学校疫情档案检查制度

PAGE学校疫情档案检查制度一、总则（一）目的为有效应对学校疫情防控工作，规范疫情档案管理，确保疫情防控工作档案资料的完整性、准确性和可追溯性，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本学校疫情档案检查制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门在疫情防控期间所形成的各类档案资料的检查与管理。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家关于疫情防控的法律法规以及教育部门相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则档案内容必须真实反映学校疫情防控工作实际情况，全面涵盖各项工作记录，不得遗漏、伪造或篡改。3.及时归档原则疫情防控工作中产生的各类文件、资料应及时整理归档，保证档案的时效性。4.便于查阅原则档案整理应科学合理，分类清晰，便于快速查找和使用，以满足疫情防控工作及后续查询、统计、分析等需求。二、档案管理职责分工（一）学校疫情防控工作领导小组1.负责统筹规划学校疫情档案管理工作，制定档案管理的总体目标和要求。2.定期对学校疫情档案管理工作进行监督检查，确保制度执行到位。（二）各部门负责人1.为本部门疫情档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员及时收集、整理、归档疫情防控相关资料。2.审核本部门档案资料的完整性、准确性，确保符合档案管理要求后提交学校档案管理部门。（三）档案管理部门1.具体负责学校疫情档案的集中管理，包括档案的接收、分类、编号、存储、保管等工作。2.建立健全疫情档案管理制度，制定档案管理流程和规范，指导各部门做好档案整理工作。3.定期对学校疫情档案进行全面检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（四）档案管理人员1.严格按照档案管理规定，对接收的疫情档案进行认真核对、登记，确保档案资料齐全、准确。2.负责档案的日常整理、分类存放，做好档案的保管和安全防护工作，防止档案损坏、丢失或泄露。3.积极为学校各部门及相关人员提供档案查阅服务，按照规定办理档案借阅手续，做好借阅登记和归还检查工作。三、疫情档案的分类与内容（一）疫情防控工作方案与应急预案类1.学校疫情防控总体工作方案，包括指导思想、工作目标、工作原则、组织领导、工作措施等内容。2.各类专项应急预案，如疫情应急处置预案、师生晨午检及因病缺勤追踪登记制度、复课证明查验制度、通风换气与清洁消毒制度、疫情报告制度等，明确应急处置流程、责任分工及保障措施。（二）人员信息类1.全体师生员工的基本信息台账，涵盖姓名、性别、年龄、班级/部门、联系方式等内容，并实时更新人员动态信息。2.重点人员信息台账，包括确诊病例、疑似病例、密切接触者、发热人员等详细信息，记录其健康状况、隔离情况、核酸检测结果等。（三）健康监测记录类1.师生员工每日健康监测记录，如体温测量记录、症状观察记录等，确保早发现、早报告、早隔离、早治疗。2.因病缺勤、追踪登记记录，详细记录学生和教职工因病缺勤原因、请假时间、病情诊断、治疗情况以及追踪结果等。（四）物资管理类1.疫情防控物资采购计划、采购合同及采购清单，记录物资名称、规格、数量、采购日期、供应商等信息。2.物资出入库登记台账，包括物资的领用时间、领用部门、领用数量、用途等，确保物资使用规范、账目清晰。3.物资库存盘点记录，定期对防控物资进行盘点，核实库存数量与账目是否一致，及时发现物资短缺或过期等问题。（五）校园防控措施执行类1.校园清洁消毒记录，包括消毒时间、消毒区域、消毒人员、消毒方式及使用的消毒用品等详细信息，确保校园环境安全卫生。2.通风换气记录，记录每日各教室、办公室、图书馆等场所的通风时间和通风情况。3.防控物资使用记录，如口罩、手套、防护服、体温计、消毒剂等物资的使用情况，包括使用时间、使用人员、使用数量等。（六）宣传教育类1.疫情防控宣传资料，如宣传海报、宣传手册、校园广播稿、微信公众号推文等，记录宣传内容、发布时间及发布平台等信息。2.开展疫情防控知识培训的相关资料，包括培训计划、培训内容、培训时间、培训人员签到表等，以提高师生员工的防控意识和自我保护能力。（七）疫情防控工作会议记录类1.学校疫情防控工作领导小组会议记录，记录会议时间、地点、参会人员、会议内容及决议事项等，确保疫情防控工作决策部署及时传达和落实。2.部门工作会议记录，各部门召开的与疫情防控相关会议记录，反映本部门在疫情防控工作中的具体安排和工作进展情况。（八）疫情防控工作相关文件类1.国家、地方政府及教育主管部门发布的关于疫情防控的政策文件、通知、公告等，及时收集归档，确保学校疫情防控工作符合上级要求。2.学校内部发布的与疫情防控相关的文件、通知、工作安排等，保证学校疫情防控工作有序开展。四、档案检查内容与标准（一）完整性检查1.各类疫情档案资料是否齐全，涵盖疫情防控工作的各个方面，如方案预案、人员信息、健康监测、物资管理、防控措施执行、宣传教育、会议记录及相关文件等。2.每份档案内的文件材料是否完整，有无缺失页、漏项等情况。例如，健康监测记录应包含每日体温测量数据及症状观察情况，物资出入库登记台账应记录物资的领用时间、领用部门、领用数量、用途等详细信息。（二）准确性检查1.档案内容是否真实准确，数据是否真实可靠，逻辑是否严谨合理。例如，人员信息台账中的联系方式、健康状况等信息应与实际情况相符，物资采购清单中的物资规格、数量等应与采购合同一致。2.文字表述是否准确清晰，避免出现模糊不清、歧义或错误的表述。如疫情防控工作方案中的工作措施应具体明确，具有可操作性；各类记录中的症状描述应准确规范，便于诊断和追踪。（三）规范性检查1.档案格式是否规范统一，包括纸张大小、字体、字号、排版等。例如，文件标题应居中、字号统一，正文应段落分明、行距适中，表格应规范整齐，便于阅读和存档。2.档案编号、目录、页码等标识是否规范准确，便于查找和管理。档案编号应按照一定规则进行编制，目录应清晰反映档案内容结构，页码应连续准确，确保档案的系统性和完整性。（四）时效性检查1.档案资料是否及时归档，是否与疫情防控工作实际进度同步。例如，健康监测记录应每日及时填写并归档，疫情防控工作会议记录应在会议结束后及时整理记录，物资采购合同及清单应在采购完成后及时入账。2.对于时效性较强的文件资料，如疫情防控政策文件、通知等，是否及时更新和调整档案内容，确保档案信息的时效性和有效性。五、档案检查方式与频率（一）日常自查各部门档案管理人员负责对本部门形成的疫情档案进行日常自查，每周至少进行一次全面检查，确保档案资料及时收集、整理、归档，保证档案的完整性、准确性和规范性。自查过程中发现的问题应及时整改，并做好记录。（二）定期抽查学校档案管理部门每月对各部门的疫情档案进行定期抽查，抽查比例不低于各部门档案总数的[X]%。抽查内容包括档案的完整性、准确性、规范性及时效性等方面。对于抽查中发现的问题，及时向相关部门反馈，并下达整改通知书，要求限期整改。（三）专项检查在疫情防控关键时期或重要节点，如开学前后、疫情形势发生重大变化时，学校疫情防控工作领导小组组织开展专项检查。专项检查应覆盖学校疫情防控工作的各个环节和所有部门，对档案管理工作进行全面深入检查，确保学校疫情防控档案资料能够真实反映工作实际情况，为疫情防控决策提供有力支持。六、档案检查结果处理（一）整改通知对于档案检查中发现的问题，学校档案管理部门应及时向相关部门下达整改通知书，明确指出问题所在、整改要求及整改期限。整改通知书应一式两份，一份送达被检查部门，一份留存档案管理部门备案。（二）整改落实被检查部门收到整改通知书后，应立即组织人员进行整改。整改过程中，要针对问题制定切实可行的整改措施，明确责任人和整改时间节点，确保整改工作按时完成。整改完成后，应将整改情况书面报告学校档案管理部门。（三）复查验收学校档案管理部门对整改情况进行复查验收，对整改不到位的部门，要求继续整改，直至达到档案管理要求。复查验收合格后，将整改情况记录存档，作为学校疫情防控档案管理工作的重要资料。（四）结果通报学校疫情防控工作领导小组定期对档案检查结果进行通报，对档案管理工作表现优秀的部门进行表扬，对存在问题较多、整改不力的部门进行批评。通过结果通报，促进各部门相互学习、共同提高，推动学校疫情防控档案管理工作水平整体提升。七、档案保管与保密（一）保管要求1.学校应设立专门的疫情档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全存放。2.疫情档案应按照分类进行存放，不同类别档案之间应保持适当间隔，便于查找和管理。同时，应建立档案存放索引，标明各类档案的存放位置，提高档案查阅效率。（二）保密措施1.严格遵守国家保密法律法规，对疫情档案中涉及的个人隐私、敏感信息等予以保密。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.限制档案查阅人员范围，查阅疫情档案需经相关部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。查阅人员不得擅自摘抄、复制、传播档案内容，如需复制档案资料，应按照规定办理审批手续。3.定期对