原始记录档案管理制度

PAGE原始记录档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司原始记录档案的管理，确保原始记录档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥原始记录档案在公司生产经营、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的原始记录档案的管理。（三）定义原始记录档案是指公司在生产、经营、管理等各项活动中直接产生或获取的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：原始记录档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：原始记录档案应如实反映公司各项活动的实际情况，数据准确、内容真实。3.及时归档原则：各部门及员工应及时将工作中形成的原始记录档案移交档案管理部门，不得积压或擅自留存。4.安全保密原则：采取有效措施确保原始记录档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置及人员配备公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责原始记录档案的日常管理工作。（二）主要职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订原始记录档案管理制度，确保制度的科学性和有效性。2.档案收集与整理：负责接收、收集各部门及员工移交的原始记录档案，按照档案分类标准进行整理、编目，使其系统化、条理化。3.档案保管：建立档案库房，配备必要的保管设备，对原始记录档案进行妥善保管，确保档案的安全与完整。4.档案利用服务：为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，根据规定办理相关手续，确保档案的合理利用。5.档案鉴定与销毁：定期对原始记录档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案信息化建设：推进原始记录档案的信息化管理，建立电子档案数据库，提高档案管理的效率和水平。7.监督与指导：对各部门原始记录档案的形成、收集、整理等工作进行监督和指导，确保档案工作符合制度要求。三、原始记录档案的形成与收集（一）形成要求1.公司各部门及员工在工作活动中应按照规范要求及时形成原始记录，确保记录内容真实、准确、完整。2.原始记录应使用规范的格式和填写要求，字迹清晰、数据准确，不得随意涂改。3.涉及多个部门的工作活动，相关部门应共同做好原始记录的形成工作，并确保记录的一致性和衔接性。（二）收集范围1.生产经营类：包括生产计划、生产报表、质量检验报告、设备运行记录、物资采购与出入库记录、销售合同与订单、财务报表等。2.行政管理类：包括会议纪要、文件收发记录、考勤记录、人事档案、行政办公费用报销凭证等。3.研发创新类：包括科研项目立项报告、实验数据记录、技术研发文档、专利申请材料等。4.客户服务类：包括客户投诉记录、客户反馈意见、售后服务记录等。5.其他类：与公司生产经营、管理活动相关的其他具有保存价值的原始记录。（三）收集时间1.各部门应在每月末或每季度末将本部门当月或当季度形成的原始记录档案进行整理，并及时移交档案管理部门。2.对于临时性工作或专项活动形成的原始记录档案，应在工作结束后[X]个工作日内移交档案管理部门。（四）收集程序1.各部门指定专人负责原始记录档案的收集工作，对本部门形成的原始记录进行分类整理，填写档案移交清单。2.档案移交人员与档案管理部门接收人员按照档案移交清单进行核对，确认无误后办理交接手续。交接双方应在清单上签字确认。四、原始记录档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法1.年度分类法：根据文件形成的年度进行分类，将本年度的原始记录档案归为一类。2.机构分类法：按照公司内部的组织机构进行分类，每个机构形成的原始记录档案为一个类别。3.问题分类法：根据文件内容所反映的问题进行分类，如生产管理、质量管理、财务管理等。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的原始记录进行修整和装订，确保整齐、牢固。2.编页号：在每份原始记录档案的页面右上角或右下角编写页号，以便于查阅和管理。3.编制目录：根据分类结果，编制原始记录档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.装盒：将整理好的原始记录档案装入档案盒，并在盒脊上填写档案编号、题名、年度等信息。五、原始记录档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案盒整齐排列在档案架或档案柜中，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性。（四）保管期限1.根据原始记录档案的重要程度和历史价值，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司设立、合并、分立、终止等重大事项的文件材料，以及具有重要历史意义和长期利用价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括公司生产经营、管理活动中形成的重要文件材料。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的文件材料。（五）档案清查1.档案管理部门应定期对原始记录档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案账目一致。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。六,原始记录档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅原始记录档案。`2.公司外部单位因法定事由需要查阅公司原始记录档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅原始记录档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅：因工作需要借阅原始记录档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。（三）利用登记1.档案管理部门应对原始记录档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用部门、利用人、档案题名、查阅或借阅期限等。2.利用登记台账应妥善保管，以备查询和统计分析。七、原始记录档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对原始记录档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对仍有一定利用价值但保管期限已满的档案，可进行缩微、数字化等处理后继续保存。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的原始记录档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案清单进行审核，确定销毁档案名单。3.对确定销毁的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。（四）销毁程序1.档案销毁清册经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底