电子档案安全保管制度

PAGE电子档案安全保管制度一、总则（一）目的为了加强公司电子档案的安全保管，确保电子档案的真实性、完整性和可用性，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各部门、各分支机构在业务活动中形成的电子档案的安全保管。（三）基本原则1.安全可靠原则：采取必要的技术和管理措施，确保电子档案存储载体的安全，防止电子档案数据丢失、损坏、篡改和泄露。2.全程管理原则：对电子档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行有效管理，确保电子档案管理工作的连续性。3.便于利用原则：遵循电子档案的形成规律，建立科学合理的分类体系和检索工具，便于电子档案的查询、调阅和使用。4.规范标准原则：严格执行国家和行业有关电子档案管理的标准和规范，确保电子档案管理工作的规范化、标准化。二、电子档案的定义与范围（一）定义电子档案是指公司在各项业务活动中直接形成的具有保存价值的以电子形式存在的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）范围1.办公文件：包括各类通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.业务合同：采购合同、销售合同、租赁合同、服务协议等。3.财务资料：会计凭证、财务报表、审计报告等。4.人事档案：员工简历、入职离职记录、绩效考核文件等。5.技术文档：产品设计图纸、技术研发报告、工艺文件等。6.项目资料：项目立项文件,项目进度报告、验收报告等。7.其他具有保存价值的电子文件：如宣传资料、客户资料、市场调研数据等。三、电子档案的形成与收集（一）形成要求1.公司各部门在业务活动中应按照规范的流程和格式生成电子文件，确保文件内容准确、完整、清晰。2.电子文件应采用通用的文件格式，如.doc、.xls、.pdf等，以保证文件的可读性和兼容性。3.对于重要的电子文件，应同时生成纸质版本，并确保纸质文件与电子文件内容一致。（二）收集职责1.各部门负责本部门业务活动中形成的电子文件的收集和整理工作，指定专人负责电子文件的收集、登记和初步审核。2.对于跨部门业务活动形成的电子文件，由牵头部门负责组织相关部门进行收集和整理。3.公司办公室负责对各部门收集的电子文件进行统一汇总和审核，确保电子文件的完整性和准确性。（三）收集时间1.电子文件应在业务活动完成后及时收集，原则上不得超过一个月。2.对于紧急或重要的业务活动，电子文件应在活动结束后一周内收集完毕。四、电子档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循电子文件的形成规律和有机联系，保持电子文件之间的历史联系，便于电子档案的管理和利用。2.按照电子文件的内容、来源、时间等要素进行分类整理，确保分类科学合理、层次分明。（二）分类方法1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，如2020年、2021年等。2.机构分类法：按照公司内部的组织机构进行分类，如行政部、财务部、市场部等。3.问题分类法：按照文件反映的问题进行分类，如人力资源管理、财务管理、市场营销等。4.保管期限分类法：按照电子档案的保管期限进行分类，如永久、长期、短期等。（三）编号规则1.电子档案编号应具有唯一性，便于识别和管理。2.编号格式为：[年度][机构代码][问题代码][保管期限代码][流水号]。3.年度代码：采用公元纪年，如2020表示2020年。4.机构代码：按照公司内部组织机构代码表进行编制，如01表示行政部。5.问题代码：按照问题分类表进行编制，如01表示人力资源管理。6.保管期限代码：永久用Y表示，长期用C表示，短期用D表示。7.流水号：按照电子档案的形成顺序依次编制，从0001开始。五、电子档案的归档（一）归档条件1.电子文件经过整理、分类、编号后，应进行归档。2.归档的电子文件应内容完整、准确，格式规范，元数据齐全。3.对于重要的电子文件，应进行备份后再归档。（二）归档流程1.各部门将整理好的电子档案提交给公司办公室。2.公司办公室对提交的电子档案进行审核，审核通过后进行归档。3.归档后的电子档案应存储在专用的电子档案管理系统中，并建立相应的索引和目录。（三）归档时间1.年度电子档案应在次年上半年完成归档。2.对于专项业务活动形成的电子档案，应在活动结束后一个月内完成归档。六、电子档案的存储与保管（一）存储载体1.电子档案应存储在安全可靠的存储载体上，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等。2.存储载体应定期进行检查和维护，确保存储载体的正常运行。3.对于重要的电子档案，应采用异地存储的方式进行备份，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致电子档案丢失。（二）存储环境1.电子档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施，确保存储环境的安全。2.存储场所的温度、湿度应符合国家相关标准要求，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在40%60%之间。3.存储场所应配备必要的消防器材和应急照明设备，定期进行检查和维护。（三）保管期限1.电子档案的保管期限应根据国家相关法律法规和公司实际情况确定，分为永久、长期和短期。2.永久保管的电子档案包括公司重要的规章制度、年度财务报表、重大项目资料等。3.长期保管的电子档案包括公司一般性的业务文件、合同协议、人事档案等，保管期限为10年50年。4.短期保管的电子档案包括公司临时性的业务文件、会议记录等，保管期限为1年5年。（四）保管职责1.公司办公室负责电子档案的日常保管工作，指定专人负责电子档案的存储、维护和管理。2.保管人员应定期对电子档案进行检查和核对，确保电子档案的完整性和准确性。3.对于超过保管期限的电子档案，应按照规定进行鉴定和销毁。七、电子档案的利用（一）利用原则1.电子档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保电子档案的安全和保密。2.利用电子档案应办理相关手续，填写利用申请表，经批准后方可查阅、借阅或复制。（二）利用方式1.查阅：利用者可在电子档案管理系统中查阅电子档案的内容。2.借阅：利用者如需借阅电子档案的存储载体，可以办理借阅手续，借阅期限不得超过[X]天。3.复制：利用者如需复制电子档案，可以办理复制手续，复制的电子档案应与原件内容一致，并注明复制日期和利用者姓名。（三）利用审批1.查阅电子档案：由利用者所在部门负责人审批。2.借阅电子档案：由利用者所在部门负责人和公司办公室负责人共同审批。3.复制电子档案：由利用者所在部门负责人和公司办公室负责人共同审批，并报公司分管领导批准。（四）利用登记1.利用电子档案应进行登记，登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、利用内容等。2.登记记录应妥善保存，以备查询。八、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.电子档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、定期鉴定的原则。2.鉴定工作应由公司办公室组织，相关部门人员参加。（二）鉴定内容1.电子档案的真实性、完整性和准确性。2.电子档案的保管期限是否已满。3.电子档案是否仍具有保存价值。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对电子档案的内容进行直接审查，判断其是否具有保存价值。2.抽样鉴定法：对电子档案进行抽样审查，根据抽样结果推断整批电子档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的电子档案，应填写销毁申请表，报公司分管领导批准。2.销毁电子档案应采用安全可靠的方式进行，如物理销毁、数据擦除等。3.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等。4.销毁记录应妥善保存，以备查询。九、电子档案的安全管理（一）安全制度1.建立健全电子档案安全管理制度，明确安全管理职责和安全管理流程。2.加强对电子档案管理人员的安全培训，提高安全意识和安全技能。（二）安全技术1.采用先进的安全技术手段，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，确保电子档案的安全。2.定期对电子档案管理系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和解决安全问题。（三）安全审计1.建立电子档案安全审计机制，对电子档案的操作和访问进行审计。2.审计记录应妥善保存，以备查询和追溯。（四）应急处置1.制定电子档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任