工程项目档案管理制度

PAGE工程项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程项目档案管理，确保工程项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程项目建设、运营管理、维护改造及竣工验收等工作提供可靠的依据和支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目策划、立项、设计、施工、调试、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类文件材料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程项目档案应如实反映工程项目建设全过程的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程项目从决策到实施各阶段形成的各类文件，保证档案资料的全面性。3.系统性原则：对工程项目档案进行科学分类、编号和整理，使其具有内在的逻辑性和系统性。4.及时性原则：工程项目文件材料应随工程进度同步收集、整理，确保档案的时效性。5.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密及国家秘密的工程项目档案，应严格按照保密规定进行管理。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程项目档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.对工程项目档案管理工作进行统筹规划，指导、协调和检查各部门的档案管理工作。3.负责接收、收集、整理、保管工程项目各类档案，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.组织对工程项目档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。5.参与工程项目竣工验收，对档案的完整性、准确性进行审查，并出具档案验收意见。（二）项目建设部门职责1.负责本部门工程项目文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将工程项目文件材料移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.在工程项目建设过程中，配合档案管理部门做好档案管理工作，提供必要的支持和协助。4.负责对本部门参与工程项目建设的人员进行档案管理知识培训，提高档案意识。（三）设计单位职责1.负责收集、整理工程项目设计阶段形成的各类文件材料，包括设计任务书、初步设计、施工图设计、设计变更等，并按要求归档。2.在工程项目设计过程中，确保文件材料的规范性和准确性，及时向项目建设部门和档案管理部门提供相关资料。3.配合项目建设部门和档案管理部门做好设计文件的审核、变更管理及归档工作。（四）施工单位职责1.建立健全工程项目施工文件材料管理制度，负责施工过程中各类文件材料的收集、整理、归档工作。2.按照工程进度和档案管理要求，及时将施工文件材料移交至项目建设部门，并协助做好档案整理工作。3.确保施工文件材料的真实、完整、准确，对施工过程中的文件材料进行妥善保管，防止丢失、损坏。（五）监理单位职责1.负责对工程项目施工过程中的文件材料进行监督检查，确保文件材料符合档案管理要求。2.审核施工单位提交的工程文件材料，对不符合要求的及时提出整改意见，并督促整改落实。3.收集、整理监理过程中形成的各类文件材料，如监理规划、监理细则、监理月报、工程质量评估报告等，并按规定归档。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.设计文件，如初步设计、施工图设计、设计变更通知、技术交底等。3.施工文件，涵盖施工组织设计、施工方案、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、工程进度报表等。4.监理文件，如监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知单等。5.竣工验收文件，包括竣工验收报告、工程质量保修书、竣工结算报告、工程决算审计报告等。6.其他与工程项目相关的文件材料，如来往信函、会议纪要、合同协议、招投标文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责工程项目文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的格式通用、可读性强，存储载体应符合档案保管要求。（三）整理原则与方法1.工程项目档案应按照其形成规律和特点，进行科学分类。一般可分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等大类，每大类再根据具体内容进行细分。2.档案整理应遵循从小到大、从简单到复杂的顺序，对每份文件进行编号、编目，编制检索工具，方便档案的查找和利用。3.对于同一工程项目的不同载体的文件材料，应进行统一整理、编目，确保档案信息的一致性。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.项目建设部门应在工程项目竣工验收后[X]个月内，将整理好的工程项目档案移交至档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、起止时间等信息，双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，对不符合要求的档案应及时退回项目建设部门进行补充完善。（二）保管期限工程项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括工程项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、竣工验收报告、工程质量保修书等重要文件。2.长期保管的档案一般为工程建设过程中形成的较为重要的文件，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案为一般性文件，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备等，确保档案的安全保管。2.对纸质档案应分类存放，按年度、类别、保管期限等顺序排列上架，并建立档案存放索引。3.对电子档案应进行备份存储，采用异地备份或多种存储介质备份的方式，确保电子档案的安全性和完整性。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.工程项目档案应遵循“方便利用、严格管理”的原则，在确保档案安全的前提下，为公司内部各部门及相关单位提供档案利用服务。2.档案利用应根据公司的有关规定和实际工作需要，严格履行审批手续，确保档案利用的合法性和合理性。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅工程项目档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅工程项目档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人、档案管理部门负责人及公司分管领导签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、转借或擅自销毁档案。2.查阅或借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出档案库房。如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并办理登记手续。3.利用结束后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现问题应及时查明原因并处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目建设部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对到期的工程项目档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表及公司实际情况，对到期档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应重点审查其内容是否涉及公司机密、商业秘密及国家秘密等敏感信息。如涉及敏感信息，应按照保密规定进行处理，不得随意销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，填写档案销毁鉴定表，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经鉴定小组全体成员签字确认后，报公司分管领导批准。2.档案管理部门根据公司分管领导的批准意见，编制档案销毁清单，明确销毁档案的名称、数量、销毁时间等内容。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和项目建设部门共同派人监销。监销人员应认真核对销毁档案的清单与实际销毁档案是否一致