审计档案查阅管理制度

PAGE审计档案查阅管理制度一、总则（一）目的为了加强公司审计档案的管理，规范审计档案的查阅行为，确保审计档案的安全与完整，充分发挥审计档案的作用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及与公司审计档案查阅相关的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法合规原则审计档案查阅管理应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保查阅行为合法合规。2.安全保密原则保护审计档案的安全，防止档案信息泄露，维护公司利益和相关信息安全。3.规范有序原则明确查阅流程和要求，保证查阅工作规范、有序进行，提高工作效率。二、审计档案的定义与分类（一）审计档案定义审计档案是指公司在审计项目实施过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）审计档案分类1.审计项目类档案包括审计计划、审计通知书、审计工作底稿、审计证据、审计报告、被审计单位反馈意见及整改情况等与具体审计项目相关的资料。2.审计管理类档案涵盖审计部门规章制度、审计人员培训资料、审计工作统计报表、审计质量控制文件等有关审计管理工作的文件。3.其他相关档案如涉及审计工作的会议纪要、与外部审计机构的往来文件、审计工作中的特殊事项记录等。三、审计档案的保管与存放（一）保管要求1.审计档案应由专人负责保管，确保档案存放环境安全，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.定期对审计档案进行检查和维护，发现问题及时采取措施进行处理，保证档案的完整性和可读性。（二）存放方式1.按照审计档案的类别、年度、项目等进行分类存放，建立清晰的档案索引目录，便于查找和管理。2.采用纸质档案与电子档案相结合的方式保存。纸质档案应装订成册，编制页码，填写档案封面和目录；电子档案应进行备份，并按照规范的命名和存储方式进行管理，确保电子档案的可读取性和安全性。四、查阅申请与审批（一）查阅申请1.公司内部人员因工作需要查阅审计档案，应填写《审计档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、预计查阅时间等信息。2.外部单位或个人因特定原因需要查阅公司审计档案，必须提前向公司提出书面申请，申请内容应包括查阅单位或个人的基本情况、查阅理由、查阅范围、保密承诺等，并加盖单位公章。（二）审批流程1.对于公司内部人员的查阅申请，由所在部门负责人审核签字后，报审计部门负责人审批。审计部门负责人根据申请内容和工作实际情况进行审批，如同意查阅，应明确查阅的具体范围和期限。2.对于外部单位或个人的查阅申请，审计部门应进行严格审查，评估查阅可能对公司造成的影响。经审计部门负责人审核后，报公司分管领导审批。分管领导审批通过后，审计部门应与查阅单位或个人签订保密协议，明确双方的权利和义务。五、查阅权限与范围（一）查阅权限1.经审批同意查阅审计档案的人员，仅具有在规定范围内查阅档案的权限，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。2.查阅人员应严格按照审批确定的范围进行查阅，如需超出范围查阅，应重新履行审批手续。（二）查阅范围1.内部查阅范围与查阅人员所在部门工作相关的审计项目档案，用于了解审计情况，协助开展工作或进行内部监督。审计部门根据工作需要，允许相关人员查阅的其他审计档案资料。具体查阅范围由审计部门根据实际情况确定，并在审批时明确告知查阅人员。2.外部查阅范围因法律法规要求或监管机构检查需要，外部单位有权查阅公司特定审计项目的相关档案，但必须经过公司审批，并遵守保密规定。公司与外部单位合作开展业务，经公司同意，外部合作单位可查阅与其合作项目相关的审计档案，以了解项目审计情况，促进合作的顺利进行。查阅范围应根据合作协议和审批意见确定，确保不涉及公司商业机密和敏感信息。六、查阅方式与要求（一）查阅方式1.现场查阅查阅人员应在审计档案保管场所进行查阅，由档案保管人员提供档案，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得将档案带离保管场所。2.电子查阅对于电子审计档案，经审批同意后，查阅人员可通过公司指定的电子系统进行查阅。档案保管人员应设置相应的查阅权限和记录查阅操作，确保查阅过程可追溯。（二）查阅要求1.查阅人员应爱护审计档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或损坏档案内容。2.查阅过程中如需摘抄、复制档案内容，应事先经档案保管人员同意，并按照规定的格式和要求进行。摘抄、复制的内容应与原件核对无误，并注明出处。3.查阅人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。查阅工作结束后，应及时将查阅的档案归还档案保管人员，并办理归还手续。七、档案的借阅与归还（一）借阅规定1.一般情况下应尽量避免审计档案的借阅。如因特殊原因确需借阅，内部人员需填写《审计档案借阅申请表》，经所在部门负责人、审计部门负责人和公司分管领导审批同意后，方可办理借阅手续。2.外部单位或个人借阅审计档案，除按照查阅申请流程进行审批外，还需提供相应的担保或保证金，并签订详细的借阅合同，明确借阅期限、归还方式、违约责任等条款。（二）归还要求1.借阅人员应按照审批确定的借阅期限及时归还档案。如需延期归还，应提前办理续借手续，经审批同意后方可延长借阅期限。2.档案归还时，档案保管人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人员承担相应责任。3.借阅人员归还档案后，档案保管人员应在借阅登记册上注明归还日期，并注销借阅记录。八、档案的保密与安全（一）保密措施1.所有涉及审计档案查阅的人员，包括档案保管人员、查阅人员、审批人员等，均应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对审计档案的查阅实行严格的登记制度，记录查阅人员姓名、单位、查阅时间、查阅内容、审批情况等信息，以备查询和监督。3.在审计档案查阅场所，应采取必要的安全防范措施，如设置门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入查阅区域。（二）安全保障1.加强对档案保管场所的安全管理，确保档案存放环境符合安全要求，配备必要的消防、防盗、防潮等设施设备，并定期进行检查和维护。2.对于电子审计档案，应采取加密存储、访问控制、数据备份等安全措施，防止电子档案信息被非法获取、篡改或丢失。3.如发生审计档案丢失、损坏、泄露等安全事件，应立即采取措施进行补救，并及时向上级报告。同时，配合相关部门进行调查，查明原因，追究责任。九、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对审计档案查阅管理情况进行自查，检查查阅申请审批、查阅过程、档案保管等环节是否符合制度规定，发现问题及时整改。2.公司内部审计机构应对审计档案查阅管理制度的执行情况进行监督检查，对违反制度的行为提出纠正意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）外部检查1.接受国家有关部门、监管机构以及行业协会等的监督检查，积极配合提供审计档案查阅相关资料，如实反映档案管理情况。2.根据外部检查意见，及时对审计档案查阅管理制度进行完善和改进，确保公司档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。十、责任追究（一）违规责任界定1.查阅人员违反本制度规定，擅自扩大查阅范围、泄露档案内容、损坏档案资料等，应视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；造成公司经济损失或不良影响的，应依法追究其法律责任。2.档案保管人员未履行档案保管职责，导致档案丢失、损坏、泄露等，应承担相应的赔偿责任；情节严重的，给予纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.审批人员未认真履行审批职责，导致不符合查阅条件的申请获得批准，应视情节给予批评教育或纪律处分；造成严重后果的，应承担相应的领导责任。（二）责任追究流程1.发现违规行为后，由审计部门或相关管理部门进行调查核实，收集相关证据材料。2.根据调查结果，提出责任追究建议，