湖北科研档案管理制度

PAGE湖北科研档案管理制度一、总则（一）目的为加强湖北科研档案管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科研档案在科技创新、经济发展和社会进步中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖北省行政区域内从事科研活动的各类企事业单位、科研机构、高等院校及其他社会组织（以下统称“科研单位”）。（三）基本原则1.集中统一管理原则：科研单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责科研档案管理工作，对科研项目从立项到结题全过程形成的各类档案进行集中统一管理。2.完整准确原则：确保科研档案内容真实、完整，能够准确反映科研活动的全过程和实际成果。3.安全保密原则：采取有效措施保障科研档案的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。同时，严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案进行妥善保管。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索系统，便于科研人员和其他相关人员查阅和利用科研档案。二、管理体制与职责（一）管理体制科研单位应建立健全科研档案管理体制，明确档案管理部门与科研项目负责人及其他相关部门在科研档案管理工作中的职责分工，形成各司其职、相互配合的工作机制。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关科研档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位科研档案管理制度并组织实施。2.负责科研档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督科研项目负责人及其他相关部门做好科研文件材料的形成、积累、整理和归档工作。4.参与科研项目的开题论证、中期检查和结题验收等工作，对科研档案的完整性和准确性进行审查。5.开展科研档案信息化建设，推进科研档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织科研档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。（三）科研项目负责人职责1.负责本项目科研文件材料的形成、积累、整理和归档工作，并对归档文件材料的完整性、准确性和系统性负责。2.在项目研究过程中，按照档案管理要求，及时将科研活动中形成的各类文件材料收集齐全，并进行分类整理，定期向档案管理部门移交。3.协助档案管理部门做好科研项目档案的验收工作，确保项目档案符合归档要求。（四）其他相关部门职责1.各部门应指定专人负责本部门科研文件材料的收集、整理和移交工作，并配合档案管理部门做好科研档案管理的其他相关工作。2.在科研项目实施过程中，各部门应按照档案管理要求，及时将本部门形成的与科研项目相关的文件材料进行分类整理，定期移交档案管理部门。三、科研文件材料的形成与积累（一）科研文件材料的构成科研文件材料是指科研项目从立项到结题全过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录，主要包括项目立项文件、研究实验记录、科研报告、学术论文、知识产权文件、结题验收文件等。（二）科研文件材料形成与积累的要求1.科研项目负责人应根据科研活动的实际情况，制定科研文件材料形成与积累计划，明确各阶段文件材料的收集范围、整理要求和移交时间。2.科研人员在科研活动中应及时、准确地记录研究过程和实验结果，确保文件材料的真实性和完整性。记录内容应包括实验方案、实验数据、观察记录、分析结论等，并注明日期、地点、人员等信息。3.科研项目实施过程中形成的各类文件材料，如会议纪要、技术合同、测试报告、图纸等，应按照文件材料的形成时间顺序或逻辑关系进行分类整理，确保文件材料的系统性。4.对于重要的科研文件材料，如原始实验数据、关键技术资料等，应进行备份，并妥善保存。备份方式可采用纸质备份、电子备份或其他有效方式，以防止文件材料丢失或损坏。四、科研档案的整理与归档（一）整理原则科研档案的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法科研档案可采用项目分类法进行分类，即将科研项目作为分类单元，按照项目立项时间顺序或项目性质进行排列。每个项目下再根据文件材料的内容和性质进行二级分类，如项目立项文件、研究实验记录、科研报告等。（三）整理要求1.对收集到的科研文件材料进行全面检查，剔除重复、无效和无关的文件材料。2.按照分类方法对文件材料进行分类整理，同一类文件材料应按照时间顺序或逻辑关系进行排列，并编写页码。3.对每份文件材料进行编目，填写文件材料题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息，确保编目准确、清晰。4.编制科研档案目录，目录应包括项目名称、分类号、文件材料题名、责任者、日期、页数等信息，以便于查阅和检索。（四）归档要求1.科研项目完成后，项目负责人应及时将整理好的科研档案移交档案管理部门归档。归档时，应填写科研档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的科研档案进行认真核对，检查档案整理质量和完整性，对不符合要求的档案应退回项目负责人重新整理。3.科研档案归档后，应按照档案管理要求进行妥善保管，建立档案保管账目，记录档案的入库、出库、借阅等情况。五、科研档案的保管（一）保管条件1.科研单位应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、消防器材等，并定期进行维护和检查，确保设备正常运行。（二）保管期限科研档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的科研档案是指对国家和社会具有重要保存价值的档案，如涉及国家重大科研项目、重要科研成果、知识产权等方面的档案；长期保管的科研档案是指在较长时间内对科研活动和单位工作具有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年；短期保管的科研档案是指在较短时间内对科研活动和单位工作具有一定查考利用价值的档案，保管期限一般为5年至15年。（三）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的科研档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、科研项目负责人及相关专业人员参加。2.鉴定小组应根据科研档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经单位领导批准后予以销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁后，监销人应在档案销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。（四）档案统计档案管理部门应建立科研档案统计制度，对科研档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并定期向上级主管部门和档案行政管理部门报送档案统计报表。统计数据应真实、准确、完整，能够反映科研档案管理工作的实际情况。六、科研档案的利用（一）利用原则科研档案的利用应遵循保密、合法、合理、高效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为科研人员和其他相关人员提供优质、便捷的档案利用服务。（二）利用方式1.查阅：科研人员和其他相关人员可根据需要到档案管理部门查阅科研档案。查阅时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。档案管理部门应根据查阅人的身份和查阅范围，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。2.借阅：因工作需要确需借阅科研档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。到期后应及时归还档案。3.复制：对于不宜查阅或借阅的科研档案，查阅人可根据需要申请复制档案资料。复制时，应填写复制申请表，注明复制内容、用途等信息，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。未经批准，不得擅自对外提供或公开。2.科研档案的利用不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益，不得用于非法活动。七、科研档案的信息化管理（一）信息化建设目标科研单位应积极推进科研档案信息化建设，建立科研档案管理信息系统，实现科研档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质科研档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换和存储，建立电子档案数据库。2.数据录入：对科研档案的目录信息和文件材料内容进行录入，建立准确、完整的档案信息数据库。录入过程中应认真核对数据，确保数据的准确性和一致性。3.元数据著录：按照档案管理要求，对科研档案的元数据进行著录，包括文件材料题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息。元数据著录应规范、准确，便于档案信息的检索和利用。（三）信息系统功能1.档案管理：实现科研档案的在线收集、整理、归档、保管、鉴定、统计等功能，对档案信息进行集中统一管理。2.检索利用：提供多种检索方式，如题名检索、责任者检索、日期检索等，方便科研人员和其他相关人员快速查找所需档案信息。同时，可以在线查阅、借阅和复制档案资料，实现档案信息的远程利用。3.安全管理：建立完善的信息安全管理制度，对科研档案管理信息系统进行安全防护，防止档案信息泄露、篡改和丢失。设置用户权限管理功能，对不同用户的访问权限进行严格控制。（四）数据备份与恢复1.定期对科研档案管理信息系统中的数据进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、硬盘阵列备份等多种方式，并将备份数据存储在不同的物理位置。2.建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在系统出现故障或数据丢失时能够及时恢复数据，保证科研档案管理工作的正常开展。八、监督与检查（一）监督检查主体湖北省档案行政管理部门负责对全省科研档案管理工作进行监督检查，各科研单位的上级主管部门负责对所属单位的科研档案管理工作进行监督检查，各科研单位应加强对本单位科研档案管理工作的内部监督检查。（二）监督检查内容1.科研档案管理制度的建立和执行情况。2.科研文件材料的形成、积累、整理和归档情况。3.科研档案的保管、鉴定、统计和利用情况。4.科研档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案行政管理部门和上级主管部门定期组织对科研单位的科研档案管理工作进行检查，检查内容包括档案管理制度、档案整理质量、档案保管条件、档案利用情况等。2.专项检查：针对科研档案管理工作中的重点问题或薄弱环节，档案行政管理部门和上级主管部门组织开展专项检查，及时发现和解决问题。3.日常监督：科研单位档案管理部门应加强对本单位科研档案管理工作的日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题，确保科研档案管理