社保局档案管理制度

PAGE社保局档案管理制度一、总则（一）目的为加强社保局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在社保工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社保局各部门在业务活动中形成的各类档案，包括但不限于参保登记、缴费记录、待遇审核、基金管理等方面的文件、资料、图表、数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社保局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映社保业务活动的全过程，确保档案内容的真实性和完整性。3.科学分类原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全局档案的综合管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行处置。5.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，为社保业务和社会公众提供档案信息支持。6.做好档案的安全保管工作，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。7.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高全局人员的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.各部门负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和初步分类工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常联络和协调，配合档案管理部门做好档案的整理、归档等工作。3.在业务活动中，严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成、积累和保管，确保档案的质量。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社保业务办理过程中形成的各类文件、报表、凭证、审批材料等，如参保登记申请表、缴费基数核定表、待遇审批表、基金收支凭证等。2.社保政策法规文件、上级部门的指示、通知、批复等。3.社保工作会议记录、纪要、工作报告、总结等。4.社保统计报表、数据分析报告等。5.社保业务培训资料、宣传资料、调研材料等。6.社保工作中形成的照片、录音、录像等视听资料。7.其他与社保业务相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在业务活动结束后及时将形成的档案材料收集齐全，整理规范，不得遗漏、丢失。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照社保业务的类别和档案的形成特点，将档案分为参保登记类、缴费管理类、待遇审核类、基金管理类、政策法规类、综合管理类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并根据档案的分类和存放要求进行合理排列。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映社保工作重大历史事件、重要政策法规、核心业务数据等具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：保管期限为16年至50年的档案，主要包括社保业务办理过程中的重要文件、统计报表、财务凭证等。3.短期保管：保管期限为15年以下（含15年）的档案，如一般性的业务文件、临时通知等。（三）档案保管措施1.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录，做到账物相符。2.定期对档案进行清查核对，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、从社会利用需要出发的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其是否具有保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率高、具有重要参考价值的档案应适当延长保管期限。3.结合社保工作的发展变化，对已不适应工作需要、失去保存价值的档案进行鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报社保局主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字确认。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁完毕后，将销毁清册归档保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，可查阅与本人工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅本局档案的，应按照规定办理查阅手续。3.社会公众因合理需求查阅社保档案信息的，在符合相关规定的前提下，可提供查阅服务。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本局档案管理部门提交查阅申请函，说明查阅目的、内容和范围，并加盖单位公章。经档案管理部门负责人审核同意后，办理查阅手续。查阅人员应持有效证件，在档案管理部门指定的地点查阅档案。3.社会公众查阅社保档案信息，应按照相关规定，提供有效身份证件和证明材料，填写《社保档案信息查阅申请表》，经档案管理部门审核同意后，办理查阅手续。查阅时应在档案管理部门工作人员的监督下进行。（三）查阅要求1.查阅档案时，应严格遵守档案查阅制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。2.如需复印、拍照档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理。复印、拍照的档案资料应妥善保管，不得用于其他用途。3.查阅档案应在规定的时间内完成，如需延长查阅时间，应重新办理审批手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，如档案数量统计表、档案利用情况统计表等，向上级主管部门和本局领导汇报档案管理工作情况。3.统计数据应准确、及时、完整，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.本局因机构改革、撤销、合并等原因，需要对档案进行移交的，应按照国家有