实物档案室管理制度

PAGE实物档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司实物档案的科学管理，确保实物档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥实物档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位形成的具有保存价值的实物档案的管理。（三）定义实物档案是指公司在各项活动中形成的，具有保存价值的，以物质实体形式存在的各种物品，包括但不限于奖杯、奖牌、证书、印章、题词、照片、录音、录像等。（四）管理原则实物档案管理遵循集中统一管理、分级负责、分类科学、便于利用的原则。二、实物档案的收集（一）收集范围1.公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等。2.公司重要活动中形成的题词、字画等。3.公司领导及重要嘉宾的题词、签名等。4.公司具有历史意义和纪念价值的物品，如早期的产品样本、宣传资料等。5.公司重要会议、重大事件形成的照片、录音、录像等。6.公司使用过的具有代表性的印章。7.其他具有保存价值的实物。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责实物档案的收集工作，确保实物档案的及时、完整收集。2.收集的实物应保持其原始状态，不得随意更改或损坏。3.对于收集到的实物，应详细填写实物档案登记表，注明实物的名称、来源、日期、保管期限等信息。（三）收集时间1.对于公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等，应在收到后及时收集归档。2.对于重要活动形成的实物档案，应在活动结束后一周内完成收集工作。3.对于其他实物档案，应根据实际情况定期收集。三、实物档案的整理（一）分类标准实物档案按照其性质、来源、时间等因素进行分类，具体分类如下：1.荣誉类：包括公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等。2.题词类：包括公司领导及重要嘉宾的题词、字画等。3.印章类：包括公司使用过的具有代表性的印章。4.照片类：包括公司重要会议、重大事件形成的照片等。5.音像类：包括公司重要活动的录音、录像等。6.其他类：包括具有历史意义和纪念价值的物品、早期的产品样本、宣传资料等。（二）编号方法实物档案采用分类编号的方法进行编号，编号格式为：类别代码顺序号。其中，类别代码采用大写字母表示，顺序号采用阿拉伯数字表示。例如：荣誉类实物档案的编号格式为：R001，题词类实物档案的编号格式为：T001。（三）整理要求1.实物档案应按照分类标准进行整理，同一类别的实物应集中存放。2.对于每件实物档案，应在其显著位置粘贴标签，注明编号、名称、来源、日期等信息。3.照片类实物档案应按照时间顺序或事件顺序进行排列，并编写照片说明。4.音像类实物档案应按照时间顺序或事件顺序进行排列，并编写音像说明。四、实物档案的保管（一）保管场所实物档案应存放在专门的实物档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。（二）保管设备1.实物档案室应配备必要的保管设备，如档案柜、陈列架、温湿度计、灭火器等。2.对于珍贵的实物档案，应采用特殊的保管措施，如密封保存、使用防虫剂等。（三）保管要求1.实物档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。2.定期对实物档案进行检查和清点，确保实物档案的安全和完整。3.对于损坏或变质的实物档案，应及时进行修复或处理。4.严格控制实物档案室的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入。五、实物档案的利用（一）利用范围公司内部各部门及所属单位因工作需要，可以查阅、借阅实物档案。外单位因特殊原因需要查阅、借阅实物档案的，须经公司领导批准。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅实物档案，须填写实物档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到实物档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位人员查阅、借阅实物档案，须填写实物档案查阅申请表，经公司领导批准后，到实物档案室办理查阅、借阅手续。查阅、借阅申请表应注明查阅、借阅的目的、范围、时间等信息。3.查阅、借阅实物档案时，档案管理人员应按照规定提供相应的实物档案，并做好查阅、借阅记录。查阅、借阅记录应包括查阅、借阅时间、查阅、借阅人姓名、查阅、借阅目的、查阅、借阅范围等信息。4.查阅、借阅人员应爱护实物档案，不得擅自涂改、损坏、转借实物档案。如需复制实物档案，须经档案管理人员同意，并按照规定办理复制手续。（三）归还要求查阅、借阅人员应在规定的时间内归还实物档案，归还时应确保实物档案的完整和安全。档案管理人员应对归还的实物档案进行检查，如发现问题应及时处理。六、实物档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则实物档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。（二）鉴定组织公司成立实物档案鉴定小组，负责实物档案的鉴定工作。鉴定小组由档案管理人员、相关部门负责人等组成。（三）鉴定内容1.实物档案的真实性、完整性和准确性。2.实物档案的保存价值。3.实物档案的保管期限。（四）鉴定方法1.查阅实物档案的形成背景、历史意义、利用价值等资料。2.征求相关部门和人员的意见。3.参考国家有关档案鉴定的标准和规定。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的实物档案，由实物档案鉴定小组提出销毁意见，报公司领导批准。2.销毁实物档案时，应填写实物档案销毁清单，注明销毁的实物档案名称、编号、数量等信息。3.实物档案销毁清单应经实物档案鉴定小组组长、档案部门负责人、公司领导签