电厂技术档案管理制度

PAGE电厂技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强电厂技术档案管理，确保技术档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥技术档案在电厂生产、建设、科研等各项工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本电厂实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于电厂各部门及与电厂相关的各类技术文件、资料的管理。包括但不限于发电设备技术资料、运行维护记录、检修文件、技术改造资料、试验报告、工程建设档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则电厂技术档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。确保技术档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的管理混乱和信息丢失。2.真实性原则技术档案应如实反映电厂生产、建设、科研等活动的实际情况，保证档案内容的真实性。所有归档的文件资料必须是经过实际工作产生的原始记录，不得伪造、篡改。3.完整性原则涵盖电厂技术活动全过程的各类文件资料，包括从项目规划、设计、施工到运行维护、技术改造等各个阶段的资料，都应完整归档，确保技术档案能够全面反映电厂的技术状况和发展历程。4.准确性原则技术档案中的数据、文字、图表等信息应准确无误，符合实际情况和相关标准规范。在整理、归档过程中，要对档案内容进行严格审核，确保其准确性。5.及时性原则随着电厂各项技术活动的开展，应及时将产生的技术文件资料归档，避免积压和延误。确保档案信息与实际工作同步，以便在需要时能够及时提供有效的参考依据。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责电厂技术档案的全面管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合电厂实际，制定和修订技术档案管理制度、流程和规范，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集、整理电厂各部门产生的各类技术文件资料，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，使其符合档案管理要求。3.档案保管建立安全、可靠的档案保管环境，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、密集架、防火防盗防潮防虫等设备，确保档案的安全保存。对档案进行定期检查和维护，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。4.档案利用服务为电厂各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，根据实际需求及时准确地提供所需档案资料。建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。5.档案信息化建设推进电厂技术档案的信息化管理，建立档案信息管理系统，将档案资料进行数字化存储，实现档案信息的快速检索和共享利用。负责档案信息系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。6.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案存毁意见。对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理，并做好销毁记录。7.业务指导与培训对电厂各部门的档案管理工作进行业务指导，帮助各部门规范档案收集、整理、归档等工作流程。组织开展档案管理业务培训，提高全体员工的档案管理意识和业务水平。三、技术档案的分类与编号（一）分类原则根据电厂技术活动的特点和档案管理的需要，按照以下分类原则对技术档案进行分类：1.按专业分类将电厂技术档案分为发电设备、电气运行、热控运行、燃料运行、化学运行、检修维护、技术改造、工程建设等专业类别，每个专业类别下再根据具体内容细分若干二级类目。2.按时间顺序分类对于同一专业类别的档案，按照其形成时间的先后顺序进行排列，便于反映技术活动的发展历程和连贯性。（二）具体分类1.发电设备档案锅炉设备档案：包括锅炉本体设计资料、安装调试记录、运行参数记录、检修报告、技术改造资料等。汽轮机设备档案：汽轮机设计图纸、安装说明书、运行维护手册、检修记录、技术改造方案及实施记录等。发电机设备档案：发电机技术参数、安装调试文件、运行记录、检修报告、试验数据等。2.电气运行档案电气系统运行记录：包括每日的运行参数报表、设备巡检记录、故障处理记录等。电气操作票：涵盖各种电气操作的操作票存根及执行情况记录。继电保护装置档案：保护装置的原理说明书、调试报告、运行维护记录、定值调整记录等。3.热控运行档案热控系统运行记录：热控设备运行参数、调节记录、故障处理记录等。热控仪表档案：仪表的校准记录、维护记录、故障维修记录等。自动控制系统档案：系统设计资料、调试报告、运行参数设定记录、故障处理记录等。4.燃料运行档案燃料采购合同及相关文件：燃料供应商信息、采购合同、质量检验报告等。燃料储存与输送记录：燃料库存记录、输送设备运行记录、损耗记录等。燃料品质检验报告：入厂燃料和炉前燃料的品质检验数据。5.化学运行档案化学水处理记录：水质分析报告、水处理设备运行记录、药剂添加记录等。水汽质量监测报告：锅炉水汽质量的定期监测数据。化学设备档案：化学设备的设计资料、安装调试记录、运行维护手册、检修报告等。6.检修维护档案设备检修计划与总结：年度、月度检修计划及检修工作完成情况总结。检修技术文件：检修方案、技术措施、质量验收标准等。设备维护记录：日常维护工作记录、设备保养记录、零部件更换记录等。7.技术改造档案技术改造项目立项文件：项目申请报告、可行性研究报告、批复文件等。技术改造设计文件：改造方案设计图纸、技术要求、预算文件等。技术改造实施过程文件：施工记录、调试报告、验收文件等。8.工程建设档案项目前期文件：项目建议书批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。设计文件：初步设计、施工图设计图纸、设计变更文件等。工程施工文件：施工组织设计、施工记录、质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。工程竣工验收文件：竣工验收报告及其相关附件。（三）编号规则为便于档案的管理和查找，对技术档案进行统一编号。编号采用“专业代码+年份+流水号”的形式，具体规则如下：专业代码：根据上述分类，为每个专业类别设定两位数字代码，如发电设备为“01”，电气运行为“02”等。年份：取档案形成年份的后两位数字，如2023年形成的档案编号中年份部分为“23”。流水号：按照档案形成的先后顺序，为每个专业类别下的档案依次编制流水号，从“001”开始递增。例如，发电设备专业2023年形成的第5份档案编号为“0123005”。四、技术档案的收集与归档（一）收集范围1.电厂新建、扩建、改建项目从规划、设计、施工到竣工验收全过程产生的各类文件资料。2.发电设备、电气设备、热控设备、燃料设备、化学设备及其附属系统从选型、采购、安装调试到运行维护、检修改造等各个环节的技术文件和记录。3.电厂开展的科研项目、技术创新活动所形成的研究报告、试验数据、技术成果等资料。4.与电厂生产经营活动相关的各类合同、协议、资质证书、许可证等文件。5.上级主管部门下发的与电厂技术工作有关的文件、通知、标准规范等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责本部门技术文件资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行有效的备份存储。3.对收集到的档案资料进行初步整理，按照分类要求进行分类，剔除重复、无效的文件，确保归档资料的质量。（三）归档流程1.各部门收集整理好的档案资料，定期移交至档案管理部门。移交时，填写《技术档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、形成时间、移交部门等信息。2.档案管理部门收到移交的档案资料后，按照分类和编号规则进行再次整理和编号，并录入档案信息管理系统。对不符合要求的档案资料，及时与移交部门沟通，要求补充完善。3.完成整理和编号后的档案资料，按照保管期限和存储要求进行妥善保管。五、技术档案的保管（一）保管环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备。配备火灾自动报警系统、灭火器材，安装防盗门窗、防虫网、防鼠板等防护装置，定期对库房进行清洁和消毒。3.档案存放应使用符合标准的档案装具，如密集架、档案柜等。档案装具应排列整齐，便于查找和管理。（二）档案存储方式1.纸质档案应按照分类和编号顺序依次存放于档案装具中，不同年度、不同专业类别的档案应分开存放。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份存储。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照档案信息管理系统的分类和编号进行存储，建立清晰的目录结构，便于检索和查询。3.对于重要的技术图纸、文件等资料，可采用缩微胶片等方式进行存储，以延长档案的保存期限。（三）档案保管期限根据国家相关规定和电厂实际情况，确定技术档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管电厂的重要规划、设计文件，如项目可行性研究报告、初步设计文件等。涉及电厂重大技术改造、技术创新项目的关键文件资料，如技术改造方案、验收报告等。反映电厂历史沿革、生产技术发展历程的重要文件，如电厂大事记、历年生产技术总结等。2.长期保管发电设备、主要生产系统的技术档案，如锅炉、汽轮机、发电机等设备的全套技术资料，保管期限为30年。电气、热控、燃料、化学等专业的运行维护记录、检修报告等，保管期限为20年。工程建设项目的竣工验收文件，保管期限为20年。3.短期保管一般性的技术文件、资料，如日常巡检记录、临时检修报告等，保管期限为5年。临时性的技术措施、方案等文件资料，保管期限为2年。（四）档案定期检查与维护1.档案管理部门定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、存储环境、文件的完整性等。每月进行一次库房巡查，每季度进行一次全面检查，并做好检查记录。2.对于发现的问题，如档案受潮、发霉、破损等，及时采取相应的处理措施。对受潮的档案进行干燥处理，对破损的档案进行修复或复制。3.定期对档案装具进行检查和维护，确保其正常使用。对损坏的档案装具及时进行维修或更换。4.根据档案保管期限和实际情况，对到期档案进行鉴定，确定是否需要继续保存或销毁。六、技术档案的利用（一）利用范围1.电厂内部各部门在生产运行、设备检修、技术改造、科研开发等工作中需要查阅相关技术档案资料。2.与电厂有业务往来的单位，如供应商、合作伙伴等，因工作需要查阅与业务相关的技术档案。3.上级主管部门、政府相关部门等因工作检查、调研等需要查阅电厂技术档案。（二）利用流程1.查阅申请电厂内部各部门因工作需要查阅技术档案时，填写《技术档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。外部单位查阅技术档案时，需提供单位介绍信或相关证明文件，填写《技术档案查阅申请表》，经电厂相关部门负责人审核同意后，提交至档案管理部门。2.审批档案管理部门收到查阅申请表后，对查阅申请进行审核。对于内部查阅申请，审核重点为查阅目的是否合理、查阅时间是否符合规定等；对于外部查阅申请，除审核上述内容外，还需审核查阅单位的资质和查阅范围是否符合规定。审核通过后，报档案管理部门负责人审批。3.查阅服务经审批同意的查阅申请，档案管理部门根据申请提供相应的档案资料。查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应按照规定办理复制手续，并支付相应的复制费用。4.借阅管理对于确需借阅档案的情况，内部借阅需经部门负责人和档案管理部门负责人批准；外部借阅需经电厂分管领导批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损，按时归还档案。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现问题，及时追究借阅人员的责任。（三）利用登记建立技术档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称及编号、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。七、技术档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立技术档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关专业技术人员和纪检监察人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限和实际价值进行鉴定。对于保管期限已满且确无保存价值的档案，予以销毁；对于仍有一定参考价