区敬老院档案管理制度

PAGE区敬老院档案管理制度一、总则（一）目的为加强区敬老院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在敬老院管理、服务和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区敬老院各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：敬老院档案由综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存或销毁档案。2.真实性原则：档案应如实反映敬老院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集、整理和保存与敬老院工作相关的各类文件、资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及国家机密、敬老院机密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善敬老院档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理敬老院各类档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、医疗档案、服务档案等。3.对各部门形成的档案进行定期收集、整理、归档、保管和统计。负责档案的数字化处理，建立电子档案数据库。4.负责档案的查阅、借阅、利用登记和催还工作，为敬老院各项工作提供档案信息服务。5.做好档案的安全保管工作，确保档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。7.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和业务水平。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向综合档案室移交档案。2.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供档案利用相关信息。3.负责本部门档案的日常保管，确保档案的安全和完整。4.积极参与档案管理业务培训，提高自身档案管理能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与敬老院工作相关的文件、指示、通知等。2.敬老院制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等文件材料。3.人事档案材料，包括员工的招聘、录用、考核、晋升、奖惩、培训、工资福利等方面的文件。4.财务档案材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.医疗档案材料，包括老人的健康档案、病历、体检报告、护理记录等。6.服务档案材料，如老人入住登记、服务记录、满意度调查等。7.各类会议记录、纪要、决议等文件。8.与社会各界的往来信函、协议、合同等文件。9.敬老院组织的各类活动的文件、照片、视频等资料。10.其他与敬老院工作相关的有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料办理完毕后，及时整理并向综合档案室移交。3.收集的档案应保持文件材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.人事档案按照干部档案管理规定进行整理，建立个人档案卷。3.财务档案按照会计档案管理办法进行分类整理，装订成册。4.医疗档案按照老人个体建立档案，按照时间顺序排列。5.服务档案按照服务项目和时间顺序进行整理。6.对各类档案进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.人事档案、财务档案、医疗档案等应在相关工作结束后及时归档。3.服务档案应定期归档，每月或每季度进行一次。（二）归档要求1.归档的档案应齐全完整，符合整理要求。2.档案应使用统一规格的档案盒、档案袋进行装具，填写档案盒封面、脊背和盒内备考表等信息。3.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.人事档案、财务档案、医疗档案等根据相关规定确定保管期限。3.服务档案根据实际情况确定保管期限，一般不少于5年。（四）保管措施1.综合档案室应配备专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案安全。3.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本院工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.法律规定的其他有权查阅档案的单位和个人。（二）查阅程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交综合档案室。2.综合档案室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅范围1.本院工作人员因工作需要借阅档案。2.特殊情况下，经院长批准，外单位人员可借阅少量与工作相关的档案。（四）借阅程序1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交综合档案室。2.综合档案室对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，向借阅人员发放《档案借阅证》，并将档案交借阅人员签收。3.借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失或擅自销毁档案。如发现档案损坏或丢失，应及时向综合档案室报告，并承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。对已超过保管期限且确无保存价值的档案，予以剔除。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.《档案销毁清册》经院长审批后，报上级主管部门备案。（四）销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门在工作中形成的电子文件应及时收集，按照规定的格式和命名规则进行整理。2.电子文件应与纸质文件同步归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。2.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。3.建立电子档案数据库，对电子档案进行分类