征管资料档案管理制度

PAGE征管资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司征管资料档案的管理，确保征管资料档案的完整、准确、系统和安全，提高征管工作效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及征管资料档案管理的各部门、各岗位及其工作人员。（三）定义1.征管资料档案：指公司在征管业务活动中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、记录、报表、凭证等，包括纸质档案和电子档案。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的征管资料按照规定的程序和要求整理成案卷，移交档案管理部门保存的过程。3.档案保管期限：根据征管资料的重要程度、历史价值和现实利用需要，确定其保存的时间长度，分为永久、定期（[X]年、[X]年等）。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司征管资料档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：征管资料档案应如实反映公司征管业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理公司在征管过程中产生的各类资料，保证档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施确保征管资料档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密。5.便于利用原则：对征管资料档案进行科学分类、编号和整理，便于查询、调阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善征管资料档案管理的具体办法和流程。2.负责接收、收集、整理、分类、编号、装订、保管公司征管资料档案，建立健全档案检索体系。3.定期对征管资料档案进行鉴定，按照规定的程序和标准确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。4.负责征管资料档案的信息化建设，实现档案的数字化存储、检索和利用，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。5.为公司各部门提供征管资料档案的查询、借阅等服务，监督指导各部门对本部门产生的征管资料进行规范整理和妥善保管。6.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。（二）业务部门职责1.负责本部门征管资料的形成、积累和整理工作，按照档案管理部门的要求及时将办理完毕的资料移交归档。2.明确本部门档案管理的责任人，负责对本部门产生的征管资料进行分类整理、装订成册，并在规定时间内移交档案管理部门。3.在业务活动中严格执行档案管理规定，确保所形成的征管资料真实、准确、完整，符合归档要求。4.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，按照规定的程序办理相关手续。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的法律法规和公司档案管理制度，具备一定的计算机操作技能。2.负责征管资料档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等，确保档案存放有序、查找方便。3.严格遵守档案管理的各项规定，保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布、销毁档案。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理，确保档案的安全和完整。5.协助档案管理部门做好档案的信息化建设工作，负责档案数据的录入、维护和更新。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类征管业务文件，如税务登记资料、纳税申报资料、发票管理资料、税收优惠备案资料等。2.财务报表、会计凭证、账簿等与征管相关的财务资料。3.税务审计、税务评估、税务稽查等工作中形成的资料。4.与纳税人、扣缴义务人沟通联系的记录，如会议纪要、函件、电话记录等。5.其他与征管业务有关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.业务部门应在业务办理完毕后及时收集本部门产生的征管资料，确保资料的完整性和及时性。2.收集的征管资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，格式规范。3.对于电子资料，应确保其存储格式的通用性和可读性，并进行备份保存。（三）整理方法1.分类：按照征管业务的类别和档案形成的时间顺序等进行分类，如分为税务登记类、纳税申报类、发票管理类等。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.装订：将零散的征管资料按照一定的顺序进行排列，采用线装或胶装等方式装订成册，确保资料牢固、整齐。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速查找和检索。四、档案的归档与移交（一）归档期限1.一般情况下，业务部门应在每月末或每季度末将本部门办理完毕的征管资料整理归档，并移交档案管理部门。2.对于重大征管业务项目或特殊事项形成的资料，应在项目结束或事项办理完毕后的[X]个工作日内归档移交。（二）移交手续1.业务部门向档案管理部门移交征管资料档案时，应填写《档案移交清单》，详细列出档案的名称、数量、编号、移交日期等信息。2.档案管理部门接收档案时，应认真核对《档案移交清单》内容与实际档案是否相符，核对无误后双方签字确认。3.《档案移交清单》一式两份，双方各执一份，作为档案移交的凭证。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.征管资料档案应按照类别、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜等方式存放；对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、存放位置、保管期限、变动情况等信息。（三）保管期限1.征管资料档案的保管期限根据其重要程度、历史价值和现实利用需要确定，分为永久、定期（[X]年、[X]年等）。2.具体保管期限参照国家相关法律法规及行业标准执行，如税务登记资料、纳税申报资料等一般保管期限为[X]年，税收优惠备案资料等重要资料应永久保存。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对征管资料档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与档案保管台账一致。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查结束后应形成清查报告，对清查中发现的问题提出处理意见和改进措施。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅征管资料档案。2.税务机关等外部单位依法查阅公司征管资料档案。3.其他经公司批准的查阅利用情况。（二）利用手续1.公司内部各部门查阅征管资料档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，批准后安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.外部单位查阅公司征管资料档案，应出具单位介绍信、查阅人员有效身份证件等相关证明材料，经公司主管领导批准后，按照公司规定的程序办理查阅手续。4.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。（三）借阅手续1.因工作需要借阅征管资料档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的（如复印、扫描等）、借阅期限、归还时间等信息，经部门负责人签字同意后提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，批准后办理借阅手续，借阅人员应在《档案借阅登记簿》上签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、转让、丢失，按时归还档案。归还时档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务人员等组成，负责对到期的征管资料档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定档案鉴定标准，明确档案的保管期限和鉴定方法。2.鉴定时应从档案的重要性、历史价值、现实利用价值等方面进行综合评估，确定档案是否仍具有保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对达到保管期限的征管资料档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.将需鉴定的档案清单提交档案鉴定小组，由鉴定小组按照鉴定标准进行逐一鉴定。3.鉴定小组根据鉴定结果，对仍具有保存价值的档案确定继续保管的期限和方式；对已失去保存价值的档案提出销毁意见。（四）销毁手续1.经鉴定小组批准同意销毁的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、编号、销毁原因等信息，报公司主管领导审批。2.公司主管领导审批通过后，档案管理部门应组织专人负责档案的销毁工作。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息。3.档案销毁记录应保存[X]年，以备查考。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.业务部门在业务办理过程中形成的电子征管资料，应按照规定的格式和要求进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。2.电子档案的整理应参照纸质档案的整理方法，进行分类、编号、编目等，并建立相应的电子目录。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性和可靠性。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储等