涉密档案管理制度责任

PAGE涉密档案管理制度责任一、总则（一）目的为加强公司涉密档案管理，确保公司涉密信息的安全与保密，防止涉密档案的泄露、丢失或不当使用，特制定本制度，明确相关责任，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的各类档案管理工作，包括档案的形成、收集、整理、保管、利用、销毁等环节。（三）相关定义1.涉密档案：指涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密，一旦泄露可能对公司利益、国家安全或社会稳定造成损害的档案。2.国家秘密：关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。3.商业秘密：不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。4.工作秘密：公司在公务活动中产生的，不属于国家秘密而又不宜对外公开的秘密事项。（四）管理原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保涉密档案管理工作合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识，采取有效措施预防涉密档案的泄露风险，做到防患于未然。3.全程管控原则：对涉密档案的全生命周期进行严格管理，确保各个环节的安全保密。4.责任明确原则：明确各部门和人员在涉密档案管理中的职责，做到责任到人。二、管理职责（一）公司保密委员会1.负责制定和修订公司涉密档案管理制度，审定重大涉密档案管理事项。2.监督检查公司各部门涉密档案管理工作的执行情况，协调解决管理工作中的重大问题。3.对违反涉密档案管理制度的行为进行调查处理，提出处理意见和建议。（二）档案管理部门1.归口管理公司涉密档案，负责制定涉密档案管理的具体操作规程和流程。2.组织开展涉密档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的完整、准确和安全。3.对涉密档案的密级进行确定、变更和解除，定期对档案的保密期限进行审核。4.负责涉密档案存储设施的建设、维护和管理，保障存储环境的安全可靠。5.开展涉密档案管理培训和宣传教育工作，提高员工的保密意识和管理水平。（三）各部门1.负责本部门产生的涉密档案的收集、整理和初步保管工作，并及时移交档案管理部门。2.严格执行公司涉密档案管理制度，明确专人负责本部门涉密档案的管理，确保档案的安全保密。3.在利用涉密档案时，按照规定办理审批手续，不得擅自扩大利用范围或泄露档案内容。4.对本部门员工进行保密教育，督促员工遵守涉密档案管理规定。（四）档案管理人员1.严格遵守保密纪律，认真履行岗位职责，确保涉密档案管理工作的准确性和保密性。2.负责涉密档案的日常管理工作，包括档案的整理、编目、上架、借阅登记等。3.定期对涉密档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施处理。4.协助档案管理部门开展保密培训和宣传教育工作，提高员工的保密意识。（五）利用涉密档案的人员1.严格遵守公司涉密档案管理制度，在利用档案前必须办理审批手续，明确利用目的、范围和方式。2.不得擅自复制、摘抄、转借涉密档案，不得在非保密场所查阅、使用涉密档案。严格按照规定的用途使用档案，不得泄露档案内容。3.利用完毕后，及时归还档案，并办理归还手续，确保档案的安全完整。三、涉密档案的分类与密级确定（一）分类1.国家秘密类：涉及国家安全和利益的事项，按照国家保密法规确定的密级进行分类管理。2.商业秘密类：技术秘密：包括公司的产品研发资料、技术配方、工艺流程、技术诀窍等。经营秘密：涵盖公司的客户信息、市场策略、营销计划、财务数据、合同协议等。3.工作秘密类：公司内部不宜公开的工作信息，如内部会议纪要、工作方案、人事任免等。（二）密级确定1.档案形成部门在档案产生时，根据档案内容涉及的秘密程度，初步确定密级，并填写《涉密档案密级确定申请表》。2.档案管理部门对申请表进行审核，结合公司实际情况和保密要求，最终确定密级。3.密级分为绝密、机密、秘密三级：绝密级：最重要的涉密档案，泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重的损害。机密级：重要的涉密档案，泄露会使公司的安全和利益遭受严重的损害。秘密级：一般的涉密档案，泄露会使公司的安全和利益遭受一定的损害。（三）密级变更与解除1.当档案所涉及的事项发生变化，导致密级需要调整时，档案形成部门应及时填写《涉密档案密级变更申请表》，说明变更原因和依据，报档案管理部门审核后进行变更。2.档案保密期限届满或所涉及的事项已不再具有保密价值时，档案形成部门应填写《涉密档案密级解除申请表》，经档案管理部门审核后，报公司保密委员会批准解除密级。3.密级变更或解除后，档案管理部门应及时对档案的标识、存储位置等进行相应调整，并在档案管理系统中更新记录。四,涉密档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门涉密档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.在文件材料形成过程中，承办人员应明确其密级，按照保密要求进行妥善保管，并及时移交档案管理人员。3.对于零散的涉密文件资料，档案管理人员应定期进行收集，确保无遗漏。（二）整理1.档案管理人员按照档案管理的有关规定和分类标准，对收集到的涉密档案进行整理。2.整理过程中，应确保档案的真实性、完整性和准确性，对不符合要求的档案进行补充、修正或剔除。3.按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类排序，编制档案目录，便于查找和管理。五、涉密档案的保管（一）存储设施1.公司应设立专门的涉密档案存储场所，配备必要的安全防护设施，如防盗门窗、监控设备、防火设备、防潮设备等。2.存储场所应保持清洁整齐，温度和湿度适宜，确保档案不受损坏。3.涉密档案应存放在专用的档案柜中，实行分类存放，不同密级的档案应分开存放，并设置明显的标识。（二）存储方式1.涉密档案可采用纸质、电子等多种存储方式，但应确保存储介质的安全可靠。2.电子涉密档案应进行加密存储，并定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。3.对于重要的涉密档案，可采用异地存储的方式，以防止因自然灾害、突发事件等原因导致档案丢失。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对涉密档案进行清查核对，确保档案的数量和内容准确无误。2.严格限制非档案管理人员进入涉密档案存储场所，确需进入的，应经过批准并进行登记。3.对存储场所的安全设施进行定期检查和维护，确保其正常运行。4.加强对存储场所的安全保卫工作，防止未经授权的人员进入或破坏。六、涉密档案的利用（一）利用原则1.严格遵循“最小化”原则，根据利用目的，严格控制涉密档案的利用范围，确保只提供必要的信息。2.坚持“审批制”，利用涉密档案必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自利用。3.确保利用过程的“可追溯性”，对每一次利用行为进行详细记录，以便查询和监督。（二）利用审批1.内部人员因工作需要利用涉密档案时，应填写《涉密档案利用申请表》，注明利用目的、范围、时间等内容。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据利用需求和保密规定进行审批，必要时征求公司保密委员会意见。3.审批通过后，档案管理人员按照规定提供档案，并做好利用登记。（三）利用方式1.查阅涉密档案应在档案管理部门指定的保密场所进行，利用人员不得擅自将档案带出指定场所。2.如需复制涉密档案，必须经过严格的审批，复制件应按照原件的密级进行管理，并注明复制日期、份数等信息。3.因工作需要摘录涉密档案内容时，应经档案管理部门同意，摘录内容不得超出利用目的范围，并妥善保管摘录件。（四）利用登记1.档案管理人员应对涉密档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人员、利用目的、利用范围、归还时间等。2.登记记录应妥善保存，以备查询和审计。七、涉密档案的销毁（一）销毁条件1.涉密档案超过保密期限，且经审核不再具有保密价值的。2.涉密档案所涉及的事项已公开，或因其他原因无需继续保密的。3.涉密档案因损坏、变质等原因无法继续保存的。（二）销毁审批1.档案管理部门提出涉密档案销毁申请，填写《涉密档案销毁申请表》，说明销毁原因、档案名称、数量、密级等信息。2.申请表经档案管理部门负责人审核签字后，报公司保密委员会审批。3.公司保密委员会批准后，方可实施销毁工作。（三）销毁方式1.对于纸质涉密档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对于电子涉密档案，应采用专业的数据擦除软件进行多次擦除，确保数据彻底销毁，或对存储介质进行物理销毁。3.销毁过程应进行全程监督，确保销毁工作符合要求。（四）销毁记录1.档案管理部门应对涉密档案的销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、执行人员等。2.销毁记录应保存一定期限，以备查阅。八、监督与检查（一）内部监督1.公司保密委员会定期对各部门涉密档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理部门负责对涉密档案管理工作进行日常监督，对发现的违规行为及时纠正，并报告公司保密委员会。（二）外部审计1.公司定期聘请专业的审计机构对涉密档案管理工作进行审计，检查制度执行情况和档案管理的合规性。2.根据审计意见，及时完善涉密档案管理制度，加强管理措施。（三）责任追究1.对于违反涉密档案管理制度，导致涉密档案泄露、丢失或不当使用的部门和人员，公司将依法依规追究其责任。2.责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、降职、辞退等，构成犯罪的，依法移送司法机关处理。九、培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门制定年度涉密档案管理培训计划，明确培训内容、对象、时间和方式等。2.培训计划应涵盖国家保密法律法规、公司涉密档案管理制度、保密技能等方面。（二）培训实施1.根据培训计划，定期组织开展涉密档案管理培训工作，培训对象包括公司全体员工，重点是涉及涉密档案管理的人员。2.培训方式可采用集中授课、在线学习、