事业单位档案室制度

PAGE事业单位档案室制度一、总则（一）目的为加强事业单位档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由档案室归口管理本单位各类档案。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映本单位各项工作活动。3.完整性原则：保证档案的形成过程和内容完整无缺。4.保密性原则：严格遵守国家保密法规，做好档案的保密工作。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，满足单位各项工作对档案的需求。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位各类档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.定期对档案进行清查、核对，保证档案的完整与安全，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.组织开展档案信息化建设，利用现代信息技术手段对档案进行管理和开发利用。7.负责对本单位各部门档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整。2.按照档案室的要求，做好本部门档案的分类、编号等基础工作，并定期向档案室移交档案。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案，确保档案的安全。4.积极配合档案室开展档案利用工作，根据工作需要及时提供相关档案资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等，确保档案管理工作的规范化、科学化。3.严格执行档案管理制度，保守档案机密，维护档案的安全和完整。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质，适应档案管理工作的发展需要。5.负责档案信息化系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，保证档案信息的准确性和及时性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料。2.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。3.本单位对外签订的合同、协议、章程、报表等文件材料。4.本单位召开会议形成的会议文件、记录、纪要等。5.本单位工作人员在工作中形成的重要文件、报告、总结、论文等。6.反映本单位历史沿革、重大事件、重要活动等方面的档案材料。（二）收集要求1.各部门应在工作活动结束后及时将应归档的材料收集齐全，整理好后移交档案室。2.收集的档案材料应保持其真实性、完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案材料，应同时收集其电子版本，确保档案信息的多介质保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案的整理：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制卷内文件目录，装订成卷，并填写案卷封面、卷脊、备考表等。2.科技档案的整理：按照项目、专业、阶段等进行分类，建立项目档案卷册，编制项目档案目录，对图纸等特殊载体档案进行单独整理和编号。3.会计档案的整理：按照会计年度、类别进行分类，装订成册，编制会计档案目录。4.声像档案的整理：按照内容、时间顺序进行分类，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行数字化处理。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案的安全存放。2.档案装具应排列整齐，便于档案的查找和存取。（三）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于管理和查找。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本单位制定的重要规章制度、年度综合计划、财务预决算、机构演变、人员任免等具有长远查考利用价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括本单位一般工作活动中形成的重要文件材料等。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要包括本单位一般性工作活动中形成的文件材料等。（五）档案清查与统计1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.对清查中发现的问题应及时进行处理，如档案丢失、损坏等情况应及时报告并采取补救措施。3.做好档案统计工作，建立档案统计台账，及时准确地记录档案的收进、移出、保管数量、利用情况等信息，并按规定向上级主管部门报送档案统计报表。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅本单位档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅本单位相关档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可直接到档案室查阅档案原件或复印件。2.借阅：对于确需借出档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求，确保档案按时归还。3.出具证明：根据利用者的需求，档案室可为其出具档案证明材料。（三）利用程序1.本单位内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，需提前向本单位提出查阅申请，说明查阅目的和内容，经本单位主管领导批准后，持单位介绍信到档案室查阅。查阅重要档案还需经档案形成部门同意。3.司法机关、行政机关等依法查阅档案，应出具相关法律文书或行政公文，经本单位主管领导批准后，按照规定程序查阅。4.借阅档案时，利用者应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，经档案室负责人签字批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.利用者查阅或借阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。查阅档案时应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。（四）利用登记与反馈1.档案室应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、查阅或借阅档案的名称、数量、时间、目的等信息。2.利用者归还档案时，档案室应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。3.定期对档案利用情况进行分析总结，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本单位实际情况，对档案进行科学、准确的鉴定。2.坚持全面的历史观点，从维护本单位历史真实面貌出发，确保档案的完整性和系统性。3.严格掌握档案的保管期限，避免随意延长或缩短保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、业务骨干和相关部门负责人组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.结合本单位工作实际，参考档案保管期限表，确定档案的保管期限是否合理。3.对涉及重要事项、重大事件、关键业务等方面的档案，应重点进行鉴定，确保其长期保存。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报本单位主管领导审批。2.批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案销毁工作的凭证。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。3.确保档案信息的安全，防止档案信息的丢失、篡改和泄露。（二）信息化管理系统建设1.选择适合本单位档案管理需求的信息化管理系统，确保系统功能完善、操作简便、安全可靠。2.对档案信息化管理系统进行合理规划和设计，包括档案数据录入、存储、检索、利用等功能模块的设置。3.建立档案数据库，将各类档案信息进行数字化录入，确保数据的准确性和完整性。（三）档案数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。3.建立电子档案与纸质档案的对应关系，通过索引、目录等方式实现电子档案与纸质档案的快速查找和关联。（四）信息安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全