门的档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传工作，提高乡镇机关全体人员的档案意识。4.参与本乡镇机关重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和规范整理。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。加强档案信息安全管理，建立健全档案信息安全保障体系。6.定期向上级档案管理部门报送档案工作情况，接受上级档案管理部门的监督和指导。7.做好档案管理部门的自身建设，加强档案管理人员的思想政治教育和业务培训，提高档案管理人员的综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.乡镇机关在履行职能活动中形成的各种文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件、人事档案、业务档案等。2.乡镇机关在各类会议、活动、调研、检查等工作中形成的文件材料、照片、录音、录像等资料。3.乡镇机关工作人员在工作中形成的个人业务档案、荣誉证书、培训记录等材料。4.乡镇机关与其他单位签订的合同、协议、项目文件等资料。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围，及时将本部门形成的文件材料收集齐全、完整。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性和原始性，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对重要文件材料和具有特殊保存价值的档案，应采取特殊的收集措施，确保其安全。4.各部门应定期将收集的文件材料移交档案管理部门，交接双方应办理交接手续，明确责任。（三）整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作、行政管理、业务工作等类别，再根据具体情况进行二级、三级分类。编号：对每一份档案或一组档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号可采用年度保管期限流水号等形式。编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置，便于查阅。装订：对破损的文件材料进行修复，对纸张规格不一致的文件进行折叠或裱糊，然后按照一定的顺序进行装订。装订应整齐、牢固，不影响文件的阅读和利用。四、档案的保管（一）档案库房建设与设施配备1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防潮防火、防盗防虫的地点建设。库房面积应根据乡镇机关档案数量和未来发展需要合理确定，确保档案有足够的存放空间。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备、防盗报警设备、消防器材等，确保档案的安全保管。3.档案库房应设置不同的功能区域，如档案存放区、整理区、阅档区、办公区等，各区域应布局合理，便于档案管理工作的开展。（二）档案存放要求1.档案应按照分类编号顺序存放于档案密集架或档案柜中，排列整齐，便于查找。2.根据档案的保管期限和重要程度，合理安排存放位置。永久保管的档案应优先存放于安全、稳定的位置。3.对电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据的安全性。4.档案存放应避免阳光直射、潮湿、灰尘等环境因素的影响，防止档案受损。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年和10年。2.永久保管的档案主要包括：本乡镇机关制定的法规政策性文件材料；本乡镇机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本乡镇机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本乡镇机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、统计报表等；本乡镇机关机构演变以及人事任免等文件材料；本乡镇机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本乡镇机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本乡镇机关的复函、批复等文件材料。3.定期保管30年的档案主要包括：本乡镇机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本乡镇机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本乡镇机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本乡镇机关一般性事务管理文件材料；本乡镇机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本乡镇机关主管业务的一般性文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本乡镇机关的复函、批复等文件材料。4.定期保管10年的档案主要包括：本乡镇机关职能活动中形成的短期文件材料；本乡镇机关召开会议、举办活动等形成的短期文件材料；本乡镇机关人事管理工作形成的短期文件材料；本乡镇机关一般性事务管理文件材料；本乡镇机关关于短期问题的请示与上级机关的批复、批示，短期的报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本乡镇机关主管业务的短期文件材料；同级机关、下级机关关于短期业务问题的来函、请示与本乡镇机关的复函、批复等文件材料。（四）档案保管期限的鉴定与调整1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员和档案管理人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的实际价值，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报乡镇机关负责人批准后予以销毁。3.档案保管期限的调整应根据乡镇机关工作的发展变化和档案管理的实际需要，及时进行。调整后的档案保管期限应在档案目录和相关检索工具中予以注明。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施、档案信息等的安全管理。2.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁无关人员进入档案库房。档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。3.加强档案防火、防潮、防虫、防盗等工作。档案库房应配备必要的消防器材，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。做好防潮、防虫工作，定期投放防虫药品和干燥剂。安装防盗报警设备，并确保其正常运行。4.加强档案信息安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。对电子档案的存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性。5.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。一旦发生档案安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。五、档案的利用（一）利用范围1.本乡镇机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、同级机关、下级机关及其他单位因工作需要查阅本乡镇机关档案。3.公民、法人和其他组织因特殊需要查阅本乡镇机关档案，但应按照国家有关规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门阅档室查阅档案。档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅档案时，利用者应在阅档室内进行，不得擅自将档案带出阅档室。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行复印。2.借阅：本乡镇机关工作人员因工作需要借阅档案，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅者当面点清档案数量，并办理借阅登记手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。借阅期满后，借阅者应按时归还档案。3.出具证明：档案利用者因工作需要，可申请档案管理部门出具档案证明。档案管理部门应根据档案内容，如实出具证明，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、档案数量等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。统计内容包括档案利用人次、利用档案数量、利用目的分布等。六、档案的移交与销毁（一）移交1.乡镇机关撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关单位。档案移交应编制档案移交清单，并办理交接手续。2.乡镇机关所属单位撤销、合并时，其档案应移交乡镇机关档案管理部门统一保管。3.档案管理人员因工作调动等原因离职时，应办理档案交接手续，确保档案管理工作的连续性。交接双方应在档案交接清单上签字确认。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，应按照规定进行销