档案工作人员保管制度

PAGE档案工作人员保管制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、安全与有效利用，规范档案工作人员的保管行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体档案工作人员，涵盖公司各部门、各分支机构在档案管理工作中的相关行为。（三）基本原则1.真实性原则：档案工作人员应确保所保管档案内容真实、准确反映公司各项活动与业务情况。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的档案严格保密，限制查阅与使用范围。5.便利性原则：档案保管应便于检索、查询与利用，提高工作效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案工作人员职责（一）档案管理负责人职责1.全面负责公司档案管理工作，制定档案工作计划与目标，并组织实施。2.建立健全档案管理制度体系，确保档案管理工作有章可循、规范有序。3.统筹协调各部门档案工作，指导、监督档案工作人员履行职责，定期检查档案管理工作情况。4.组织档案业务培训与学习，提高档案工作人员业务水平与综合素质。5.负责档案信息化建设，推进档案管理系统的应用与升级，提高档案管理信息化水平。6.参与公司重大活动、重要项目档案的收集、整理与归档工作，确保档案资料的完整性与准确性。7.审核档案的鉴定、销毁等重要事项，确保档案管理符合法律法规与公司规定。8.与外部档案管理机构、相关部门保持沟通与协作，促进公司档案管理工作的顺利开展。（二）档案收集与整理人员职责1.按照档案收集范围与要求，及时、全面地收集公司各部门形成的各类档案资料，确保档案不遗漏。2.对收集到的档案进行初步整理，分类、编号、编目等，保证档案资料的有序性。3.检查档案的完整性与准确性，对不符合要求的档案及时与相关部门沟通，补充完善。4.协助档案管理负责人做好档案信息化录入工作，确保档案信息准确、完整地录入系统。5.定期对收集与整理的档案进行盘点，核对档案数量与质量，发现问题及时报告并处理。（三）档案保管人员职责1.负责档案实体的保管工作，按照档案保管要求，提供适宜的保管环境，确保档案安全。2.对档案库房进行日常管理，定期检查库房设施设备，如温湿度控制设备、消防设备、防虫防霉设备等，确保正常运行。3.建立档案保管账目，详细记录档案的入库、出库、存放位置等信息，做到账物相符。4.严格执行档案借阅、归还登记制度，对借阅档案的人员、时间、用途等进行详细记录，确保档案借阅过程可追溯。5.对档案进行定期清点与核对，发现档案损坏、丢失等情况及时报告，并采取相应措施进行处理。6.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁，防止档案受到污染。（四）档案利用与查询人员职责1.根据公司规定与工作需要，为内部人员提供档案查询与利用服务，确保档案信息的合理使用。2.按照档案利用审批流程，对利用档案的申请进行审核，确保利用目的正当、合法。3.协助利用人员查阅档案，提供必要的指导与帮助，提高档案利用效率。4.对档案利用情况进行记录，包括利用时间、利用人员、利用内容等，定期进行统计与分析。5.保守档案机密，不得泄露档案内容给无关人员，确保档案信息安全。三、档案收集（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各类合同协议，如采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。3.公司内部管理制度、规定、办法等文件。4.公司各类会议文件，包括会议通知、会议纪要、会议记录等。5.公司财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。6.公司人力资源档案，如员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。7.公司项目档案，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目总结等。8.公司产品研发档案，如产品设计图纸、技术资料、测试报告等。9.公司市场营销档案，如市场调研报告、广告宣传资料、客户资料等。10.公司行政事务档案，如办公用品采购记录、车辆使用记录、办公场地租赁资料等。11.公司对外宣传资料，如公司简介、宣传册、新闻报道等。12.其他与公司业务活动相关的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.档案收集人员应熟悉档案收集范围与要求，主动与相关部门沟通协调，及时获取档案资料。3.对于重要文件、紧急文件，应优先收集，并确保其完整性与准确性。4.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。5.对电子档案应同时收集其对应的纸质档案，确保两者内容一致。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，各部门应在文件办理完毕后的[X]个工作日内收集整理后移交档案管理部门。2.对于定期形成的档案，如年度财务报表、年度工作总结等，应在规定时间内及时收集归档。3.公司重大活动、重要项目结束后，相关部门应在活动或项目结束后的[X]个工作日内将档案资料收集整理后移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.按年度分类：将档案按形成年度进行划分，便于按年度检索与统计档案。2.按机构分类：根据公司内部组织机构，将档案分为各部门档案，明确档案的来源与归属。3.按问题分类：按照档案所反映的问题或事项进行分类，如将合同档案分为采购合同、销售合同等类别。4.按保管期限分类：根据档案的重要程度与保存价值，将档案分为永久、长期、短期保管三类。（二）编号规则1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，确保每个档案有唯一的编号标识。2.编号采用[编号格式]，其中[具体说明编号各部分的含义]。3.编号应在档案整理过程中同步进行，确保编号与档案内容准确对应。（三）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、来源等信息。2.档案目录应打印成册，并建立电子目录，便于查询与管理。3.对档案目录应定期进行更新与维护，并确保电子目录与纸质目录信息一致。（四）装订规范1.对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管与查阅。2.装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属钉等易生锈的装订材料。3.装订时应注意保护档案内容，避免损坏文件。五、档案保管（一）保管环境要求1.档案库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.库房温度应保持在[适宜温度范围]，相对湿度应保持在[适宜湿度范围]。3.库房应配备温湿度监测设备，定期记录温湿度数据，确保环境条件符合要求。4.库房应安装防火、防盗报警装置，并定期进行检查与维护，确保其正常运行。5.库房应设置防虫、防霉设施，如防虫药、防霉剂等，防止档案受到虫害与霉菌侵害。（二）档案存放方式1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找与管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，并有明显标识。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，确保数据安全。4.对珍贵、易损档案应采取特殊保护措施，如使用专门的档案盒、封装材料等。（三）档案保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司设立、变更、注销文件，重要合同协议，年度财务报表等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为[X]年。如一般性合同协议、年度工作总结等。3.短期保管：凡是反映公司临时性工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限为[X]年。如临时性会议文件、一般性行政事务档案等。（四）档案定期盘点1.档案管理部门应定期对档案进行盘点，每年至少进行[X]次全面盘点。2.盘点内容包括档案数量、质量、保管状况等，确保账物相符。3.对盘点中发现的问题应及时记录，并采取相应措施进行处理，如补充档案、修复损坏档案等。4.盘点结束后应形成盘点报告，报告内容包括盘点时间、范围、结果、问题及处理情况等，并报档案管理负责人审核。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案，如进行项目研究、合同审查、工作决策等。2.外部单位因法定事由需要查阅公司档案，如司法机关、行政机关依法查阅相关档案。（二）利用流程1.内部利用利用人员填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息。将申请表提交所在部门负责人审批，部门负责人应根据利用目的与工作需要进行审核，签署意见。申请表经部门负责人审批后，提交档案管理部门。档案管理部门根据档案保管规定与利用审批情况，确定是否提供档案利用，并安排专人协助查阅。利用人员在档案管理部门指定地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、损毁、抽取档案。查阅完毕后，利用人员应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案数量与质量，确保档案完整无损。2.外部利用外部单位因法定事由需要查阅公司档案，应出具相关证明文件，如司法机关的协助调查通知书、行政机关的查询函等。将证明文件提交公司档案管理部门，档案管理部门审核后，报公司分管领导审批。经公司分管领导审批同意后，档案管理部门按照审批意见提供档案查阅服务，并指定专人负责协助查阅，查阅过程应进行全程记录。查阅完毕后，外部单位应在规定时间内归还档案，档案管理部门应认真核对档案情况，并将查阅记录整理归档。（三）利用限制1.涉及公司机密与商业秘密的档案，未经公司授权，不得对外提供查阅与利用。2.档案利用人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自将档案带出档案管理部门指定地点。3.档案利用人员不得擅自复制、摘抄档案内容，如需复制、摘抄，应按照档案管理部门规定办理相关手续。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果准确、合理。2.鉴定工作应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值与保存价值，综合判断档案是否需要继续保存。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理负责人、相关业务部门负责人、档案专业人员等组成。2.鉴定小组负责制定档案鉴定标准与方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否真实、准确、完整，是否反映公司主要职能活动与历史面貌。2.评估档案的现实利用价值，判断其对公司当前工作与未来发展的参考作用。3.根据档案保管期限规定，审查档案是否已达到保管期限。4.检查档案的保存状况，是否存在损坏、变质等情况，影响档案的继续保存。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》