贵州人事档案管理制度

PAGE贵州人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强贵州地区人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作的效率和质量，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于贵州地区各类企事业单位、社会团体以及其他组织的人事档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案必须如实反映个人的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集个人在各个时期形成的各类材料，保证档案材料的齐全完整，能够全面反映个人的综合素质。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对人事档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照规定的档案管理流程和标准进行操作，确保档案管理工作的规范化、科学化。二、档案内容与分类（一）履历材料包括个人基本情况登记表、学历学位证书、工作经历证明、任职文件等，记录个人的基本信息和工作经历。（二）自传材料个人撰写的关于自己成长经历、思想演变等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、绩效考核评估表等，反映个人工作业绩和表现。2.干部任免考察材料、入党入团考察材料等，用于组织对个人的综合评价。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件、学历认证报告等。2.参加各类培训的结业证书、培训记录等。3.专业技术职务任职资格评审表、职称证书等。（五）政审材料包括政治历史审查、出国（境）政审等方面的材料。（六）党团材料入党志愿书、入党申请书、团组织关系证明等。（七）奖励材料个人获得的各类奖励证书、表彰决定等。（八）处分材料受到党纪政纪处分的决定、处分解除证明等。（九）工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、职务任免通知、出国（境）审批表等。（十）其他可供组织参考的材料如个人健康状况证明、社会关系证明等。三、档案收集与整理（一）收集渠道1.组织人事部门定期收集新形成的档案材料，确保档案内容及时更新。2.个人按照规定提交需要归档的材料，如学历学位变动、奖惩情况等。3.各部门在工作中形成的涉及个人的相关材料，及时移交人事档案管理部门。（二）整理要求1.按照档案分类标准，对收集到的材料进行分类排序，确保同类材料集中存放。2.每份材料应保持完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.材料应使用A4纸规格，左侧装订，装订应牢固整齐，便于查阅。4.编制档案目录，清晰反映档案内容的分类和排列顺序，方便查找和利用。四、档案保管与保护（一）保管场所1.设立专门的人事档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管措施1.建立档案保管登记制度，详细记录档案的入库、出库、查阅等情况。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并报告上级主管部门。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）保护要求1.严格遵守国家保密法律法规，对档案管理人员进行保密教育，签订保密协议，防止档案信息泄露。2.档案管理人员应严格遵守档案管理工作纪律，不得擅自涂改、销毁档案材料。3.对涉及个人隐私的档案材料，应采取特殊的保护措施，确保个人信息安全。五、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.本单位组织人事部门因工作需要查阅人事档案。2.公安、司法机关等因工作需要，按照规定程序查阅人事档案。（二）查阅程序1.查阅单位填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅人员等信息，经本单位负责人审批后，提交人事档案管理部门。2.人事档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并提供必要的查阅场所。3.查阅人员只能查阅规定范围内的档案材料，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄、复制档案材料，应经人事档案管理部门负责人批准，并注明用途。（三）借阅范围1.因特殊情况需要借阅人事档案的，仅限于本单位内部人员，且必须经单位负责人批准。2.外单位因工作需要借阅人事档案的，必须按照规定程序办理借阅手续，并经本单位负责人和上级主管部门批准。（四）借阅程序1.借阅单位填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限、借阅人员等信息，经本单位负责人审批后，提交人事档案管理部门。2.人事档案管理部门对借阅申请表进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，收取借阅押金，并将档案交借阅人员。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、销毁档案材料。借阅期限届满，应按时归还档案。如因特殊情况需要延期借阅的，应办理续借手续。六、档案转递（一）转递范围1.人员调动、辞职、辞退、退休等原因，需要转递人事档案的。2.毕业生就业、升学等需要转递学籍档案的。（二）转递程序1.转出单位填写档案转递通知单，注明转递原因、转递单位、转递人员等信息，经单位负责人审批后，密封档案，并在封口处加盖单位公章。2.档案转递通知单应通过机要交通或专人送取的方式转递，严禁个人自带档案转递。3.接收单位收到档案后，应及时核对档案内容和转递通知单信息，如发现档案材料不齐全、有误或有其他问题，应及时与转出单位联系，协商解决。（三）转递要求1.档案转递应确保档案的安全和完整，不得丢失、损坏或擅自更改档案内容。2.转递档案时，应同时转递档案目录清单，以便接收单位核对档案内容。3.在档案转递过程中，如发生档案丢失、损坏等问题，转出单位应承担相应的责任，并负责采取措施进行补救。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立贵州地区人事档案信息化管理系统，实现人事档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对现有纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的电子化存储。2.系统功能模块：包括档案录入、档案查询、档案借阅、档案转递、档案统计分析等功能模块，满足人事档案管理工作的实际需求。3.安全管理：建立完善的信息安全管理制度，采取数据加密、用户认证、访问控制等技术手段，确保电子档案信息的安全。（三）信息化管理流程1.档案录入：档案管理人员按照档案整理要求，将纸质档案内容录入信息化管理系统，确保录入信息的准确无误。2.档案审核：对录入的档案信息进行审核，确保档案内容符合相关规定和标准。3.档案查询：授权用户可以通过信息化管理系统查询档案信息，提高档案利用效率。4.档案借阅：在信息化管理系统中办理档案借阅手续，记录借阅情况，实现借阅流程的规范化管理。5.档案转递：通过信息化管理系统生成档案转递通知单，实现档案转递信息的电子化传递。6.档案统计分析：利用信息化管理系统对档案数据进行统计分析，为组织人事决策提供数据支持。八、监督与检查（一）监督机制1.建立人事档案管理工作监督机制，定期对人事档案管理工作进行检查和评估。2.设立举报电话和邮箱，接受社会各界对人事档案管理工作的监督和举报。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节的操作是否符合规定。2.档案内容的真实性、完整性和保密性，是否存在涂改、伪造、丢失档案材料等问题。3.档案信息化管理系统的运行情况，包括数据安全、系统功能等方面是否正常。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改。2.对违反档