造价档案管理制度

PAGE造价档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司造价档案的管理，确保造价档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥造价档案在公司生产经营、工程造价管理等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与造价相关的文件、资料、数据等档案的管理，包括但不限于工程造价咨询报告、工程预算书、结算书、招标控制价文件、投标文件、合同文件中涉及造价条款及相关变更资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对造价档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则造价档案应如实反映工程造价活动的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则涵盖工程造价从前期规划、预算编制、招投标、施工过程到竣工结算等全过程的相关资料，确保档案的全面性。4.安全性原则采取有效措施保障造价档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。二、造价档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善造价档案管理制度，并组织实施。2.负责造价档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对造价档案的质量进行监督检查，确保档案符合相关标准和要求。4.定期对造价档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。5.负责造价档案信息化管理系统的建设和维护，实现档案信息的电子化存储和查询利用。（二）造价业务部门职责1.负责本部门造价文件资料的形成、积累和整理工作，并按照档案管理部门的要求及时移交。2.配合档案管理部门做好造价档案的整理、归档、鉴定等工作，提供必要的业务支持和信息。3.在工程造价活动中，严格按照档案管理要求，规范文件资料的形成和管理，确保档案的质量。（三）相关人员职责1.造价工程师在项目实施过程中，负责造价文件资料的编制、审核和把关，确保文件资料的准确性和完整性。按照档案管理规定，及时将相关造价文件资料移交档案管理部门。2.项目负责人对项目造价档案的管理工作负总责，协调各部门之间的工作，确保造价档案管理工作顺利进行。督促项目相关人员及时整理和移交造价文件资料，对档案质量进行检查和审核。三、造价档案的收集与整理（一）收集范围1.工程造价咨询业务档案咨询项目委托合同、业务承接记录。咨询项目工作计划、实施方案。工程计量与计价依据、资料。咨询过程中形成的各类计算底稿、审核记录。咨询报告及相关附件。2.工程预算编制档案工程预算书，包括各专业工程的工程量计算书、单价分析表、费用汇总表等。预算编制依据，如施工图纸、设计变更通知、施工组织设计、工程定额、价格信息等。与预算编制相关的会议纪要、来往函件等。3.工程结算编制档案工程结算书，包括结算总价、各部分费用明细、调整说明等。结算编制依据，如竣工图纸、工程变更签证、工程洽商记录、现场签证、施工记录、材料设备采购发票等。结算审核过程中的相关资料，如审核意见、争议问题处理记录等。4.招标控制价编制档案招标控制价文件，包括总价、各单项工程费用明细、计价依据等。编制招标控制价所依据的资料，如设计文件、工程量清单、计价规范、市场价格信息等。编制过程中的相关会议纪要、专家论证意见等。5.投标文件档案商务标文件，包括投标报价表、各项费用明细、价格分析等。技术标文件，如施工组织设计、技术方案、质量保证措施等。投标过程中的相关资料，如资格预审文件、投标保证金缴纳凭证、投标函等。6.合同文件中涉及造价条款档案工程建设合同，包括合同总价、计价方式、付款方式、结算办法等条款。补充协议、变更协议中涉及造价调整的相关内容。与合同造价执行相关的往来函件、争议处理记录等。（二）收集要求1.及时性各业务部门应在造价文件资料形成后及时收集，确保档案的时效性。对于重大项目或紧急项目，应随时形成随时收集。2.完整性收集的造价文件资料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、电子文档等，确保能够全面反映工程造价活动的全过程。3.准确性对收集的造价文件资料进行认真核对，确保文件内容准确无误，数据计算正确，签字盖章齐全。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理工作效率。（四）整理方法1.分类根据造价档案的内容和性质，按照以下类别进行分类：工程造价咨询业务档案类工程预算编制档案类工程结算编制档案类招标控制价编制档案类投标文件档案类合同文件中涉及造价条款档案类2.编号为每一份造价档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和查询。编号格式可采用“年份+项目类别+流水号”，例如：2023ZY001，表示2023年工程造价咨询业务档案类的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。目录应打印成册，并建立电子目录，方便检索和查询。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用A4纸张规格，左侧装订，装订线宽度不超过15mm。四、造价档案的归档与保管（一）归档要求1.各业务部门应定期将整理好的造价档案移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的造价档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.归档的造价档案应一式两份，一份纸质档案，一份电子档案。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案管理要求进行存储和备份。（二）保管期限根据造价档案的重要程度和保存价值，确定保管期限如下：1.永久保管涉及公司重大经济利益的工程造价项目档案，如重大投资项目、标志性工程等。对公司具有长期查考利用价值的合同文件中涉及造价条款档案，如长期合作项目的框架合同等。2.长期保管（保管期限为30年）一般工程造价咨询业务档案、工程预算编制档案、工程结算编制档案、招标控制价编制档案等。重要项目的投标文件档案。3.短期保管（保管期限为10年）一般性项目的投标文件档案。与造价相关的一般性文件资料，如日常工作中的往来函件、会议纪要等。（三）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。定期对纸质档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。采用磁盘阵列、磁带备份等方式进行数据备份，确保电子档案数据的安全性和可靠性。定期对电子档案进行维护和更新，检查数据的完整性和可读性，防止数据丢失或损坏。五、造价档案的利用与借阅（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅和利用造价档案。利用范围包括工程造价咨询报告、工程预算书、结算书、招标控制价文件、投标文件、合同文件中涉及造价条款及相关变更资料等。（二）利用方式1.查阅查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据查阅申请表，提供相应的档案供查阅人查阅。查阅人应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出。查阅人查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对借阅申请表进行审核，对于重要档案或涉及公司机密的档案，应经公司主管领导批准后方可借阅。借阅人借阅档案时，应向档案管理部门出具借条，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。借阅期满后，应及时归还档案。如档案有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。（三）利用登记档案管理部门应建立造价档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）期限、归还日期等。利用登记记录应妥善保管，以备查询。六、造价档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立造价档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、造价业务部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对到期的造价档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全完整，内容是否准确无误。2.档案的保存价值，根据档案的重要程度、历史意义、现实利用价值等，判断档案是否仍需保存。3.档案的保管期限是否符合规定，对保管期限已满的档案进行重点鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期的造价档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.将需鉴定的档案清单提交鉴定小组，鉴定小组对档案进行逐一审查和分析。3.鉴定小组根据鉴定结果，提出档案的存毁意见，填写造价档案鉴定表。鉴定表应包括档案编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见、鉴定小组成员签字等内容。4.对于拟销毁的档案，应报公司主管领导批准。（四）销毁1.经批准销毁的造价档案，由档案管