恒大档案管理制度

PAGE恒大档案管理制度一、总则（一）目的为加强恒大公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，更好地服务公司各项工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于恒大公司总部及所属各部门、各子公司、分公司的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各项工作中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案管理工作的统筹规划、组织实施、监督检查等。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理：负责按照规定收集公司各部门形成的档案材料，进行分类、整理、编目等工作。2.档案保管：妥善保管档案，确保档案的安全，做好档案的防潮、防火、防虫、防盗等工作。3.档案利用服务：为公司各部门及相关人员提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪管理。4.档案信息化建设：推进档案管理信息化工作，建立和完善档案信息系统，提高档案管理效率和利用水平。5.档案鉴定与销毁：按照规定对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。（三）各部门档案管理职责1.指定专人负责：各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按时移交档案：按照公司规定的时间和要求，将本部门形成的档案及时移交公司档案管理部门。3.配合档案管理工作：积极配合公司档案管理部门的各项工作，提供必要的支持和协助。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.经营管理类：涵盖市场营销资料、合同协议、财务报表、审计报告、投资项目档案等。3.工程建设类：包含工程项目规划、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。4.技术研发类：涉及技术研发项目文档、专利文件、技术标准等。5.企业文化类：如公司宣传资料、文化活动记录、员工荣誉档案等。（二）档案编号1.编号规则：采用统一的编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。编号由类别代码、年份代码、流水号等组成。2.示例：行政管理类档案编号为XZ20XX001，其中XZ为行政管理类类别代码，20XX为年份代码，001为流水号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司内部形成的文件：包括以公司名义制发的各类文件、部门之间的往来文件等。2.会议材料：会议通知、议程、报告、决议等。3.工作计划与总结：年度、季度、月度工作计划和总结。4.业务活动资料：市场营销活动记录、项目招投标文件、合同签订与执行情况等。5.财务资料：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.人事档案：员工入职、离职、晋升、考核等相关材料。7.工程建设资料：从项目前期到竣工验收全过程形成的各类资料。8.技术研发资料：研发项目立项、研究过程、成果鉴定等文件。9.企业文化建设资料：公司宣传册、文化活动照片、员工投稿等。（二）收集要求1.及时收集：各部门应在文件形成或业务活动结束后及时收集相关档案材料，确保档案的完整性和时效性。2.完整准确：收集的档案材料应齐全、完整，内容真实、准确，签字盖章等手续完备。3.规范整理：按照档案分类和编号规则对收集的档案材料进行整理，确保档案的系统性和规范性。（三）整理方法1.分类排序：将收集的档案材料按照分类标准进行分类，同类档案按照时间顺序或重要程度进行排序。2.编目装订：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，并将档案材料进行装订，确保整齐、牢固。3.装盒上架：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标注档案编号、名称等信息，然后按照档案架的排列顺序上架存放。五、档案的保管（一）保管场所1.专用档案室：公司设立专用的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、消防设备等。2.档案室环境要求：档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管方式1.纸质档案保管：对纸质档案进行分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和利用。2.电子档案保管：建立电子档案库，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份，确保电子档案的安全。3.特殊载体档案保管：对照片、录音、录像等特殊载体档案，应进行分类整理，采用相应的保管方式，如冲印照片、刻录光盘等，并注明相关信息。（三）档案保管期限1.永久保管：涉及公司重大权益、重要历史记录、长期保存价值的档案，如公司章程、营业执照、重大合同协议、重要人事档案等，实行永久保管。2.定期保管：根据档案的性质和重要程度，确定不同的定期保管期限，一般分为30年、10年等。到期后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定进行销毁。（四）档案保管检查1.定期检查：档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，及时发现和解决档案保管中存在的问题。2.不定期抽查：对重点档案或容易出现问题的档案进行不定期抽查，确保档案的安全保管。3.检查记录：对档案保管检查情况进行详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部查阅：公司各部门因工作需要，可查阅本部门及相关部门的档案。2.借阅：因特殊原因需要借阅档案的，应按照规定办理借阅手续。3.对外提供：根据法律法规和公司规定，经批准后可向外部单位或个人提供档案复印件等相关资料。（二）利用手续1.查阅登记：公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅审批：借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.对外提供审批：对外提供档案资料，需填写《档案对外提供申请表》，经公司领导审批后，按照规定办理相关手续。（三）利用要求1.遵守规定：利用档案人员应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.保护机密：对涉及公司机密的档案，应严格保密，不得泄露给无关人员。3.及时归还：借阅档案到期后，应及时归还档案管理部门，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据法律法规：按照国家有关法律法规和公司规定，确定档案的保存价值。2.考虑工作需要：结合公司当前和未来工作的实际需要，判断档案是否仍有参考利用价值。3.参考保管期限：根据档案的保管期限，对到期档案进行重点鉴定。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理部门按照保管期限，对到期档案进行初步筛选，列出拟鉴定销毁的档案清单。2.小组鉴定：档案鉴定工作小组对拟鉴定销毁的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.审批公示：档案鉴定结果报公司领导审批，并在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，方可进行档案销毁。（四）销毁实施1.制定销毁清单：根据审批通过的档案鉴定结果，制定《档案销毁清单》，详细记录档案编号、名称、数量等信息。2.组织销毁：由档案管理部门会同相关部门，按照规定的方式对档案进行销毁，如采用焚烧、粉碎等方式，并确保销毁彻底。3.销毁记录：对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、人员、方式等信息，销毁记录由档案管理部门保存[X]年。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）档案数字化1.扫描录入：对纸质档案进行扫描，将扫描图像进行处理后录入档案信息管理系统，建立电子档案数据库。2.数据挂接：将电子档案与对应的纸质档案进行关联挂接，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.质量控制：对档案数字化过程进行质量控制，确保扫描图像清晰、完整，录入数据准确无误。（三）档案信息系统功能1.档案录入与维护：实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，确保档案信息的及时更新。2.检索查询：提供多种检索查询方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案。3.借阅管理：对档案借阅申请、审批、登记、归还等流程进行信息化管理，实现借阅信息的实时跟踪。4.统计分析：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）信息安全管理1.权限设置：根据不同人员的工作职责，设置相应的系统操作权限，确