报销档案管理制度

PAGE报销档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司报销档案的管理，确保报销档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公务过程中所产生的各类报销档案。（三）定义1.报销档案：指公司员工因公务活动发生的费用支出，按照规定程序进行报销所形成的各类凭证、文件和资料。2.归档：将报销相关的材料按照一定的规则和方法进行分类、整理、装订，并移交档案管理部门保存的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司报销档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：报销档案应如实反映经济业务的发生情况，凭证、票据等必须真实、合法、有效。3.安全保密原则：保障报销档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露，严格控制查阅和使用范围。4.便于利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、调阅和使用，提高工作效率。二、报销档案的内容及分类（一）费用报销申请单员工填写的用于申请报销费用的表单，包括姓名、部门、报销日期、费用明细、金额、报销事由等信息。（二）原始凭证1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、普通发票等，是证明经济业务发生的主要凭证。2.收据：由收款方出具的收款证明，如行政事业性收费收据等。3.车票、机票、船票：员工因公务出行产生的交通票据。4.住宿发票：因公出差期间的住宿费用发票。5.餐饮发票：符合规定的公务接待或出差期间的餐饮发票。6.其他凭证：如业务招待费的消费清单、办公用品的购买清单等。（三）审批文件1.部门负责人审批意见：对员工报销申请的初步审核意见。2.财务审核意见：财务部门对报销凭证的合规性、准确性进行审核的意见。3.领导审批意见：公司领导对报销申请的最终审批意见。（四）报销相关的合同、协议等如涉及采购、租赁等业务的报销，需附上相关的合同、协议副本。（五）其他相关资料如出差审批单、会议通知等与报销业务相关的文件资料。报销档案按照费用类型可进一步细分为差旅费报销档案、办公用品采购报销档案、业务招待费报销档案等。三、报销档案的收集与整理（一）收集要求1.员工应在费用发生后及时整理报销凭证，并按照公司规定的报销流程提交报销申请。2.报销凭证应保持原始状态，不得涂改、挖补，如有错误应重新开具或更正，并加盖出具单位的印章。3.对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权要求员工补充或更换。（二）整理方法1.按照报销申请单、原始凭证、审批文件等顺序进行排列。2.原始凭证应按照发票号码顺序粘贴在报销凭证粘贴单上，确保粘贴牢固、整齐，便于查阅。3.对于纸张较大的原始凭证，可进行折叠，但应保持内容完整、清晰，不得影响凭证的真实性和完整性。4.同一费用类型的报销档案应集中整理，形成独立的案卷。四、报销档案的归档（一）归档时间报销业务完成后，财务部门应在[X]个工作日内将整理好的报销档案移交档案管理部门归档。（二）归档流程1.档案管理部门接收财务部门移交的报销档案时，应进行认真核对，确保档案的数量、内容与移交清单一致。2.按照档案分类方案，对报销档案进行分类编号。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.将归档后的报销档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。4.填写档案目录，详细记录每个案卷的编号、名称、起止日期、保管期限等内容，并将档案目录放置在档案盒内首页。五、报销档案的保管（一）保管期限1.一般费用报销档案的保管期限为[X]年。2.涉及税务、审计等重要事项的报销档案，保管期限按照国家相关法律法规的规定执行，一般为[X]年或更长时间。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.报销档案应分类存放于档案架或档案柜中，排列整齐有序，便于查找和调阅。3.定期对报销档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施。4.电子报销档案应进行备份，并存储于安全的存储介质中，按照规定的期限进行保管。备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。六、报销档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅报销档案，需填写《报销档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅范围等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.财务部门因审计、核对账目等工作需要查阅报销档案，可直接查阅，但应做好查阅记录。3.公司外部人员查阅报销档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并严格限制查阅范围。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅报销档案，不得擅自将档案带出库房。2.查阅过程中，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《报销档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员因特殊原因需要借阅报销档案，需填写《报销档案借阅申请表》，注明借阅事由、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.公司外部人员原则上不得借阅报销档案，如有特殊情况需要借阅，需经公司领导批准，并按照公司规定的程序办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人员凭审批后的《报销档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，档案管理部门应根据申请表内容，核对借阅人员身份，并交付档案。2.借阅人员应妥善保管借阅的报销档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。3.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、缺页等情况，应要求借阅人员说明原因，并根据情节轻重追究相应责任。七、报销档案的销毁（一）销毁条件报销档案保管期满，且无继续保存价值的，可按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期满的报销档案进行清理，提出销毁意见，并编制《报销档案销毁清单》。2.《报销档案销毁清单》应经档案管理部门负责人审核，报公司领导批准。3.销毁报销档案时，应指定专人负责监销。监销人员应认真核对销毁档案的内容与《报销档案销毁清单》一致，并在销毁清单上签字确认。4.销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程中产生的废弃物应妥善处理，防止造成环境污染。5.销毁工作完成后，监销人员应将销毁情况报告档案管理部门负责人，并将《报销档案销毁清单》存档。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对报销档案管理情况进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案的完整性和准确性等。2.财务部门应加强对报销凭证的审核，确保报销业务的合规性，并协助档案管理部门做好报销档案的整理和归档工作。（二）外部检查接受税务、审计等部门的检查时，应