活动档案管理制度

PAGE活动档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司活动档案的管理，确保活动档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥活动档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织开展的各类会议、培训、营销、庆典、团建等活动所形成的档案管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：活动档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：活动档案应如实反映活动的全过程，保证档案内容真实可靠。3.分类科学原则：按照活动的类型、时间、重要程度等进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保活动档案的安全，防止档案信息泄露。二、活动档案的形成与收集（一）形成部门与人员职责1.活动主办部门负责活动档案的直接形成和收集工作，指定专人作为活动档案责任人，负责活动期间各类文件资料的收集、整理和初步归档。2.活动参与部门应配合主办部门做好相关资料的提供和协助收集工作。3.活动涉及的外部合作单位提供的文件资料，由主办部门负责接收和审核，并纳入活动档案管理。（二）收集范围1.活动策划阶段：包括活动策划方案、可行性研究报告、活动预算、领导批示等。2.活动筹备阶段：活动通知、邀请函、嘉宾名单、场地租赁合同、设备器材租赁合同、宣传资料（海报、宣传单页、视频等）、活动工作人员名单及分工等。3.活动实施阶段：现场照片、视频、音频资料，签到表，会议记录、培训讲义、营销活动的交易记录、庆典活动的仪式流程记录、团建活动的参与记录等，以及活动期间产生的各类临时性文件、指示、报告等。4.活动总结阶段：活动总结报告、效果评估报告、获奖情况记录、媒体报道资料等。（三）收集要求1.活动档案责任人应及时收集活动过程中产生的各类文件资料，确保资料的完整性。2.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整，如有破损、褪色等情况应及时进行修复或复制。3.外部单位提供的文件资料应要求其加盖公章或相关责任人签字确认。三、活动档案的整理（一）分类标准1.按活动类型分为会议档案、培训档案、营销活动档案、庆典活动档案、团建活动档案等。2.每类活动档案再根据时间顺序、重要程度等进行细分。例如，会议档案可分为年度会议档案、季度会议档案等，营销活动档案可分为新品推广活动档案、促销活动档案等。（二）整理方法1.对收集到的文件资料进行分类排序，去除重复、无效的文件。2.按照文件的性质进行组卷，同一活动的相关文件应集中在一起。例如，活动策划方案、预算、通知等可组成一卷，活动现场照片、视频等可单独整理成电子或纸质相册。3.编写卷内文件目录，注明文件名称、日期、页码等信息，便于查找和核对。4.对于电子文件，应按照分类标准进行命名和存储，并建立相应的索引目录。四、活动档案的归档（一）归档时间活动结束后[X]个工作日内，活动主办部门应将整理好的活动档案移交公司档案管理部门进行归档。（二）归档手续1.主办部门填写《活动档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、类别等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后双方签字确认。（三）归档存储1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和时间顺序排列，便于查找和调阅。2.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份，确保数据安全。同时，建立电子档案的索引数据库，方便快速检索。五、活动档案的保管（一）保管期限1.重要活动档案（如涉及公司重大决策、战略规划、重要客户关系维护等活动）保管期限为[X]年。2.一般活动档案保管期限为[X]年。（二）保管要求1.档案管理部门应保持档案存放环境的整洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家相关标准要求，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。六、活动档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在开展工作、总结经验、制定计划等过程中，可查阅相关活动档案。2.公司领导在决策、指导工作时，可根据需要查阅活动档案。3.因工作需要，外部单位经公司批准后可查阅相关活动档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅活动档案，需填写《活动档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.公司领导查阅活动档案，可直接向档案管理部门提出申请，档案管理部门应及时提供。3.外部单位查阅活动档案，需提交正式的查阅申请函，说明查阅目的、范围等，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用方式1.档案管理部门应根据利用者的需求，提供纸质档案复印件或电子档案资料。2.如需借阅活动档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。七、活动档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据保管期限和档案的实际价值，定期对活动档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、相关业务部门和公司领导组成的档案鉴定小组，负责对活动档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对到期的活动档案进行逐卷审查，分析档案的内容和价值。2.根据档案的重要性、完整性、时效性等因素，确定档案的存毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组确定需销毁的活动档案，编制《活动档案销毁清单》，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.《活动档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。3.销毁过程应进行记录，包括