局会计档案管理制度

PAGE局会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本局会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关及所属各单位的会计档案管理工作。（三）定义本制度所称会计档案，是指本局在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理应遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单等，是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始书面证明。2.记账凭证，是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。（二）会计账簿1.总账，是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。2.明细账，是根据明细分类科目开设账户，用来登记某一类经济业务，进行明细分类核算，提供明细核算资料的分类账簿。3.日记账，是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表以及相关附表，反映单位在一定时期内的财务状况、经营成果和现金流量情况。2.财务情况说明书，对单位一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告，包括单位生产经营的基本情况、利润实现和分配情况、资金增减和周转情况、对本期或下期财务状况发生重大影响的事项等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收本单位未收账项数额，减去对方已付本单位未付账项数额，以调整双方余额使其一致的一种调节方法所编制的表格。2.银行对账单，是银行和企业核对账务的联系单，也是证实企业业务往来的记录，也可以作为企业资金流动的依据。3.纳税申报表，是纳税人履行纳税义务，按期向税务机关申报纳税期应缴税额时应填报的表格。4.会计档案移交清册，记录会计档案从一个部门或人员移交至另一个部门或人员时的详细情况，包括档案名称、数量、移交时间、移交人、接收人等信息。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案的保管情况，包括档案类别、数量、保管期限、存放地点等信息。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁的详细情况，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁原因、监销人等信息。三、会计档案的整理（一）分类标准会计档案应按照形成时间、类别等进行分类整理。具体分类如下：1.会计凭证类，按照月份和凭证编号顺序排列。2.会计账簿类，总账、明细账、日记账等应分别按照账簿编号顺序排列，固定资产卡片应在固定资产报废清理后，按照类别排列。3.财务会计报告类，按照月份、季度、年度顺序排列。4.其他会计资料类，按照资料形成时间顺序排列。（二）编号规则对整理好的会计档案应进行编号，以便于查找和管理。编号规则如下：1.会计凭证：年度+月份+凭证号，如“20XX年01月001号”。2.会计账簿：总账为“Z”+账簿编号，明细账为“M”+账簿编号，日记账为“R”+账簿编号，固定资产卡片为“G”+类别编号，如总账“Z01”、明细账“M02”等。3.财务会计报告：年度+报告类型+报告期，如“20XX年年度财务报表（月度）”。4.其他会计资料：按照资料类别进行编号，如银行存款余额调节表为“Y1”、银行对账单为“Y2”等。（三）装订要求1.会计凭证应定期装订成册，防止散失。装订前应检查凭证的完整性，剔除金属物等，并按编号顺序排列，整理整齐。2.装订时应使用棉线在左上角装订牢固，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等信息。3.会计账簿应在年度终了后，按照规定的方法进行结账、划线，并将空白账页抽出，整理装订成册。装订时应在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、年度、账簿编号等信息。4.财务会计报告应在年度终了后，按照规定的格式和内容进行编制，并装订成册。装订时应在报告封面上注明单位名称、年度、报告类型、报告期等信息。5.其他会计资料应根据资料的性质和特点，采用适当的方式进行装订或整理，确保资料的整齐、规范。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限如下：1.会计凭证，保管期限为30年。2.会计账簿，总账、明细账、日记账等保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告，月度、季度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告保管期限为永久。4.其他会计资料，银行存款余额调节表保管期限为10年，银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册保管期限为永久，会计档案销毁清册保管期限为永久。（二）保管地点本局应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保会计档案的安全保管。会计档案保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，按照编号顺序排列整齐，便于查找和调阅。2.会计档案应建立电子和纸质两套档案，电子档案应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，如光盘、硬盘等。备份介质应异地存放，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。3.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和盘点，确保档案的完整、安全。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。4.严格限制非档案管理人员进入会计档案保管库房，确因工作需要进入的，应经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员陪同。5.会计档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自将会计档案提供给无关人员查阅或复制，不得泄露会计档案的内容和信息。五、会计档案的查阅和借阅（一）查阅权限本局内部人员查阅会计档案，应经本单位负责人批准。外单位人员查阅会计档案，应持有单位介绍信，并经本局负责人批准。查阅会计档案时，查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅人员姓名等信息。（二）借阅程序本局内部人员借阅会计档案，应经档案管理部门负责人批准，并填写借阅登记表，注明借阅日期、借阅内容、借阅人员姓名、归还日期等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外单位人员借阅会计档案，除应经本局负责人批准外，还应按照国家有关规定办理相关手续，并由本局人员陪同查阅或借阅。借阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换，不得将会计档案带出本局指定的查阅或借阅地点。（三）查阅和借阅登记档案管理人员应建立会计档案查阅和借阅登记簿，详细记录查阅和借阅的日期、内容、人员姓名、批准人等信息。查阅和借阅登记簿应妥善保管，以备查考。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，应由档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。对保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.会计档案销毁清册应经单位负责人签署意见后，报上级主管部门备案。2.销毁会计档案时，应由档案管理部门、财务部门和审计部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。3.会计档案销毁后，档案管理人员应在会计档案保管清册上注明销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息，并将会计档案销毁清册永久保存。七、会计档案信息化管理（一）电子会计档案的管理要求1.电子会计档案应具备完整性、可用性、安全性，符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求。2.电子会计档案应采用符合国家标准的存储格式进行存储，如PDF、TIFF等，确保电子档案能够长期保存和有效利用。3.电子会计档案应进行分类、编号、著录等管理，建立电子会计档案目录数据库，便于检索和查询。4.电子会计档案应定期进行备份，备份介质应异地存放，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。备份数据应进行完整性和可用性检查，确保备份数据能够正常恢复。（二）会计档案信息化系统建设本局应建立会计档案信息化管理系统，实现会计档案的电子化采集、存储、检索查询、借阅审批、销毁管理等功能。会计档案信息化管理系统应与本局的财务核算系统、档案管理系统等进行有效集成，确保会计档案信息的及时、准确、完整。（三）数据安全与保密1.加强会计档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.对会计档案信息化系统的用户进行权限管理，严格控制用户的访问权限，确保只有授权人员能够访问和操作会计档案信息。3.定期对会计档案信息化系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。4.加强对会计档案信息化系统操作人员的安全培训，提高操作人员的安全意识和操作技能，防止因操作失误导致数据丢失或泄露。八、监督与检查（一）内部监督本局应建立健全会计档案管理内部监督制度，定期对会计档案管理工作进行检查和评估。财务部门应定期对会计档案的整理、保管、查阅、借阅等情况进行自查，发现