丛台区档案管理制度

PAGE丛台区档案管理制度一、总则（一）目的为了加强丛台区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于丛台区各级党政机关、企事业单位、社会团体等组织（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位的档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映本单位各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集、整理本单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.区档案局职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本区档案工作的规章制度和业务标准。对全区各单位的档案工作进行监督、指导和检查，依法查处档案违法行为。组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高档案工作人员的业务素质和社会档案意识。负责接收、征集、整理、保管和提供利用本区重要档案资料，推进档案信息化建设。2.各单位档案管理部门职责贯彻执行国家和本区有关档案工作的法律法规和规章制度，建立健全本单位的档案管理制度。负责本单位各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整、准确和系统。按照规定向区档案局移交应归档的档案，并做好档案的查阅、借阅服务工作。组织开展本单位档案信息化建设，推进档案信息资源的开发利用。负责对本单位下属部门的档案工作进行指导和监督，定期组织档案工作检查。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。本单位形成的各种公文，包括请示、报告、决定、决议、通知、通报、会议纪要等。本单位与其他单位签订的合同、协议、意向书等。本单位的工作计划、总结、统计报表、大事记等。2.科技档案本单位在科研、生产、建设等活动中形成的项目立项文件、研究报告、技术方案、图纸、实验数据、产品样本等。本单位引进的新技术、新设备的相关文件资料，包括技术合同、设备说明书、安装调试记录等。3.人事档案本单位工作人员的履历材料、自传、鉴定、考核、考察材料。学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴、培训等材料。党团材料、奖励处分材料、工资待遇、任免、出国（境）等材料。4.会计档案本单位的会计凭证、会计账簿、财务报告等财务核算资料。银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等其他会计资料。5.声像档案本单位在各项活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘等声像资料。反映本单位重大事件、重要活动、领导视察等内容的声像记录。6.电子档案本单位形成的电子文件，包括办公自动化系统产生的文件、电子邮件、数据库文件等。经过数字化处理的纸质档案的电子副本。（二）收集要求1.及时性各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，定期移交本单位档案管理部门。2.完整性收集的文件材料应齐全完整，确保反映本单位各项工作的全貌。3.准确性收集的文件材料应真实准确，不得涂改、伪造。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点按照文件材料的形成时间、来源、内容等进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用整理后的档案应便于查找、借阅和统计，提高档案管理工作效率。（四）整理方法1.文书档案整理分类：按照年度机构保管期限进行分类。编号：对每份文件进行编号，确保文件的唯一性。编目：编制文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数等内容。装订：将每份文件按照一定顺序装订成册，确保文件的整齐牢固。2.科技档案整理分类：按照项目专业保管期限进行分类。编号：对每个项目、专业进行编号，便于管理和查找。编目：编制科技档案目录，包括项目名称、编号、专业分类、文件题名、日期等内容。组卷：将相关的科技文件材料组成案卷，卷内文件应排列有序。3.人事档案整理分类：按照档案材料的内容进行分类，如履历类、学历学位类、党团类等。编号：对每份档案材料进行编号，便于查找和管理。编目：编制人事档案目录，包括材料名称、编号、日期等内容。装订：将每份档案材料按照一定顺序装订成册，确保档案的整齐美观。4.会计档案整理分类：按照会计年度保管期限进行分类。编号：对每个会计年度的会计档案进行编号，便于管理和查找。编目：编制会计档案目录，包括会计凭证、账簿、报表等的名称、编号、日期等内容。组卷：将会计凭证按月装订成册，会计账簿按年度整理归档，财务报告按年度单独组卷。5.声像档案整理分类：按照载体形式、内容主题等进行分类。编号：对每份声像档案进行编号，注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息。编目：编制声像档案目录，包括编号、题名、日期、载体形式等内容。存储：将声像档案存储在合适的载体上，并做好备份，确保档案的安全。6.电子档案整理分类：按照电子文件的来源、内容、保管期限等进行分类。编号：对每份电子文件进行编号，确保文件的唯一性。编目：编制电子档案目录，包括文件编号、题名、日期、存储位置等内容。存储：将电子文件存储在安全可靠的存储设备上，并建立相应的存储管理制度。三、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案当年形成的文书档案，在次年上半年完成归档。2.科技档案项目结束后，应在三个月内完成归档。3.人事档案工作人员离职后，其档案应在一个月内整理归档。4.会计档案年度终了后，会计档案可暂由会计机构保管一年，期满后移交本单位档案管理部门统一保管。5.声像档案活动结束后，应及时整理归档，一般不超过三个月。6.电子档案电子文件形成后，应及时进行归档，确保电子档案与纸质档案同步归档。（二）归档要求1.齐全完整归档的文件材料应齐全完整，符合整理要求。2.质量合格归档的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备。3.编目准确归档的文件材料应编目准确，便于查找和利用。（三）保管期限1.永久保管本单位制定的法规性文件、重要会议文件、重要请示报告、年度综合统计报表等。本单位机构演变、人事任免、重要合同协议等文件材料。本单位重要的声像档案、电子档案等。2.定期保管定期保管期限分为30年、10年。一般的文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等可根据实际情况确定保管期限。（四）保管条件1.库房建设档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗的地方。库房应具备必要的防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等设备。2.温湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案装具应使用符合标准的档案柜、档案架、档案盒等装具，确保档案的安全存放。4.安全管理建立健全档案库房安全管理制度，加强对库房的日常管理和巡查。配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护。四、档案的查阅与利用（一）查阅原则1.依法依规查阅档案应遵守国家有关法律法规和本单位的档案管理制度。2.手续完备查阅档案应办理必要的手续，经相关负责人批准后方可查阅。3.保护安全查阅档案时应注意保护档案的安全，不得涂改、损坏、丢失档案。（二）查阅范围1.本单位工作人员因工作需要，本单位工作人员可查阅与其工作相关的档案。2.外单位人员外单位因工作需要查阅本单位档案的，应持单位介绍信，经本单位档案管理部门负责人批准后方可查阅。（三）查阅手续1.填写申请表查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.审批申请表经本单位相关负责人审批后，方可到档案管理部门查阅档案。3.登记档案管理部门对查阅档案的情况进行登记，包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等。（四）利用方式1.原件查阅经批准后，查阅人可查阅档案原件。2.复印件提供如需提供档案复印件，应由档案管理部门工作人员按照规定进行复印，并加盖档案管理部门印章。3.电子档案提供对于电子档案，可根据查阅人的需求，提供电子副本或打印件。（五）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案未经批准，不得查阅、利用涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案。2.重要档案对于重要档案的查阅和利用，应严格按照规定的程序进行审批，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查对档案进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。2.实事求是根据档案的保存价值和现实利用情况，实事求是地确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.成立鉴定小组由本单位档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案工作人员组成鉴定小组，负责档案的鉴定工作。2.明确职责分工鉴定小组应明确各成员的职责分工，确保鉴定工作的顺利进行。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行直接审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定其保存价值。2.综合判断法综合考虑档案的历史价值、现实利用价值、社会需求等因素，对档案的保存价值进行综合判断。（四）销毁程序一旦确定档案需要销毁，应严格按照以下程序进行：1.编制销毁清册由档案管理部门工作人员编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审批《档案销毁清册》经本单位相关负责人审批后，方可进行销毁。3.销毁实施销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.监销记录监销人应在《档案销毁清册》上签字，注明销毁日期和方式，并将销毁清册存档。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.统计内容档案的数量、种类、保管期限等基本情况。档案的查阅、借阅、利用情况。档案的鉴定、销毁情况。2.统计要求档案管理部门应定期对档案进行统计，确保统计数据的准确、及时。统计报表应按照规定的格式和时间报送。（二）