建筑工程档案管制度

PAGE建筑工程档案管制度一、总则（一）目的为加强公司建筑工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、维护、管理及竣工验收提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目档案的管理，包括工程项目从规划、设计、施工到竣工验收全过程中形成的各类文件、资料、图纸等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司设立专门的档案管理部门，对建筑工程档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集工程建设过程中形成的各类文件资料，确保档案内容完整。4.规范性原则：档案的形成、整理、归档应符合国家和行业相关标准规范。5.时效性原则：及时收集、整理、归档工程档案，确保档案的时效性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家和地方有关档案管理的法律法规及行业标准规范，制定和完善公司建筑工程档案管理制度。2.负责公司建筑工程档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和提供利用工程档案。3.指导、监督和检查各部门及参建单位的工程档案管理工作，对不符合要求的提出整改意见。4.组织开展工程档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全和有效利用。5.参与工程竣工验收，对工程档案的完整性、准确性进行审核。（二）项目建设单位职责1.负责本项目工程档案的组织、协调和管理工作，明确项目档案管理责任人。2.组织各参建单位编制项目档案管理计划，明确档案收集、整理、归档的范围、要求和时间节点。3.监督、检查各参建单位的工程档案收集、整理和归档工作，确保档案质量。4.及时向档案管理部门移交本项目的工程档案。（三）勘察、设计单位职责1.按照合同要求和国家有关规定，负责收集、整理本单位形成的勘察、设计文件及相关资料，并向建设单位移交。2.对提交的勘察、设计文件及资料的完整性、准确性负责。（四）施工单位职责1.负责收集、整理本单位在施工过程中形成的各类文件资料，包括施工技术文件、施工管理文件、物资资料、工程质量验收资料等。2.按照档案管理要求，对工程档案进行分类、组卷、编目等整理工作，确保档案质量。3.在工程竣工验收前，将整理好的工程档案移交建设单位审核。4.对本单位形成的工程档案的真实性、完整性和准确性负责。（五）监理单位职责1.负责审核施工单位提交的工程档案，对档案的完整性、准确性和规范性提出审核意见。2.监督施工单位按照档案管理要求及时整理和归档工程档案，对不符合要求的责令整改。3.收集、整理本单位在监理过程中形成的文件资料，并向建设单位移交。三、档案收集与整理（一）收集范围1.工程前期文件：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.勘察设计文件：勘察报告、设计图纸、设计变更通知、技术交底等。3.施工文件：施工组织设计、施工方案、施工技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书、工程结算资料等。6.其他文件：与工程建设有关的会议纪要、来往函件、声像资料等。（二）收集要求1.各部门及参建单位应指定专人负责工程档案的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整。2.工程档案应随工程进度同步收集，不得事后补制。3.对收集到的工程档案资料，应进行认真核对，确保其真实性和有效性。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接。2.分类科学、组卷合理、编目规范，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照工程前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行分类。2.组卷：同一类别的文件按照其形成时间、内容等进行组卷，每卷厚度不宜超过规定标准。3.编目：编制卷内文件目录、备考表等，对每卷档案进行编号、装订。4.编制竣工图：竣工图应真实反映工程实际情况，加盖竣工图章，并由相关责任人签字确认。四、档案归档与移交（一）归档要求1.工程档案整理完成后，应及时向档案管理部门归档。2.归档的工程档案应符合档案管理要求，装订整齐、编目清晰、手续完备。（二）移交程序1.施工单位在工程竣工验收前，将整理好的工程档案移交建设单位审核。建设单位审核合格后，在规定时间内将工程档案移交档案管理部门。2.勘察、设计、监理单位应在工程竣工验收后，按照合同要求向建设单位移交本单位形成的工程档案，建设单位汇总后移交档案管理部门。3.档案管理部门接收工程档案时，应进行认真核对，对不符合要求的档案，退回原移交单位进行整改。五、档案保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持适宜的温度、湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。（二）利用规定1.公司内部人员因工作需要查阅工程档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅工程档案，应持单位介绍信，经公司主管领导批准后，在档案管理部门指定人员陪同下查阅。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意。4.档案管理人员应做好档案查阅记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，对工程档案进行鉴定。2.从工程建设的实际需要出发，确保档案的完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目建设单位及相关专业人员组成，负责对工程档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查。2.征求相关部门和人员的意见。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小