社工文书档案管理制度

PAGE社工文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强社工文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有与社工业务相关的文书档案管理工作，包括但不限于服务记录、项目文档、会议纪要、财务文件等。（三）管理原则1.集中统一管理原则所有社工文书档案由公司/组织指定的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映社工业务活动的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则档案应涵盖社工业务的各个方面，保证档案资料的全面性和系统性，不得遗漏重要文件。4.保密性原则对于涉及服务对象隐私、敏感信息的档案，应严格保密，按照相关法律法规进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于查阅和利用，提高工作效率，为社工业务开展和决策提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善社工文书档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理社工文书档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。3.对档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理业务水平。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务质量。（二）档案形成部门职责1.负责本部门社工文书档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.负责对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并向档案管理部门报告。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.负责档案的日常收集、整理、归档、保管等工作，保证档案资料的安全和完整。3.按照规定的分类标准和编号方法，对档案进行科学分类和编号，便于查找和利用。4.建立健全档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定办理查阅、借阅手续，确保档案的合理使用。5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，如档案损坏、丢失等。6.积极参与档案信息化建设，协助做好档案数字化录入、存储和管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.服务记录：包括个案服务记录、小组服务记录、社区服务记录等，详细记录服务对象的基本信息、服务过程、服务效果等。2.项目文档：项目申报书、项目计划书、项目执行报告、项目总结报告等，反映项目的立项、实施和完成情况。3.会议纪要：各类社工业务会议、工作协调会、研讨会等的会议纪要，记录会议讨论的主要内容和决策结果。4.财务文件：项目经费预算、决算报告、财务报表、报销凭证等，与社工业务相关的财务资料。5.培训资料：社工培训课程资料、培训教材、培训证书等，反映社工人员的培训情况。6.评估报告：服务对象满意度评估报告、项目评估报告、社工机构评估报告等，对服务质量和项目成效的评价文件。7.其他相关文件：与社工业务有关的政策法规文件、调研报告、宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.档案形成部门应在业务活动结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交至档案管理部门。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或销毁档案内容。4.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件或打印件，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.分类按照社工业务的性质、内容和时间顺序，将档案分为以下几大类：服务类档案：包括个案服务、小组服务、社区服务等具体服务项目的档案。项目类档案：按照不同的项目名称进行分类，每个项目档案包括项目申报、执行、总结等各个阶段文件。会议类档案：根据会议主题和时间进行分类。财务类档案：按照财务年度和收支类别进行分类。培训类档案：按照培训内容和时间进行分类。评估类档案：按照评估对象和时间进行分类。其他类档案：不属于上述分类的其他相关文件。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一类档案进行编号。编号采用[编号规则]，例如：服务类档案编号为“FW[年份][流水号]”，项目类档案编号为“XM[年份][项目编号][流水号]”等。3.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除金属物，对破损的文件进行修补或复制。4.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印成册，并与档案一同存放。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核通过的档案按照分类和编号要求进行排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息。3.将档案目录录入档案管理系统，建立电子档案目录索引，方便档案的查询和利用。4.档案管理人员定期将归档后的档案移交至档案库房进行保管，并办理档案移交手续。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种：1.永久保管涉及重大服务项目、重要政策法规依据、具有长期历史研究价值的档案，如重要的服务记录、项目总结报告、政策法规文件等，应永久保管。2.长期保管一般服务项目档案、重要会议纪要、财务审计报告等，保管期限为[X]年。3.短期保管一般性的工作文件、临时性的服务记录等，保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明各类档案的存放地点。3.定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、完好无损。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的完整性和可用性。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及服务对象隐私、敏感信息的档案，查阅范围应严格限定在与服务相关的必要人员，并经档案管理部门负责人和相关业务部门负责人共同审批。3.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司/组织分管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅人员凭审批后的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供的查阅内容，在档案库房内查找相应档案，并将档案调至查阅室供查阅人员使用。2.查阅人员应在查阅室内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用规定1.档案的利用应严格遵循合法、合理、必要的原则，确保档案信息的安全和保密。2.利用档案形成的资料，如复印件、摘录件等，应注明出处，并加盖档案管理部门印章。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案，鉴定小组应逐卷、逐件进行审查，根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，综合判断档案是否仍有保存必要。2.对于涉及重要服务对象、重大项目、敏感信息等的档案，应适当延长保管期限，确保档案信息的安全和完整。3.对已失去保存价值的档案，鉴定小组应填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经公司/组织分管领导审批后，方可进行销毁。（四）销毁程序1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点