大学毕业档案管理制度

PAGE大学毕业档案管理制度一、总则（一）目的为了加强大学毕业档案的管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥档案在学生就业、升学、人事管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校所有毕业生档案的管理，包括全日制本科生、研究生等各类毕业生档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映毕业生在校期间的学习、生活、奖惩等情况。2.完整性原则：确保档案材料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护毕业生档案信息，防止泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规和学校相关规定，做到规范有序。二、档案内容及整理（一）档案内容1.学生基本信息：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、身份证号、入学时间、毕业时间、专业、学历层次等。2.学习成绩：各学期的课程成绩单，包括必修课、选修课成绩等。3.奖惩情况：获得的各级各类奖励证书、处分决定等。4.党团组织关系材料：入党申请书、入党志愿书、转正申请书、团组织关系介绍信等。5.就业材料：就业协议书、报到证、就业推荐表等。6.其他材料：如实习鉴定、毕业论文（设计）、体检表等。（二）档案整理1.分类：按照档案内容的性质进行分类，一般分为综合类、学习成绩类、奖惩类、党团组织关系类、就业类等。2.排序：各类材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：编制档案目录，注明每份材料的名称、日期、页码等信息，方便查找和核对。4.装订：将整理好的档案材料进行装订，确保整齐牢固。三、档案收集与移交（一）档案收集1.各学院负责：各学院应指定专人负责毕业生档案的收集工作，在规定时间内完成档案材料的整理和汇总。2.材料来源：包括教务处提供的学习成绩、学生工作部门提供的奖惩情况、组织部提供的党团组织关系材料、就业指导中心提供的就业材料等。3.审核把关：收集过程中要对档案材料进行认真审核，确保材料真实、完整、规范。（二）档案移交1.时间规定：毕业生档案应在毕业当年规定时间内移交至学校档案馆或就业指导中心。2.交接手续：移交时双方应办理交接手续，并签字确认。交接内容包括档案数量、档案清单等。3.特殊情况处理：对于因特殊原因未能按时移交的档案，应说明原因，并尽快完成移交。四、档案保管（一）保管机构学校设立专门的档案馆或档案室负责毕业生档案的保管工作，确保档案存放安全、环境适宜。（二）保管要求1.档案存放：按照档案类别、年份等进行分类存放，便于查找和管理。2.安全防护：配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。3.定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案损坏、霉变等情况。4.数字化管理：逐步推进档案数字化工作，建立电子档案数据库，方便档案的查询和利用。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.毕业生本人：毕业生有权查阅本人档案，了解档案内容。2.用人单位：用人单位因招聘、考察等需要，可查阅毕业生档案，但需出具单位介绍信和查阅人身份证明。3.其他相关部门：根据国家法律法规和学校规定，司法机关、教育行政部门等有权查阅毕业生档案，需按照规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.申请：查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.审批：申请表经相关部门负责人审批同意后，方可查阅。3.查阅登记：查阅时应进行登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅地点：一般应在档案保管机构指定的查阅场所进行查阅，不得将档案带出查阅场所。（三）借阅权限1.特殊情况：因特殊原因需要借阅毕业生档案的，需经学校主管领导批准。2.借阅期限：借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅要求：借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，归还时应确保档案完好无损。六、档案转递（一）转递原则1.安全准确：档案转递应确保安全，准确无误地将档案送达接收单位。2.专人负责：一般应由学校档案管理部门或就业指导中心专人负责档案转递工作。3.规范程序：严格按照规定的程序进行档案转递，确保转递过程合法合规。（二）转递方式1.机要交通：通过机要交通渠道转递档案，确保档案安全。2.专人送取：对于距离较近或有特殊要求的接收单位，可安排专人送取档案。3.邮政特快专递：采用邮政特快专递（EMS）方式转递档案时，应在信封上注明“大学毕业生档案”字样，并填写详细的收件人信息。（三）转递程序1.接收单位确认：收到接收单位的调档函后，核实调档函的真实性和有效性。2.档案整理：按照调档函要求，整理档案材料，确保档案齐全、完整。3.密封包装：将档案材料进行密封包装，并在封口处加盖学校档案管理部门印章。4.转递登记：填写档案转递登记表，记录转递时间、接收单位、档案内容等信息。5.跟踪查询：对档案转递情况进行跟踪查询，确保档案按时、准确送达接收单位。七、档案保密与安全（一）保密制度1.人员管理：档案管理人员应严格遵守保密制度，签订保密协议，明确保密责任。2.信息保密：严禁泄露毕业生档案信息，不得私自将档案内容告知无关人员。3.工作场所管理：档案保管场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。（二）安全措施1.防火防盗：配备必要的消防器材，安装防盗报警装置，确保档案保管场所安全。2.数据备份：对电子档案数据进行定期备份，防止数据丢失。3.应急处置：制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾等突发事件，应及时采取措施保护档案安全。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立完善的大学毕业档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入：将毕业生档案材料进行电子化录入，建立电子档案数据库。2.查询统计：提供多种查询方式，方便用户查询档案信息，并能对档案数据进行统计分析。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性。4.数据备份与恢复：定期对电子档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）数据维护1.及时更新：随着毕业生信息的变化，及时更新电子档案数据库中的相关信息。2.数据审核：对录入的档案数据进行审核，确保数据准确无误。3.安全管理：加强对电子档案数据的安全管理，防止数据泄露、篡改等情况发生。九、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本职责1.档案收集整理：负责毕业生档案的收集、整理、装订等工作。2.档案保管：妥善保管毕业生档案，确保档案安全。3.档案查阅借阅管理：办理档案查阅、借阅手续，做好登记工作。4.档案转递：按照规定程序进行档案转递，确保档案准确送达接收单位。5.信息化管理：负责档案信息化管理系统的操作和维护，确保电子档案数据的安全和准确。（二）档案管理人员素质要求1.专业知识：具备档案管理专业知识，熟悉档案管理业务流程。2.责任心：工作认真负责，严谨细致，确保档案管理工作不出差错。3.保密意识：具有较强的保密意识，严格遵守保密制度。4.计算机技能：掌握一定的计算机操作技能，能够熟练使用档案信息化管理系统。十、监督与检查（一）监督机制1.内部监督：学校档案管理部门应建立内部监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.外部监督：接受上级主管部门、纪检监察部门等的监督检查，及时整改存在的问题。（二）检查内容1.档案管理工作制度执行情况：检查档案收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节是否符合制度规定。2.档案内容真实性完整性：核实档案材料是否真实、完整，有无涂改、伪造等情况。3.档案安全保密措施落实情况：检查档案保管场所的安全防护设施是否到位，保密制度是否执行严格。4.档案信息化管理情况：检查档案信息化管理系统的运行情况，电子档案数据的准确性和安全性。(