学校疫情档案管理制度

PAGE学校疫情档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校疫情防控期间档案管理工作，确保疫情防控档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在疫情防控工作中的凭证和参考作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校在应对新型冠状病毒感染的肺炎疫情期间，各类与疫情防控工作相关的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学校疫情防控工作的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集、整理疫情防控工作中形成的各类档案，确保档案资料的完整性。3.规范性原则：档案管理工作应严格按照国家有关档案管理的法律法规和行业标准进行，保证档案整理、归档、保管、利用等环节的规范性。4.保密性原则：对涉及个人隐私、学校机密等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）学校疫情防控工作领导小组1.负责统筹领导学校疫情防控档案管理工作，制定档案管理工作方针、政策和总体要求。2.审批疫情防控档案管理工作的重要制度、工作计划和总结等。（二）档案管理部门1.负责制定学校疫情防控档案管理制度和工作流程，并组织实施。2.指导、监督各部门做好疫情防控档案的收集、整理、归档工作，对档案质量进行检查和验收。3.负责疫情防控档案的集中统一保管，建立档案库房、档案检索系统等，确保档案的安全和有效利用。4.开展档案编研工作，为学校疫情防控工作提供信息支持和决策依据。（三）各部门1.负责本部门疫情防控工作中形成档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管，配合档案管理部门做好档案整理、归档等工作。三、档案收集（一）收集范围1.学校疫情防控工作领导小组及各专项工作小组的会议记录、决议、通知等文件材料。2.疫情防控工作方案、应急预案及修订稿。3.师生员工健康信息档案，包括每日健康打卡记录、体温检测记录、核酸检测报告、疫苗接种情况等。4.校园疫情防控物资采购、发放、使用记录，如口罩、消毒液、防护服等物资的采购合同、出入库清单等。5.校园环境消杀记录，包括消杀时间、地点、人员、使用药剂等信息。6.疫情防控期间学校开展的线上教学、线下教学调整等相关资料，如教学计划、课程安排、教学资源等。7.师生员工因疫情请假、复学等相关审批材料。8.学校与上级教育主管部门、社区、医疗机构等之间的往来文件、函件等。9.疫情防控工作中形成的照片、视频、音频等声像资料。10.其他与学校疫情防控工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保文件的可读性和完整性。4.声像资料应同时收集文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案资料，应及时收集整理，于每月底前移交档案管理部门。2.对于疫情防控期间的重要事件、紧急文件等，应在事件结束或文件形成后3个工作日内收集并移交。四、档案整理（一）分类标准1.综合管理类：包括学校疫情防控工作领导小组文件、会议记录、工作计划、总结等。2.防控措施类：涵盖疫情防控工作方案、应急预案、健康监测、环境消杀、物资管理等方面的文件材料。3.教学工作类：涉及线上教学、线下教学调整、教学资源等相关资料。4.人员管理类：包含师生员工健康信息档案、请假复学审批材料等。5.对外联络类：学校与上级部门、社区、医疗机构等之间往来的文件、函件等。6.声像资料类：疫情防控期间拍摄的照片、视频、音频等资料。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写文件题名、日期、文号、责任者等信息。3.对于纸质文件，应去除金属物，破损文件应进行修复，字迹模糊的应进行复制或摘抄。4.电子文件应按照存储载体的要求进行整理，建立电子文件目录，确保文件的可检索性。5.声像资料应进行分类整理，刻录成光盘或存储在移动硬盘等存储设备上，并建立相应的目录索引。（三）组卷要求1.同一事由的文件材料应集中组卷，卷内文件应按照时间顺序排列。2.卷内文件应保持有机联系，不同载体的文件材料应分别组卷。3.卷内文件应编制页码，页码应标注在有文字的页面正面的右下角、背面的左下角。4.每卷应填写卷内目录，卷内目录应包括序号、文件题名、日期、文号、责任者、页数等内容。5.卷内备考表应填写卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，以及立卷人、检查人、日期等信息。五、档案归档（一）归档时间各部门应在每年6月底前将上一年度疫情防控档案整理完毕，并移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.档案管理部门对各部门移交的档案进行检查验收，对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。2.验收合格的档案，档案管理部门应按照分类编号顺序进行排列上架，建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具。3.档案管理部门应将归档情况及时反馈给各部门，并对归档工作进行总结。六、档案保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照分类编号顺序排列，便于查找和利用。2.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等存储载体进行备份，并异地存放，确保数据的安全性。3.声像资料应按照类别分别存放，并建立相应的目录索引，便于查找和利用。（三）档案保管期限1.学校疫情防控档案的保管期限分为永久、定期两种。2.对于反映学校疫情防控工作重大事件、重要决策、重要成果等具有长远历史价值和凭证作用的档案，应列为永久保管。3.对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应列为定期保管，定期保管期限一般为30年或10年。（四）档案清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案的数量和质量。2.在清点过程中，如发现档案有缺损、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.档案管理部门应定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。七、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅疫情防控档案的。2.上级教育主管部门、相关部门因工作检查、调研等需要查阅学校疫情防控档案的。3.司法机关、社会组织等因涉及学校疫情防控相关案件需要查阅档案的。4.其他经学校批准需要查阅疫情防控档案的单位或个人。（二）利用方式1.查阅纸质档案，利用者应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅事由等信息，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.查阅电子档案，利用者应通过档案检索系统进行查询，如需复制电子档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。3.如需借阅档案，利用者应填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、单位、借阅事由、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过7个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损、抽取、撤换、转借等。2.查阅档案时，如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并注明出处。3.借阅的档案应按时归还，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅者应承担相应的赔偿责任。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育。2.对涉及个人隐私、学校机密等敏感信息的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，严格限制查阅范围。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容，不得擅自将档案带出档案库房。4.利用档案时，档案管理人员应监督利用者遵守保密规定，对利用过程中可能出现保密问题的环节进行重点监控。（二）保密期限档案保密期限应根据档案内容的敏感程度和重要性确定，一般与档案保管期限相同。对于涉及国家秘密、商业秘密等特殊保密事项的档案，应按照国家有关保密法律法规的规定执行。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。2.鉴定工作应充分考虑档案的现实利用价值和历史保存价值，避免片面强调某一方面的价值而忽视另一方面的价值。（二）鉴定组织学校应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案专家等组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案保管期限表、档案鉴定标准等，对档案进行逐卷、逐件审查，确定档案的存毁价值。2.对于保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.在鉴定过程中，如对档案的存毁价值存在争议，应组织专家进行论证，必要时可征求上级主管部门或档案行政管理部门的意见。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，注明档案题名、日期、文号、责任者、保管期限、销毁原因等信息，并经档案鉴定工作小组组长审核签字。2.《档案销毁清册》一式两份，一份由档案管理部门留存，一