物业电子档案管理制度

PAGE物业电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司物业电子档案管理，确保物业电子档案的完整、准确、安全和有效利用，提高物业管理工作效率和服务质量，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各物业管理项目所形成的电子档案管理，包括但不限于物业项目规划设计资料、业主信息、房屋档案、设备设施档案、维修养护记录、物业服务合同、财务档案等各类电子文件和数据。（三）管理原则1.集中统一管理原则物业电子档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则电子档案应如实反映物业项目的实际情况和业务活动，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则采取有效的安全保密措施，防止电子档案的丢失、损坏、泄露和篡改，确保档案信息安全。4.方便利用原则优化电子档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司内部管理和客户服务提供便捷支持。二、电子档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业电子档案管理制度、流程和标准。2.组织开展物业电子档案的收集、整理、归档、存储、保管和利用工作。3.负责电子档案管理系统的建设、维护和升级，确保系统的正常运行。4.对各部门电子档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训。5.负责物业电子档案的安全保密管理，制定安全保密制度，采取安全技术措施，确保档案信息安全。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成的电子文件的收集、整理和初步分类，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好电子档案的整理、归档、存储、保管和利用工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守公司电子档案管理制度，确保本部门电子文件的真实、准确、完整和安全。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握电子档案管理技术和方法，负责电子档案的日常管理工作。2.按照档案管理流程和标准，认真做好电子档案的收集、整理、归档、存储、保管和利用工作，确保档案质量。3.负责电子档案管理系统的操作和维护，及时处理系统故障和问题，保证系统正常运行。4.严格遵守档案安全保密制度，做好档案信息安全防范工作，防止档案信息泄露和丢失。5.积极参加档案管理培训和学习，不断提高业务水平和综合素质。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围1.物业项目规划设计阶段形成的各类电子文件，如规划图纸、设计方案、可行性研究报告等。2.业主入住过程中产生的数据，包括业主基本信息、房屋购买合同、入住资料等。3.房屋档案，涵盖房屋基本信息、户型图、面积测量报告、装修记录等。4.设备设施档案，包括设备设施采购合同、安装调试记录、运行维护手册、维修保养记录、故障处理记录等。5.物业服务过程中形成的文件，如物业服务合同、客户投诉处理记录、社区活动记录、环境卫生检查记录、安全巡查记录等。6.财务档案，包含物业项目收支报表、费用收缴记录、财务审计报告等。7.其他与物业管理相关的电子文件和数据。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责电子文件的收集工作，确保文件的及时收集和完整保存。2.电子文件应采用原始格式进行收集，如无法提供原始格式，应确保转换后的文件能够准确反映原始内容，并保留转换记录。3.收集的电子文件应清晰、完整，内容准确无误，签字盖章等手续齐全。4.对于重要的电子文件，应进行备份，备份存储介质应与原始文件分开存放，并定期进行检查和更新。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，便于档案的管理和利用。2.按照物业管理业务分类，结合文件的时间、来源、内容等因素进行分类整理，确保分类科学合理。3.电子文件应进行规范化命名，文件名应准确反映文件的主题、内容、时间等关键信息，便于检索和识别。（四）整理方法1.分类根据物业电子档案的内容和性质，分为项目规划类、业主信息类、房屋档案类、设备设施类、物业服务类、财务档案类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分，如设备设施类可分为消防设备、电梯设备、给排水设备等子类。2.编号为便于电子档案的管理和检索，对每一份电子档案进行编号。编号应具有唯一性，可采用“年份+类别代码+流水号”的形式，如“2023FW001”表示2023年物业服务类的第1份档案。3.著录对电子档案进行详细的著录，包括文件题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息。著录信息应准确、完整，以便于快速查找和了解档案内容。四、电子档案的归档（一）归档时间1.各部门应在业务活动结束后[X]个工作日内，将整理好的电子文件移交档案管理部门进行归档。2.对于重大项目或重要文件，应在项目完成或文件形成后及时归档，确保档案的时效性。（二）归档流程1.部门移交人员填写《物业电子档案移交清单》，详细列出移交电子档案的名称、数量、类别、编号等信息，并签字确认。2.档案管理部门接收人员对移交的电子档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时与移交部门沟通解决。3.核对无误后，档案管理部门接收人员在《物业电子档案移交清单》上签字，并将电子档案按照规定的存储方式进行归档。4.《物业电子档案移交清单》一式两份，移交部门和档案管理部门各留存一份，作为档案交接的凭证。（三）归档存储1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，确保存储设备的可靠性和安全性。存储设备应定期进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。2.采用磁盘阵列、磁带库等存储方式，对电子档案进行分类存储，建立清晰的目录结构，便于查找和管理。3.电子档案存储环境应保持适宜的温度、湿度和通风条件，防止存储设备受到损坏。五、电子档案的保管（一）保管期限根据物业电子档案的重要程度和性质，确定不同的保管期限，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案涉及物业项目产权、重大决策、重要合同协议、财务审计报告等具有长期保存价值的电子档案。2.长期保管的档案房屋档案、设备设施档案、物业服务合同等在物业管理活动中具有重要参考价值，保管期限为[X]年的电子档案。3.短期保管的档案一般性的文件材料，如日常工作记录、临时性通知等，保管期限为[X]年的电子档案。（二）保管要求1.定期对电子档案进行检查和维护，确保档案的完整性和可读性。发现问题及时处理，并做好记录。2.对存储电子档案的设备进行定期备份，备份周期根据档案的重要程度和变化情况确定，一般为每月或每季度备份一次。3.建立电子档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存储位置、备份情况等信息，便于查询和管理。（三）安全保密措施1.建立严格的电子档案访问权限管理制度，根据工作需要，为不同人员设置不同的访问权限，确保档案信息不被无关人员获取。2.采用加密技术对重要电子档案进行加密存储，防止档案信息在传输和存储过程中被窃取或篡改。3.对档案管理系统进行安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全软件，定期进行安全扫描和漏洞修复，防止网络攻击和病毒入侵。4.加强对档案管理人员的安全保密教育，提高其安全意识和防范能力，签订保密协议，明确保密责任。六、电子档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则电子档案的利用应符合国家法律法规和公司相关规定，不得损害公司利益和业主权益。2.权限管理原则严格按照设定的访问权限进行电子档案的利用，确保档案信息的安全。3.登记审批原则利用电子档案应进行登记和审批，明确利用目的、范围和方式，确保利用行为的合理性和必要性。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅电子档案时，应填写《物业电子档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应在现场监督查阅过程，确保档案安全。2.借阅因特殊情况需要借阅电子档案的，应填写《物业电子档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。3.复制如需复制电子档案，应填写《物业电子档案复制申请表》，注明复制原因、档案名称和数量等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理人员进行复制。复制的电子档案应与原件内容一致，并注明复制日期和复制人。（三）利用记录档案管理部门应对电子档案的利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、利用方式、档案名称和编号等信息。利用记录应定期整理归档，以便查询和统计分析。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则档案管理部门应定期对电子档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.全面审查原则鉴定工作应全面审查电子档案的内容、价值和保管期限，综合考虑档案的历史、现实和未来利用需求。3.集体鉴定原则成立由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和专家组成的鉴定小组，对电子档案进行集体鉴定，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定流程1.档案管理部门根据电子档案的保管期限和实际情况，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对清单中的电子档案进行逐一审查，根据档案的价值和保存必要性，确定其继续保存、调整保管期限或销毁。3.对确定销毁的电子档案，鉴定小组应出具《物业电子档案销毁鉴定意见书》，说明销毁理由和依据。4.将《物业电子档案销毁鉴定意见书》提交公司领导审批，经批准后实施销毁。（三）销毁程序1.对批准销毁的电子档案，档案管理部门应进行备份，备份数据至少保存[X]