水库档案管理制度范本

PAGE水库档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强水库档案管理，确保水库档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水库运行、管理、维护及决策等方面的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本水库实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本水库管理单位及与水库相关的建设、运行、维护等活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则水库档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映水库建设、运行、维护等实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集、整理水库各方面形成的档案，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责水库档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，及时剔除无保存价值的档案。3.建立档案的档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。4.按照规定提供档案利用服务，做好档案借阅、查阅登记工作。5.参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储、检索等工作。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。（三）各部门职责1.负责本部门在水库建设、运行、维护等活动中形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的真实、完整和安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.水库规划设计文件，包括可行性研究报告、初步设计、施工图设计等。2.水库建设过程中的各类文件，如项目审批文件、招投标文件、合同协议、施工技术资料、工程变更文件等。3.水库运行管理文件，包括调度运行方案、水质监测报告、安全检查记录、维修养护记录、设备运行记录等。4.水库安全管理文件，如安全管理制度、应急预案、安全事故报告及处理文件等。5.水库相关的科研文件，包括科研项目报告、技术总结等。6.与水库有关的其他文件，如上级主管部门文件、对外往来文件、会议纪要等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的档案，并定期移交档案管理部门。2.收集的档案应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对重要文件应收集原件，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般可分为工程建设、运行管理、安全管理、科研等类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用流水号或分类编号等方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索和查找档案。4.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜存放，对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护。3.对重要档案应采取特殊保管措施，如专柜存放、异地备份等。（三）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案反映水库建设、运行、管理等重大活动和具有重要历史价值的档案，如水库规划设计文件、重大安全事故报告等。2.长期保管的档案在较长时间内具有查考利用价值的档案，如工程建设过程中的重要文件、运行管理的年度报告等，保管期限一般为30年。3.短期保管的档案在较短时间内具有参考价值的档案，如一般性的文件、临时性的记录等，保管期限一般为10年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与档案目录一致。2.清查过程中发现档案丢失、损坏或信息变更等情况，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，上报主管领导。五、档案的利用（一）利用范围1.本水库管理单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位及有关人员因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（二）利用手续1.本单位内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或人员查阅档案，需持单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核同意后，办理查阅手续。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经主管领导批准。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件或复印件。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.如需借阅档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的安全和完整。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和行业标准，结合水库档案管理的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，正确分析和鉴别档案的价值，避免片面性。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值和保管期限。2.分析比较法将档案与同类档案或相关资料进行分析比较，确定其重要性和保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并在销毁现场进行监督，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，在《档案销毁清册》上注明销毁日期和方式，并由销毁人员签字确认。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的水库档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能将纸质档案和电子档案信息录入信息化管理系统，建立档案数据库。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.借阅管理功能记录档案借阅情况，包括借阅人员、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析功能对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限，对档案信息进行加密处理，防止档案信息泄露。（三