国税局档案管理制度

PAGE国税局档案管理制度一、总则（一）目的为了加强国税局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在税收工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合国税局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国税局机关各部门、直属机构、派出机构及其工作人员形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：国税局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映税收工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理在税收工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等日常管理工作。指导和监督本局各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和交流。定期对档案进行统计和分析，向上级档案管理部门报送档案工作情况。负责档案信息化建设，推进档案管理现代化。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整和准确。明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受档案管理部门的业务指导。按照档案管理部门的要求，做好档案的保管、利用等工作，严格遵守档案管理制度。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.税收业务档案税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查、税务行政处罚等各类税收征管业务档案。税收政策法规文件、税收计划、税收统计报表等相关业务资料。2.行政管理档案本局制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、重要文件等。人事档案（包括干部任免、考核、培训、奖惩等材料）、财务档案（包括会计凭证、账簿、报表等）、固定资产档案等。3.其他档案本局开展的各类专项工作、重大活动形成的档案。与外单位签订的合同、协议、往来信函等文件材料。本局收到和发出的各类公文、函件、电报等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.档案收集应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照年度、类别、保管期限等进行分类整理。3.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并优先整理归档，确保档案的时效性。（三）整理方法1.分类税收业务档案按照征管业务流程进行分类，如税务登记类、纳税申报类、税款征收类等。行政管理档案按照文件内容和性质分为综合类、人事类、财务类、固定资产类等。其他档案根据其特点和形成规律进行分类。2.编号对每一类档案编制档案编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号方法可采用年度类别流水号的形式，如2023征管001，表示2023年度征管业务类的第1份档案。3.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，保持文件的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装等方式，确保装订牢固、整齐美观。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗防尘、防光、防高温等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案柜等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案保管按照档案编号顺序，将档案存放在档案架或档案柜中，便于查找和管理。定期对纸质档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。定期对电子档案进行维护和更新，检查电子档案的可读性和完整性。（三）档案保管期限1.永久保管涉及国家税收政策法规制定和调整、重大税收征管措施、重要人事任免等具有长远查考利用价值的档案。本局制定的具有长期指导意义的规章制度、重要文件等。2.定期保管定期保管期限分为30年和10年。税收征管业务档案中，除永久保管的外，一般保管期限为30年；行政管理档案中，一般性文件材料保管期限为10年。（四）档案鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门人员组成。2.档案鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对失去保存价值的档案，填写档案销毁清册，经本局领导批准后进行销毁。四、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本局档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务税收工作原则：档案利用应紧密围绕税收工作实际需要，为税收征管、行政管理、决策支持等提供有效服务。3.保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。（二）利用方式1.查阅本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.借阅本局工作人员因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏和丢失，按期归还档案。3.复制本局工作人员因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应根据复制申请表的要求，对档案进行复制，并做好复制登记工作。复制的档案应加盖档案管理部门印章，以保证其真实性和有效性。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记内容包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案编号、题名、查阅期限、借阅期限、复制份数等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计。五、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立涵盖国税局各类档案的数字化管理平台，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为税收工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理流程1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理行业标准，确保扫描图像清晰可读。对扫描后的电子图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。将处理后的电子图像进行数据挂接，建立电子档案与纸质档案的对应关系，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.档案录入对档案目录等相关信息进行录入，建立档案数据库，实现档案信息的计算机管理。档案录入应准确、完整，确保档案信息的真实性和可靠性。3.电子档案存储将数字化后的电子档案存储在电子档案管理系统中，并进行备份存储。电子档案存储应采用安全可靠的存储设备和存储方式，确保电子档案的安全性和完整性。4.档案检索与利用利用电子档案管理系统的检索功能，实现对档案信息的快速检索和查询。工作人员可通过网络终端，在权限范围内进行档案的查阅、借阅、复制等利用操作。（三）信息化安全管理1.建立健全电子档案管理系统的安全管理制度，加强对系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.对电子档案管理系统的用户进行权限管理，设置不同的用户角色和权限，确保档案信息的安全性和保密性。3.定期对电