公益林档案管理制度

PAGE公益林档案管理制度一、总则（一）目的为加强公益林档案管理，确保公益林资源信息的完整性、准确性和安全性，提高公益林管理水平，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所管理的公益林档案管理工作，包括公益林规划、建设、保护、监测等各个环节形成的文件、资料、数据等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公益林档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容应真实反映公益林管理的实际情况，数据准确可靠，严禁弄虚作假。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露。对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则档案管理应便于公益林管理工作的查询、使用和参考，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，制定和完善公益林档案管理的各项规章制度。2.负责公益林档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定和销毁等工作。3.建立健全公益林档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。5.参与公益林项目的验收，审核项目档案的完整性和准确性。（二）各部门职责1.负责本部门在公益林管理工作中形成的文件、资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、查询等工作，提供必要的协助。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，确保档案安全。4.按照规定办理档案的借阅、查阅手续，及时提供利用服务。5.对档案管理工作中发现的问题及时报告，并提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公益林规划文件，包括总体规划、专项规划等。2.公益林建设项目文件，如项目申报书、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、招投标文件、合同协议等。3.公益林保护文件，如巡查记录、病虫害防治记录、火灾扑救记录、非法侵占公益林案件处理文件等。4.公益林监测数据，包括森林资源调查数据、生态环境监测数据（如水质、土壤、气象等）、生物多样性监测数据等。5.公益林管理工作中形成的各类会议记录、工作总结、统计报表、请示报告、批复等文件。6.与公益林相关的科研成果、技术资料、培训教材等。7.其他与公益林管理有关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类根据公益林档案的形成领域和内容特点，分为规划类、建设类、保护类、监测类、管理类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分，如建设类可分为造林项目、抚育项目、基础设施建设项目等。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用统一的编号规则。例如，可按照“年份+类别代码+流水号”的方式进行编号，如“2023J001”表示2023年建设类档案的第1份文件。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。目录应打印成册，并建立电子目录数据库，方便查询和检索。4.装订对纸质档案进行装订，原则上采用A4纸规格，左侧装订。装订应整齐牢固，便于翻阅和保管。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在每年年底前将本年度形成的公益林档案整理完毕，移交档案管理部门归档。对于重大项目或紧急事项形成的档案，应在项目结束或事项处理完毕后及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。2.对符合要求的档案进行接收登记，填写档案移交清单，双方签字确认。3.将归档的档案按照分类编号顺序上架存放，建立档案存放位置索引。（三）保管期限根据公益林档案的重要程度和保存价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管涉及公益林资源权属、重大规划决策、重要建设项目、生态环境重大变化等具有长远历史价值和法律凭证作用的档案。2.长期保管保存期限为15年至50年的档案，如公益林建设项目的中期评估报告、长期监测数据等。3.短期保管保存期限为5年至15年的档案，如一般性的工作计划、统计报表等。（四）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、温湿度计等。4.对电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，并定期进行数据维护和更新。五、档案的利用与借阅（一）利用范围本公司/组织内部工作人员因公益林管理工作需要，可查阅、利用公益林档案。外部单位或个人因工作需要查阅公益林档案的，应按照相关规定办理手续。（二）利用方式1.查阅档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。（三）利用登记对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用档案名称、数量、用途等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核同意后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核签字后，报本公司/组织负责人审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.销毁档案过程中，应安排专人监销，并在档案销毁清册上签字确认。监销人员应对销毁档案的种类、数量、质量等进行核对，确保销毁工作彻底、无误。5.销毁完毕后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公益林档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对公益林档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保电子档案清晰可读。2.数据录入将档案的基本信息（如编号、题名、日期、责任者、保管期限等）录入电子档案管理系统，建立索引目录，方便查询和检索。3.系统功能电子档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，同时应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握电子档案管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。3.加强电子档案的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。对系统用户进行权限管理，严格控制用户对档案信息的访问权限。八、监督与检查（一）监督检查部门本公司/组织的内部审计部门或纪检监察部门负责对公益林档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等环节是否符合规定。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、系统性等。3.档案管理人员的工作情况，如岗位职责履行情况、业务能力水平等。（三）监督检查方式1.定期检查每年定期对公益林档案管理工作进行全面检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案管理工作的质量、档案管理人员的工作情况等。2.不定期抽查根据工作需要，不定期对部分部门的档案管理工作进行抽查，重点检查档案的整理、保管、利用等情况。3.专项检查针对公益林管理工作中的重大项目、重要事项等，开展专项档案检查，确保项目档案的完整性和准确性。（四）问题整改对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整