事故中队档案管理制度

PAGE事故中队档案管理制度一、总则（一）目的为加强事故中队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在事故处理、预防和管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于事故中队全体工作人员在事故处理及相关业务活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指事故中队在处理各类事故过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循集中统一管理、真实完整、便于利用的原则，确保档案管理工作规范化、科学化、信息化。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善事故中队档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理事故中队各类档案，对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作进行全面监督和指导。3.定期对档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员业务素质。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，严格按照档案管理工作流程开展各项工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案整理规范、齐全完整。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后做好档案的销毁工作。5.积极开展档案利用工作，为事故处理、预防和管理等工作提供及时、有效的档案信息服务。6.负责档案管理系统的日常维护和数据录入，确保档案信息准确、完整、可查。（三）各业务部门职责1.负责本部门在事故处理及相关业务活动中形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出事故中队或转借他人。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.事故现场勘查记录，包括现场照片、录像、绘图、勘查笔录等。2.事故当事人陈述、证人证言及相关询问笔录。3.事故车辆技术检验报告、痕迹鉴定报告、物证检验报告等各类鉴定文书。4.事故责任认定书、事故调解书等法律文书。5.事故处理过程中形成的会议记录、文件、通知、请示、报告等各类公文。6.与事故处理相关的其他资料，如保险理赔材料、事故救援记录等。（二）收集要求1.各业务部门应在事故处理工作结束后及时将相关档案材料收集齐全，确保材料真实、完整。2.收集的档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照事故类型、时间顺序、保管期限等进行分类。事故类型可分为交通事故、火灾事故、安全生产事故等；时间顺序按照事故发生时间先后排列；保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.编号：对每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，目录应打印或装订成册，一式多份，分别存放于不同地点，方便查阅。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、装订机等，方便档案管理人员开展工作。（二）档案装具1.使用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案，装具应坚固耐用，便于分类存放和查找。2.在档案装具上应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于识别和管理。（三）档案保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映事故中队主要职能活动和历史面貌的，对事故处理、预防和管理工作具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是在相当长时期内事故中队需要查考的档案，列为长期保管。3.短期保管的档案：凡是在较短时期内事故中队需要查考的档案资料，列为短期保管。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果客观、公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关领导组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点审查。3.与相关业务部门沟通协调，了解档案在实际工作中的作用，为鉴定工作提供参考。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册，清册应包括包括档案编号并注明档案题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报事故中队主管领导批准后实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字确认。销毁过程中应确保档案彻底销毁，防止流失。4.销毁完毕后，监销人应将销毁情况报告档案管理部门负责人，并将销毁清册归档保存。六、档案的利用（一）利用范围1.事故中队内部工作人员因事故处理、预防和管理等工作需要查阅档案。2.上级主管部门、司法机关、其他相关单位因工作需要查阅档案。3.因保险理赔、事故调查等原因，当事人或其代理人需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复制、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。3.出具证明：根据利用者的需求，档案管理部门可出具档案证明材料。出具证明应严格按照规定程序进行，确保证明内容真实、准确。（三）利用要求1.档案管理人员应热情接待利用者，及时提供档案信息服务，不得推诿、拖延。2.利用档案时，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私。3.对重要档案的利用情况应进行登记和跟踪，确保档案的安全和合理利用。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的事故中队档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰、完整。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放，确保数据安全。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便利用者快速查找所需档案。3.文件借阅：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅工作效率。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限，对不同用户的操作权限进行严格