校园财务档案管理制度

PAGE校园财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强校园财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各级各类财务活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的财务档案。（三）管理原则1.统一领导，分级管理。学校财务部门负责全校财务档案的集中管理，各部门应指定专人负责本部门财务档案的收集、整理和移交。2.依法依规，确保安全。严格遵守国家法律法规和行业标准，采取有效措施保障财务档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。3.方便利用，提高效率。建立科学合理的档案管理流程，便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率。二、财务档案的分类与归档（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、银行对账单等。原始凭证应按照经济业务发生的时间顺序排列，同类原始凭证应粘贴整齐，并在粘贴单上注明张数和金额。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制，应按照编号顺序排列，附在原始凭证后面。记账凭证应注明日期、摘要、会计科目、金额、附件张数等内容。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目设置，全面记录学校的经济业务。总账应定期打印，装订成册。2.明细账：根据总账科目所属明细科目设置，详细记录各项经济业务的发生情况。明细账应每月打印，装订成册。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员根据收付款凭证逐日逐笔登记。日记账应每天打印，装订成册。（三）财务报告1.月度财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，反映学校月度财务状况和经营成果。月度财务报表应在每月终了后[X]日内编制完成，并加盖单位公章。2.年度财务报告：包括年度资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、财务报表附注等，全面反映学校年度财务状况和经营成果。年度财务报告应在年度终了后[X]日内编制完成，并经注册会计师审计后加盖单位公章。（四）其他财务档案1.财务预算：包括年度预算、季度预算、月度预算等，反映学校财务收支计划。财务预算应按照规定格式编制，并经学校领导批准后执行。2.财务决算：包括年度决算、专项决算等，反映学校年度财务收支执行情况和财务状况。财务决算应按照规定格式编制，并经学校领导审核后上报。3.财务审计报告：包括内部审计报告、外部审计报告等，反映学校财务收支的真实性、合法性和效益性。财务审计报告应按照规定格式编制，并加盖审计机构公章。4.财务制度：包括学校财务管理制度、财务审批制度、财务报销制度等，是学校财务管理的基本依据。财务制度应按照规定程序制定和修订，并报学校领导批准后执行。5.财务文件：包括上级主管部门下发的财务文件、学校制定的财务文件等，是学校财务管理的重要依据。财务文件应按照规定分类整理，并妥善保管。三、财务档案的整理与装订（一）整理要求1.财务档案应按照分类标准进行整理，确保档案的系统性和完整性。2.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，保证档案的清晰可读。3.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等。（二）装订要求1.会计凭证应按照记账凭证的编号顺序排列，折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订处加盖骑缝章。2.会计账簿应按照总账、明细账、日记账的顺序排列，装订成册，并在装订处加盖骑缝章。3.财务报告应按照月度、年度顺序排列，装订成册，并在装订处加盖骑缝章。4.其他财务档案应按照类别和时间顺序排列，装订成册，并在装订处加盖骑缝章。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为[X]年。2.会计账簿：保管期限为[X]年。3.财务报告：年度财务报告永久保管，月度财务报表保管期限为[X]年。4.其他财务档案：保管期限根据相关规定执行。（二）保管地点1.学校应设立专门的财务档案室，用于存放财务档案。财务档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.财务档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和时间顺序排列，便于查阅和管理。（三）保管措施1.建立财务档案保管台账，详细记录档案的名称、数量、保管期限、存放位置等信息。2.定期对财务档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.严格限制非财务人员进入财务档案室，确需查阅档案的，应经财务部门负责人批准，并办理查阅登记手续。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本校人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，并经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人批准。2.查阅财务档案时，应在财务档案室进行，不得将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经财务部门负责人批准。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）借阅规定1.外单位人员查阅或借阅本校财务档案，应持有单位介绍信，并经本校财务部门负责人批准。2.借阅财务档案时，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，并经财务部门负责人批准。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或用于其他用途。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。六、财务档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的财务档案，经鉴定确无保存价值的，可以销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.由财务部门提出销毁意见，编制《财务档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《财务档案销毁清册》应经学校领导审核批准。3.销毁