人员组织制度档案酒店

PAGE人员组织制度档案酒店酒店人员组织制度档案管理规范一、总则（一）目的为加强酒店人员组织制度档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为酒店的运营管理、决策支持以及人力资源管理提供有力依据，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于酒店内所有涉及人员组织制度的档案管理工作，包括但不限于员工档案、组织架构文件、人事制度文件、培训与发展档案等。（三）管理原则1.集中统一原则：酒店人员组织制度档案由专门的档案管理部门或岗位进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则：按照档案的类别和性质进行分类管理，便于查找、使用和维护。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止档案信息的泄露、篡改或丢失。4.动态更新原则：随着酒店业务的发展和人员的变动，及时更新档案信息，确保档案的时效性和准确性。二、人员档案管理（一）员工入职档案1.档案内容个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等。学历证书、学位证书及其他相关资质证明。工作经历：详细记录以往工作单位、职位、工作时间等。入职申请表：包括个人求职意向、自我评价、职业规划等。面试评估记录：由面试官填写的面试评价、综合评分等。体检报告：确保员工身体健康符合酒店工作要求。劳动合同：与员工签订的正式劳动合同文本。2.档案建立流程人力资源部门在员工入职前，向员工发放入职档案材料清单，告知员工需准备的资料。员工按照要求提交相关资料，人力资源部门进行审核和整理。将审核通过的资料录入电子档案系统，并建立纸质档案，进行编号和归档。（二）员工培训档案1.档案内容培训计划：记录员工参加的各类培训计划安排。培训记录：包括培训课程名称、培训时间、培训地点、培训讲师等。培训考核成绩：员工在培训后的考核结果。培训总结与反馈：员工对培训的总结以及对培训效果的反馈意见。2.档案建立流程人力资源部门根据酒店业务需求和员工发展规划，制定年度培训计划。员工参加培训后，培训部门或讲师及时填写培训记录，并提交考核成绩。员工撰写培训总结与反馈，人力资源部门收集整理后，归入员工培训档案。（三）员工绩效考核档案1.档案内容绩效考核方案：明确绩效考核的指标、标准、周期等。考核评分表：每次绩效考核的具体评分记录。绩效面谈记录：与员工进行绩效面谈的内容和结果。绩效改进计划：针对员工绩效问题制定的改进措施和计划。2.档案建立流程人力资源部门制定绩效考核方案，经酒店管理层审批后实施。考核周期结束后，各部门负责人按照考核方案对员工进行评分，并填写考核评分表。人力资源部门组织绩效面谈，记录面谈内容，员工根据面谈结果制定绩效改进计划。将上述资料整理归档，形成员工绩效考核档案。（四）员工晋升与调动档案1.档案内容晋升或调动申请表：员工填写的申请理由、个人优势等。晋升或调动审批表：经过各级领导审批的意见。工作交接记录：员工晋升或调动前后的工作交接情况。2.档案建立流程员工提出晋升或调动申请，填写申请表并提交相关部门。相关部门进行审核，组织面试或评估，填写审批表。批准后，办理工作交接手续，人力资源部门将相关资料整理归档。（五）员工离职档案1.档案内容离职申请表：员工填写的离职原因、离职时间等。离职审批表：各级领导的审批意见。工作交接清单：员工离职前完成的工作交接明细。离职面谈记录：与员工进行离职面谈的内容。2.档案建立流程员工提交离职申请，经部门负责人和人力资源部门审批。安排工作交接，填写工作交接清单。人力资源部门与员工进行离职面谈，记录面谈内容。将离职相关资料整理归档，作为员工离职的完整记录。三、组织架构档案管理（一）组织架构文件1.档案内容酒店组织架构图：清晰展示酒店各部门的设置、层级关系和职责范围。部门职责说明书：详细说明每个部门的主要职责、工作目标和工作流程。岗位说明书：明确每个岗位的工作职责、任职要求、工作权限等。2.档案建立流程酒店管理层根据酒店发展战略和业务需求，制定组织架构调整方案。人力资源部门根据调整方案绘制组织架构图，编写部门职责说明书和岗位说明书。组织架构文件经管理层审批后，进行编号和归档。（二）组织架构变更档案1.档案内容组织架构变更申请表：说明变更的原因、内容和时间安排。变更审批文件：各级领导对组织架构变更的审批意见。变更实施记录：包括人员调整、部门合并或拆分等具体实施情况。2.档案建立流程当酒店组织架构发生变更时，相关部门提出变更申请，填写申请表。提交管理层审批，审批通过后组织实施。记录变更实施过程中的各项信息，整理归档形成组织架构变更档案。四、人事制度档案管理（一）人事制度文件1.档案内容招聘制度：规定酒店招聘的流程、标准和方法。培训制度：明确酒店培训的目标、内容、方式和管理要求。绩效考核制度：阐述绩效考核的原则、指标、方法和结果应用。薪酬福利制度：说明酒店薪酬结构、福利政策等。员工关系管理制度：涵盖员工劳动合同管理、劳动纠纷处理等内容。2.档案建立流程人力资源部门根据国家法律法规和酒店实际情况，制定各项人事制度。制度文件经酒店管理层审批后，进行编号和归档。（二）人事制度修订档案1.档案内容人事制度修订申请表：说明修订的原因、内容和依据。修订草案：修订后的人事制度文本。征求意见记录：征求各部门和员工意见的过程记录。修订审批文件：各级领导对修订后的人事制度的审批意见。2.档案建立流程当人事制度需要修订时，人力资源部门提出修订申请，填写申请表。起草修订草案，征求各部门和员工意见，整理反馈意见。根据反馈意见对草案进行修改完善，提交管理层审批。将修订过程中的相关资料整理归档，形成人事制度修订档案。五、档案的保管与维护（一）保管要求1.档案存放：设立专门的档案库房，保持库房干燥、通风、温度适宜，确保档案不受潮、发霉、虫蛀等。按照档案类别和年份进行分类存放，便于查找。2.档案装具：使用符合档案保管要求的档案柜、档案盒等装具，对档案进行妥善包装和标识。3.电子档案存储：建立电子档案管理系统，对人员组织制度档案进行电子存储。定期备份电子档案，防止数据丢失。（二）安全管理1.防火防盗：档案库房配备防火、防盗设施，如灭火器、防火门、监控设备等。制定安全管理制度，加强对档案库房的日常巡查。2.保密措施：对涉及员工个人隐私和酒店机密的档案信息，严格保密。限制档案查阅人员范围，查阅档案需经授权审批，并做好查阅记录。3.灾害应对：制定档案灾害应急预案，如火灾、水灾等情况下的档案抢救和转移措施。定期组织应急演练，确保在灾害发生时能够迅速有效地保护档案安全。（三）定期维护1.档案清查：每年定期对档案进行清查，核对档案数量、完整性和准确性。发现问题及时进行处理和整改。2.档案整理：对档案进行定期整理，去除破损、过期的档案资料。对档案进行重新编号、装订和上架，确保档案排列有序。3.设备维护：定期对档案保管设备进行维护和检查，如档案柜的保养、电子档案管理系统的升级等，确保设备正常运行。六、档案的查阅与使用（一）查阅权限1.内部查阅：酒店内部员工因工作需要查阅档案的，需填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅涉及个人隐私的档案，需经本人同意。2.外部查阅：外部单位或个人因特殊原因需要查阅酒店人员组织制度档案的，需出具正式的查阅函，经酒店管理层审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.申请：查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和查阅时间等。2.审批：申请表提交相应审批人进行审批，审批通过后通知查阅人。3.查阅：查阅人在档案管理部门指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。如需复制，需另行申请并经审批。4.归还：查阅完毕后，查阅人将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对档案数量和完整性。（三）使用规定1.档案使用范围：档案仅供查阅人在规定的查阅目的范围内使用，不