方正集团档案管理制度

PAGE方正集团档案管理制度一、总则（一）目的为加强方正集团档案管理，有效地保护和利用档案，提高集团管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合集团实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于方正集团总部及所属各子公司、分公司。（三）基本原则1.集中统一管理原则。集团档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实可靠原则。档案应如实反映集团各项工作的历史过程和实际情况，不得篡改、伪造。3.方便利用原则。档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高服务效率。4.安全保密原则。加强档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门集团设立专门的档案管理部门，负责集团档案的集中统一管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和集团档案管理制度。2.制定和完善集团档案管理工作的规章制度、业务规范和工作流程。3.负责集团各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。4.指导和监督所属各子公司、分公司的档案管理工作。5.开发利用档案信息资源，为集团各项工作提供档案服务。6.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高集团员工的档案意识。（二）各部门档案管理人员职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，其职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，并按照档案管理要求进行整理。2.定期将整理好的档案移交集团档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。4.接受档案管理部门的业务指导和监督，遵守集团档案管理制度。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案：包括集团行政事务管理活动中形成的文件材料，如集团章程、董事会决议、总经理办公会纪要、行政公文、工作计划与总结、人事档案、印章管理文件等。2.财务管理类档案：包括集团财务预算、决算、会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务文件等。3.业务经营类档案：包括集团市场营销、生产管理、质量管理、供应链管理等业务活动中形成的文件材料，如销售合同、采购订单、生产记录、质量检验报告等。4.技术研发类档案：包括集团技术研发项目的立项报告、可行性研究报告、技术方案、实验数据、技术成果等文件材料。5.基本建设类档案：包括集团基本建设项目的立项审批文件、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收文件等。6.合同协议类档案：包括集团签订的各类合同、协议、意向书等文件材料。7.声像电子类档案：包括集团在工作活动中形成的照片、录音、录像、电子文档等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，采用分类编号法进行编号。具体编号方法如下：1.一级类目代码：采用大写字母表示，如“A”代表行政管理类档案，“B”代表财务管理类档案，“C”代表业务经营类档案，“D”代表技术研发类档案，“E”代表基本建设类档案，“F”代表合同协议类档案，“G”代表声像电子类档案。2.二级类目代码：采用两位数字表示，如“A01”代表集团章程，“A02”代表董事会决议等。3.三级类目代码：采用三位数字表示，如“A01001”代表集团章程的正本，“A01002”代表集团章程的副本等。4.档案编号示例：如“A0100120230101”，其中“A01001”表示集团章程正本，“20230101”表示该档案的形成日期为2023年1月1日。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像材料等。具体收集范围如下：1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本部门形成的工作计划与总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、合同协议、技术文件、业务资料等。3.本部门与其他部门之间的往来文件、函件、传真等。4.本部门组织的各类会议、活动、培训等形成的文件材料，如会议通知、议程、纪要、讲话稿、培训教材等。5.本部门人员的任免、奖惩、考核、培训等文件材料。6.本部门参与的项目、课题、研究等形成的文件材料，如项目立项报告、研究成果报告等。7.反映本部门工作活动的照片、录音、录像等声像材料。（二）收集要求1.各部门应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性，并按照档案管理要求进行命名和分类。4.声像材料应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行整理和归档。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。具体整理原则如下：1.遵循文件材料的自然形成规律，按照文件的来源、时间、内容等进行分类整理。2.保持文件之间的有机联系，将同一问题、同一项目、同一事件的文件材料集中在一起。3.区分文件材料的保存价值，将具有保存价值的文件材料进行整理归档，剔除无保存价值的文件材料。4.便于保管和利用，档案整理应符合规范化、标准化要求，便于查找、借阅和统计。（四）整理方法1.纸质文件整理：按照档案分类方案，对纸质文件进行分类、编号、编目、装订等工作。编目应包括文件的题名、责任者、日期、文号、页数等信息。装订应采用线装或胶装方式，确保文件的整齐、牢固。2.电子文件整理：按照档案分类方案，对电子文件进行分类、命名、存储，并建立电子文件目录。电子文件应定期进行备份，确保其安全性和完整性。3.声像材料整理：按照档案分类方案，对声像材料进行分类、编号、编目，并制作声像材料目录。声像材料应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行整理和归档。五、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度整理好的档案移交集团档案管理部门归档。对于重大项目、重要事件等形成的档案，应在项目结束或事件处理完毕后及时归档。（二）归档要求1.各部门移交的档案应符合档案整理要求，档案目录应与档案材料一致。2.档案管理部门应按照档案分类方案，对接收的档案进行核对、登记，并办理交接手续。3.归档的档案应编制档案号，填写档案盒封面、盒脊和备考表等信息。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管的档案：凡是反映集团主要职能活动和历史面貌的具有长远利用价值的档案，如集团章程、董事会决议、重要合同协议、财务审计报告等，应永久保管。2.长期保管的档案：凡是在较长时间内对集团工作有查考利用价值的档案，如一般业务文件、工作计划与总结、人事档案等，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对集团工作有查考利用价值的档案，如临时性文件、一般性会议记录等，保管期限为[X]年。（四）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。3.声像档案应存放在专门的音像库房内，音像库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件。音像档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和利用。（五）档案保管期限的鉴定与调整1.档案管理部门应定期对保管期限已满的档案进行鉴定，由档案鉴定小组负责鉴定工作。档案鉴定小组应由档案管理部门、业务部门和相关专家组成。2.鉴定工作应按照档案保管期限的划分标准，对档案的保存价值进行评估，确定档案的存毁。对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，报经集团领导批准后予以销毁。3.档案管理部门应根据集团工作的发展和变化，及时调整档案保管期限的划分标准和档案的保管期限，确保档案管理工作的科学性和合理性。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.集团内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及集团重要机密的档案，查阅人应经集团领导批准，并在档案管理部门指定的地点查阅。3.外部单位查阅集团档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经集团档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要机密档案，应经集团领导批准。（二）借阅权限1.集团内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.涉及集团重要机密的档案，借阅人应经集团领导批准，并在档案管理部门指定的地点借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。4.外部单位借阅集团档案，应持有单位介绍信，注明借阅目的、借阅期限等信息，经集团档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅重要机密档案，应经集团领导批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案时，查阅人应遵守档案管理部门的规定，在指定的地点查阅和借阅，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.查阅和借阅档案时，查阅人应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。3.查阅和借阅档案时，查阅人应及时归还档案，不得逾期不还。如需延长借阅期限，应办理续借手续。4.档案管理部门应建立查阅和借阅档案登记制度，对查阅和借阅档案的人员、时间、内容等信息进行详细记录。七、档案的统计与移交（一）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等。档案统计应做到及时、准确、完整，并定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）档案移交1.集团所属各子公司、分公司撤销、合并时，应将本单位的档案移交集团档案管理部门。2.人员调动时，应将本人保管的档案移交所在部门或档案管理部门。3.档案移交时，移交单位应编制档案移交清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并办理交接手续。八、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，加强对档案工作人员的保密教育，提高保密意识。2.对涉及集团机密的档案，应采取加密存储、专人保管等保密措施，防止档案泄密。未经集团领导批准，任何人不得擅自复制、传播、泄露集团机密档案。3.档案查阅和借阅场所应具备保密条件，查阅和借阅人员应遵守保密规定，不