招标档案资料管理制度

PAGE招标档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司招标档案资料的管理，确保招标档案资料的完整性、准确性和安全性，提高招标工作的效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有招标项目档案资料的管理，包括但不限于招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等相关文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：招标档案资料由公司指定的部门或专人进行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映招标活动的全过程，确保资料的真实性和准确性。3.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，加强对招标档案资料的安全保密管理，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。4.便于利用原则：建立科学合理的档案资料分类体系和检索工具，便于档案资料的查询、利用和统计分析。二、职责分工（一）招标部门1.负责招标项目的组织实施，按照规定编制、发布招标公告和招标文件。2.收集、整理、审核投标文件，组织开标、评标等活动。3.负责与投标人、评标专家等相关方的沟通协调，及时解决招标过程中出现的问题。4.按照本制度的要求，及时将招标过程中形成的各类文件资料移交档案管理部门。（二）档案管理部门1.负责制定和完善招标档案资料管理制度，指导和监督招标部门做好档案资料的收集、整理、归档等工作。2.集中统一管理招标档案资料，建立健全档案资料的分类、编号、存储、检索等管理体系。3.负责档案资料的安全保管，定期对档案资料进行检查、维护和清理，确保档案资料的安全完整。4.按照规定提供档案资料的查阅、借阅服务，做好查阅、借阅记录。（三）其他部门1.协助招标部门做好招标项目的相关工作，提供必要的支持和配合。2.在工作中涉及到招标档案资料的，应按照本制度的要求，妥善保管和使用相关资料，并及时移交档案管理部门。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.招标公告、招标文件（含补遗文件）、资格预审文件等。2.投标文件（含投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等）。3.开标记录、评标报告、中标候选人公示、中标通知书等。4.招标过程中形成的其他文件资料，如答疑纪要、澄清文件、谈判记录、会议纪要等。（二）收集要求1.招标部门应在招标活动结束后[X]个工作日内，将招标过程中形成的各类文件资料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的文件资料应真实、完整、有效，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件资料，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件资料保持一致。（三）整理方法1.按照招标项目的类别和时间顺序，对收集到的文件资料进行分类整理。2.每份文件资料应单独编号，并编制文件目录，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。3.对于同一项目的相关文件资料，应按照一定的逻辑顺序进行排列，如先招标公告，再招标文件，然后是投标文件、评标报告等。4.对文件资料中的附件、附图等应进行整理，并与正文一并编号存放。四、档案资料的归档与保管（一）归档要求1.招标部门整理好的文件资料应在规定的时间内移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应对移交的文件资料进行审核，确保归档资料符合要求。3.归档的文件资料应按照档案管理的规范进行装订、编目，填写档案盒封面、脊背等信息。（二）保管期限1.招标档案资料的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案资料主要包括：涉及公司重大利益、具有重要历史价值或法律意义的招标项目档案，如重大建设项目招标档案、涉及公司核心技术或商业秘密的招标档案等。3.长期保管期限为[X]年，主要包括一般性的招标项目档案，如年度常规采购项目招标档案等。4.短期保管期限为[X]年，主要包括临时性、一次性的招标项目档案，如小型办公用品采购招标档案等。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度调节设备等，确保档案资料妥善保管。2.对电子档案资料，应进行备份存储，并采用安全可靠的存储介质和存储方式，如光盘、磁带、磁盘阵列等。同时，应定期对电子档案资料进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.档案管理人员应定期对档案资料进行清点、核对，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅招标档案资料的，应填写《招标档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案资料，并安排专人负责查阅现场的监督和管理。查阅人员应在指定的地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案库房。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换等。查阅结束后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅招标档案资料的，应填写《招标档案资料借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报公司分管领导审批。2.档案管理部门应根据审批意见，办理借阅手续，并将档案资料交付借阅人员。借阅人员应出具本人有效身份证件，并在借阅登记表上签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅的，应提前办理续借手续。借阅人员应按时归还档案资料，如遇特殊情况不能按时归还的，应提前向档案管理部门说明原因，并办理延期手续。4.借阅人员应对借阅的档案资料妥善保管，不得转借他人或用于非工作目的。如因保管不善造成档案资料丢失、损坏的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、档案资料的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规和公司的保密制度，对招标档案资料的内容严格保密。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。3.在档案资料的查阅、借阅过程中，档案管理人员应严格履行登记手续，对查阅、借阅人员的身份信息和查阅、借阅内容进行严格保密。4.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的招标档案资料，应采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。（二）安全管理1.档案管理部门应加强对档案资料安全管理工作的领导，建立健全安全管理制度，明确安全责任，确保档案资料的安全。2.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，掌握必要的安全知识和技能，确保档案资料的安全保管。4.制定档案资料安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。如发生档案资料安全事故，应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。七、档案资料的统计与分析（一）统计内容1.招标项目的数量、金额、类型等基本情况。2.档案资料的归档数量、保管期限分布情况。3.档案资料的查阅、借阅次数及利用情况。（二）统计方法1.档案管理部门应建立健全招标档案资料统计台账，定期对档案资料的相关数据进行统计汇总。2.统计数据应真实、准确、完整，统计报表应及时报送公司相关领导和部门。（三）分析利用1.定期对招标档案资料的统计数据进行分析，总结招标工作的经验教训，为公司的决策提供参考依据。2.通过对档案资料利用情况的分析，了解公司内部各部门对招标档案资料的需求情况，为档案管理工作的改进提供方向。3.根据统计