代整学校档案管理制度

PAGE代整学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级以及全体教职员工和学生。（三）档案定义学校档案是指学校在教育教学、行政管理、后勤服务等各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：确保档案的全面、系统，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管。5.方便利用原则：优化档案管理流程，便于档案的查阅、借阅和使用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定学校档案管理制度和工作规划，并组织实施。2.集中统一管理学校各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。4.开展档案信息开发利用工作，为学校各项工作提供档案资料查询服务。5.组织档案业务培训，提高全校档案管理人员的业务水平。6.指导各部门、各年级组、各班级的档案收集、整理和归档工作。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案管理制度，热爱档案工作，忠于职守。2.负责本部门档案的收集、整理、分类、编目、装订等日常工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交学校综合档案室，并办理交接手续。4.积极协助综合档案室开展档案信息开发利用工作，为学校各项工作提供档案支持。5.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。6.参加学校组织的档案业务培训，不断提高自身业务素质。（三）各部门、各年级组、各班级职责1.明确一名档案工作负责人，负责本部门、本年级组、本班级档案工作的组织和协调。2.按照学校档案管理制度的要求，做好本部门、本年级组、本班级文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案资料的及时、准确和完整。3.定期将整理好的档案移交学校综合档案室，并配合综合档案室做好档案的检查、核对等工作。4.积极支持和配合学校档案管理部门开展档案管理工作，接受档案管理部门的业务指导和监督检查。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与学校有关的文件、指示、通知、通报等。2.学校制定的各种规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等。3.学校教学、科研、管理等各项工作中形成的文件材料，包括教案、课件、试卷、科研成果、教学评估材料、学生学籍档案、教师业务档案等。4.学校举办的各种活动形成的文件材料，如运动会、文艺演出、社会实践活动等。5.学校与校外单位签订的合同、协议、合作项目材料等。6.学校教职工和学生的个人档案材料，如人事档案、学生档案等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各年级组、各班级应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备。3.对破损、褪色的文件材料应及时进行修复或复制。4.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行分类整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.教学档案：按照学科年级学期进行分类整理。3.科研档案：按照项目阶段进行分类整理。4.学生档案：按照年级班级进行分类整理。5.会计档案：按照会计年度保管期限进行分类整理。6.电子档案：按照档案类别和存储要求进行分类整理，并建立相应的索引目录。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档完毕。2.教学档案应在每学期结束后归档。3.科研档案应在项目结束后及时归档。4.学生档案应在学生毕业或离校后及时归档。5.会计档案应按照国家有关规定定期归档。（二）归档要求1.各部门、各年级组、各班级应按照档案整理要求，将整理好的档案编制目录，一式两份，一份随档案移交综合档案室，一份留存备查。2.档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.综合档案室对接收的档案应进行认真核对，对不符合要求的档案应及时退回原部门进行补充或修正。（三）保管期限1.学校档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校重大事件、重要活动形成的档案，学校历史沿革、机构设置、人员编制等方面的档案，以及具有重要价值的教学、科研、管理等档案。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括学校一般性的教学、科研、管理等档案。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括学校临时性的文件材料等。（四）保管条件1.综合档案室应具备良好的档案保管条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对电子档案应采取备份存储等措施，确保电子档案的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.学校内部人员因工作需要可以查阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅学校档案的，应按照有关规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本校人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向学校综合档案室提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并加盖单位公章。学校综合档案室审核同意后，查阅单位应派专人到学校查阅，并在档案查阅登记表上签字。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经学校主管领导批准。（三）查阅要求1.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。3.查阅人员如需复印档案，应经综合档案室同意，并按照规定办理复印手续。（四）借阅范围1.本校人员因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。2.外单位借阅学校档案的，原则上不予办理。确因工作需要借阅的，应按照外单位查阅档案的要求办理申请手续，并经学校主管领导批准。（五）借阅手续1.借阅档案应填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人姓名、所在部门等信息。2.借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。4.借阅人员归还档案时，应认真核对档案的数量和完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向综合档案室报告，并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室负责人及相关部门负责人为成员。档案鉴定工作小组负责对学校档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，经档案鉴定工作小组审核批准后予以销毁。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可进行延长保管期限的鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对学校档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.档案管理人员对需要鉴定的档案进行初步审查，提出鉴定意见。3.档案鉴定工作小组对档案管理人员的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。4.经学校主管领导批准后，对失去保存价值的档案进行销毁。（四）销毁手续1.档案销毁前，应编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单应经档案鉴定工作小组组长签字确认。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，并确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清单上签字。5.档案销毁后，档案销毁清单应作为档案资料永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期上报学校主管领导，并抄送相关部门。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。