非公企业档案室制度

PAGE非公企业档案室制度一、总则（一）目的为加强非公企业档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高企业管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本非公企业内各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则企业档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则档案应如实反映企业各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集企业在生产经营、行政管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及企业机密的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便企业各部门和员工对档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本企业档案管理制度，并组织实施。2.负责集中统一管理本企业各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.根据企业各部门和员工的利用需求，提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。7.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。8.对企业各部门的档案工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训，提高员工的档案意识和业务能力。（二）各部门职责1.负责本部门在各项工作中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的齐全完整，并定期移交档案室。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案室做好档案的整理、编目、装订等工作。3.严格遵守档案管理制度，按照规定的程序和要求查阅、借阅档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.积极支持和配合档案室开展档案管理工作，接受档案室的业务指导和监督检查。（三）员工职责1.员工在工作中应及时将形成的文件材料交本部门兼职档案管理人员进行整理归档，不得私自留存。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，履行借阅登记手续，按时归还档案，不得擅自将档案带出企业或转借他人。3.爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、折叠等，确保档案的整洁和完好。4.发现档案丢失、损坏或泄密等情况，应及时报告本部门负责人和档案室。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案包括企业在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各类文件、通知、报告、决议、合同、协议等。2.科技档案涵盖企业在产品研发、生产工艺、技术改造、设备管理等方面形成的图纸、技术文件、实验报告、操作规程等。3.会计档案包含企业的会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.人事档案涉及员工的履历、工资待遇、考核评价、奖惩情况、培训记录、劳动合同等。5.业务档案根据企业业务特点，收集在市场营销、客户服务、项目管理、质量控制等业务活动中形成的档案材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件材料，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密，符合档案管理的要求。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制案卷目录和卷内文件目录。2.科技档案根据项目、专业、时间等进行分类，建立项目档案卷，编制档案目录和底图目录。3.会计档案按照会计年度、类别进行分类，装订成册，编制会计档案目录。4.人事档案按照员工类别、档案内容进行分类整理，建立员工人事档案袋，编制档案索引。5.业务档案根据业务流程和类别进行分类，建立业务档案卷宗，编制档案清单。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案次年上半年内完成上一年度文件材料的归档工作。2.科技档案项目结束后三个月内完成项目档案的归档。3.会计档案在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案室保管。4.人事档案员工离职后一个月内，将其人事档案移交档案室。5.业务档案根据业务活动的阶段性特点，及时进行归档，确保档案的时效性。（二）归档程序1.各部门兼职档案管理人员对收集整理好的文件材料进行初步审核，确保符合归档要求。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，一式两份，一份随档案移交档案室，一份由移交部门留存。3.档案室对移交的档案进行验收，核对档案的完整性、准确性和规范性，验收合格后办理签收手续。（三）保管期限1.永久保管凡是反映企业主要职能活动和历史面貌的，对本企业有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管分为30年、10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，分别确定不同的保管期限。（四）保管要求1.档案室应配备专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明各类档案的存放架位。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。五、档案的利用（一）利用范围1.企业内部各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经企业批准后查阅、借阅相关档案。（二）利用方式1.查阅企业内部人员可直接到档案室查阅档案，档案室应提供必要的查阅条件。查阅人员应在查阅登记本上填写查阅日期、档案名称、查阅目的等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等，经部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、折叠等。2.查阅、借阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需带出档案室，应经档案室负责人批准，并办理登记手续，限期归还。3.外单位查阅、借阅档案，应持有单位介绍信，经企业主管领导批准后，方可查阅、借阅。查阅、借阅档案时，应安排专人陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制、拍照，应经档案室负责人同意，并注明用途。4.查阅、借阅档案的人员，应妥善保管档案，不得泄露档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏或泄密，应依法承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员代表等组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和利用价值，按照国家有关规定和本企业档案管理制度，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行全面审查，逐卷逐件分析档案的保存价值。2.对确定失去保存价值的档案，填写档案销毁审批表，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，经部门负责人、档案室负责人、企业主管领导签字同意后，方可进行销毁。（四）销毁方式对批准销毁的档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并指定专人负责监销。监销人员应在销毁清册上签字，注明销毁日期、方式等信息。销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和共享。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设搭建档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.数据安全管理加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。