信息设备档案管理制度

PAGE信息设备档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司信息设备档案的管理，确保信息设备档案的完整、准确、系统，便于信息设备的维护、维修、升级及报废处理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有信息设备，包括但不限于计算机设备、服务器设备、网络设备、存储设备、办公自动化设备等及其相关的软件、配件、文档资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司信息设备档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.全程跟踪原则：对信息设备从采购、验收、使用、维护、维修、升级到报废的全过程进行档案记录，保证档案信息的连贯性。3.安全保密原则：严格遵守国家相关法律法规，确保信息设备档案的安全，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善信息设备档案管理制度，并监督执行。2.集中收集、整理、保管公司信息设备档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和便捷查询。3.定期对信息设备档案进行检查、核对和清理，保证档案的准确性和完整性。4.负责向各部门提供信息设备档案的查阅、借阅服务，并做好记录。5.参与信息设备的采购、验收、报废等环节，提供档案管理方面的支持和指导。（二）使用部门职责1.负责本部门信息设备档案的日常收集、整理和保管工作，并及时移交公司档案管理部门。2.配合档案管理部门做好信息设备档案的定期检查和核对工作，确保档案信息的真实性和准确性。3.根据工作需要，向档案管理部门提出信息设备档案的查阅、借阅申请，并在规定时间内归还。4.在信息设备发生变更（如维修、升级、更换部件等）时，及时通知档案管理部门进行档案更新。（三）采购部门职责1.在采购信息设备时，负责收集设备的相关资料，包括产品说明书、技术文档、保修卡等，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门建立信息设备采购档案，记录采购过程中的各项信息，如采购合同、发票、验收报告等。（四）维修部门职责1.在对信息设备进行维修时，详细记录维修情况，包括故障现象、维修过程、更换部件等信息，并及时反馈给档案管理部门。2.负责维修记录的整理和归档，确保维修档案的完整性和准确性。三、档案内容及分类（一）设备基本信息档案1.设备采购合同：记录设备的采购日期、供应商、型号规格、数量、价格等信息。2.设备验收报告：包括验收时间、验收人员、验收标准及验收结果等内容。3.设备保修卡：详细记录设备的保修期限、保修范围、售后服务联系方式等。4.设备说明书：包含设备的技术参数、操作手册、维护指南等资料。（二）设备使用档案1.使用部门及使用人员信息：记录设备的使用部门、使用人员姓名、联系方式等。2.使用记录：包括设备的启用时间、使用频率、使用环境等情况。（三）设备维护档案1.维护计划：制定设备的定期维护计划，包括维护时间、维护内容、维护人员等。2.维护记录：详细记录每次设备维护的时间、维护人员、维护内容、维护结果等信息。3.故障维修记录：对设备发生的故障进行详细记录，包括故障发生时间、故障现象、维修过程、维修费用等。（四）设备升级档案1.升级计划：记录设备升级的计划时间及升级内容。2.升级记录：包括升级实施时间、升级人员、升级后的效果评估等信息。（五）设备变更档案1.部件更换记录：记录设备部件更换的时间、更换部件名称、更换原因等。2.配置变更记录：对设备的配置参数变更情况进行详细记录，包括变更时间、变更内容、变更人员等。（六）设备报废档案1.报废申请：由使用部门填写设备报废申请表，说明报废原因、设备现状等。2.报废审批文件：记录设备报废的审批过程及审批结果。3.报废处理记录：包括设备报废时间、报废方式（如出售、捐赠、拆解等）、处理去向等信息。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照本制度的规定，及时将信息设备档案资料收集齐全，并移交档案管理部门。2.采购部门在设备采购完成后，应在[X]个工作日内将采购合同、验收报告等资料移交档案管理部门。3.使用部门在设备启用后，应在[X]个工作日内将设备使用记录等资料移交档案管理部门。4.维修部门在设备维修完成后，应在[X]个工作日内将维修记录等资料移交档案管理部门。5.设备发生升级、变更、报废等情况时，相关部门应在事件发生后[X]个工作日内将相应档案资料移交档案管理部门。（二）整理规范1.档案管理部门收到各部门移交的档案资料后，应及时进行整理。按照档案分类标准，对各类档案进行分类编号，建立清晰的档案目录。2.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。对于电子档案，应进行规范命名和存储，建立电子档案索引。3.在整理过程中，对档案资料进行审核，确保档案内容的真实性、准确性和完整性。对于不符合要求的档案资料，应及时返回相关部门进行补充或修正。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，建立备份机制，定期进行数据备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储等。3.对于重要的信息设备档案，应进行光盘刻录备份，确保档案的长期保存。（二）保管环境1.档案存储场所应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合档案保管要求。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全。3.定期对档案存储场所进行检查和维护，及时发现和处理存在的问题。（三）保管期限1.信息设备档案的保管期限根据设备的使用周期和重要程度确定。一般设备档案保管期限为[X]年，重要设备档案保管期限为[X]年。2.对于超过保管期限的档案，应按照档案销毁制度进行处理。在销毁前，应进行登记造册，经相关部门批准后，由专人负责销毁，并做好销毁记录。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅信息设备档案时，应填写《信息设备档案查阅申请表》，注明查阅内容、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中，应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅信息设备档案时，借阅人员应填写《信息设备档案借阅申请表》，并详细说明借阅用途、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，并应按时归还。如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案资料妥善保管，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失，应承担相应的责任。4.档案管理部门应对借阅情况进行跟踪检查，及时提醒借阅人员归还档案。借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，确保档案资料完整无损。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.严格遵守国家相关法律法规，对信息设备档案中的敏感信息进行保密管理。2.档案管理部门应与接触档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制档案的查阅和借阅范围，未经批准，不得向无关人员提供档案信息。4.在档案存储、传输过程中，采取加密等技术手段，确保档案信息的安全。（二）安全管理1.建立档案安全管理制度，加强对档案存储场所和设备的安全管理。2.定期对档案进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。3.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾、信息泄露等突发事件时，应能够迅速采取措施，保护档案安全，并及时向上级报告。八、档案的信息化管理（一）建立档案管理系统1.公司应建立信息设备档案管理系统，实现档案的电子化管理。档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析等功能，提高档案管理的效率和准确性。2.档案管理系统应与公司其他业务系统进行接口对接，实现信息共享，为公司的决策提供支持。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理系统中的数据进行维护和更新，及时删除过期或无效的数据，保证系统数据的时效性。（三）系统安全与维护1.加强档案管理系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据篡改。2.定期对档案管理系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.及时对档案管理系统进行升级和优化，以适应公司业务发展和档案管理工作的需要。九、档案的统计与分析（一）统计内容1.定期对信息设备档案进行统计，统计内容包括设备数量、设备类型、采购时间、使用部门、维护情况、报废情况等。2.根据统计结果，生成各类统计报表，如信息设备档案清单、设备采购统计报表、设备维护统计报表、设备报废统计报表等。（二）分析目的1.通过对档案统计数据的分析，了解公司信息设备的整体状况和使用情况，为公司的设备采购、配置优化、维护计划制定等提供决策依据。2.分析设备故障发生的规律和原因，采取针对性的措施，降低设备故障率；分析设备的使用效率和效益，合理调配设备资源，提高设备的利用率。（三）分析方法1.采用数据对比分析方法，对不同时间段的设备档案数据进