档案交接制度交接手续

PAGE档案交接制度交接手续一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案交接行为，确保档案交接工作的顺利进行，保证档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间、公司/组织与外部单位之间涉及档案交接的各类活动。（三）基本原则1.依法依规原则档案交接工作必须严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保交接过程合法合规。2.真实完整原则交接的档案应真实反映公司/组织的各项活动，内容完整无缺漏。3.及时准确原则档案交接应及时进行，交接信息准确无误，避免延误和差错。4.责任明确原则明确交接双方的责任，确保档案交接过程中出现问题能够及时追溯和处理。二、档案交接的范围（一）文书档案包括公司/组织的各类文件、通知、报告、决议、合同协议等。（二）人事档案员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训等档案材料。（三）财务档案会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关资料。（四）业务档案如销售业务档案、采购业务档案、项目档案等，记录公司/组织各项业务活动的过程和结果。（五）科技档案涉及公司/组织科研、技术开发、工程建设等方面的图纸、资料、实验数据等。三、档案交接的流程（一）交接准备1.交接申请交接方应提前向接收方提交档案交接申请，说明交接档案的种类、数量、交接时间、交接原因等信息。申请应采用书面形式，并经双方负责人签字确认。2.档案整理交接方应对拟交接的档案进行整理，按照档案分类标准进行分类、编号、编目，确保档案的系统性和规范性。同时，对档案的完整性进行检查，如有缺失或损坏应及时补充或修复。3.编制交接清单交接双方共同编制档案交接清单，清单应详细列出档案的名称、数量、保管期限、存放位置等信息。清单一式两份，双方各执一份。（二）现场交接1.时间地点交接双方应按照约定的时间和地点进行现场交接。交接地点应选择安全、适宜的场所，便于档案的搬运和存放。2.文件核对接收方对照交接清单对档案进行逐一核对，检查档案的数量、内容、完整性等是否与清单一致。核对过程中如发现问题，应及时与交接方沟通解决。3.签字确认核对无误后，交接双方在交接清单上签字确认。签字应注明日期，以明确交接时间。（三）后续处理1.档案入库接收方应及时将接收的档案按照规定的保管要求进行入库或存放，确保档案的安全保管。2.交接记录交接双方应做好档案交接记录，记录交接过程中的重要事项、问题及处理情况等。交接记录应妥善保存，以备查阅。四、交接双方的职责（一）交接方职责1.负责按照本制度的要求对拟交接的档案进行整理、分类和编目。2.确保交接的档案真实、完整、准确，无涂改、伪造等情况。3.向接收方提供必要的档案背景信息和说明，协助接收方理解档案内容。4.在规定时间内完成档案交接工作，配合接收方进行核对和签字确认。（二）接收方职责1.按照约定时间和地点接收档案，组织人员进行核对。2.对接收的档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。3.及时将档案交接情况反馈给相关部门或人员。4.在档案交接过程中发现问题时，及时与交接方沟通协商解决。五、档案交接的监督与检查（一）内部监督公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案交接工作进行检查，监督交接流程是否符合规定，交接双方职责是否履行到位。（二）外部监督对于涉及与外部单位交接档案的情况，如委托第三方保管档案等，应接受相关监管部门或行业协会的监督检查，确保档案交接工作合法合规。（三）问题处理如发现档案交接过程中存在违规行为或交接质量问题，监督小组应及时责令整改，并对相关责任人进行批评教育或追究责任。六、档案交接的信息化管理（一）建立档案交接信息系统利用信息技术建立档案交接信息系统，实现档案交接申请、清单编制、交接过程记录、结果反馈等环节的信息化管理，提高交接工作的效率和准确性。（二）数据录入与维护交接双方应按照系统要求及时录入档案交接相关数据，确保数据的真实性和完整性。同时，定期对系统数据进行维护和更新，保证系统的正常运行。（三）信息查询与统计通过档案交接信息系统，相关人员可以方便地查询档案交接历史记录、统计交接数据等，为档案管理决策提供支持。七、档案交接中的保密事项（一）保密责任交接双方应对涉及的档案内容承担保密责任，不得泄露档案中的机密信息，确保公司/组织的商业秘密和敏感信息安全。（二）保密措施在档案交接过程中，应采取必要的保密措施，如限制交接场所人员、对档案进行加密存储和传输等。（三）违规处理如发现交接双方存在违反保密规定的行为，将按照公司/组织的相关规定进行严肃处理，情节严重的将追究法律责任。八、档案交接中的特殊情况处理（一）紧急交接如遇紧急情况需要立即进行档案交接，交接方应在最短时间内通知接收方，并按照本制度的要求尽快完成交接准备和现场交接工作。（二）部分档案交接对于因特殊原因需要进行部分档案交接的情况，交接双方应明确交接的具体范围和内容，并在交接清单中注明。（三）档案争议处理如在档案交接过程中发生争议，交接双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以申请公司/组织内部的档案管理部门进行调解，或按照相关法律法规的规定通过仲裁或诉讼等方式解决。九、附则（一）制度解释本制度由公司/组织档案管理部