起重机械档案建立制度

PAGE起重机械档案建立制度一、总则（一）目的为加强公司起重机械的管理，确保起重机械的安全运行，保障员工生命安全和公司财产安全，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本起重机械档案建立制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有起重机械的档案建立与管理工作，包括但不限于桥式起重机、门式起重机、塔式起重机、流动式起重机等各类起重设备。（三）引用文件1.《中华人民共和国特种设备安全法》2.《特种设备安全监察条例》3.《起重机械安全规程》（GB6067.1）4.《起重机械定期检验规则》5.其他相关法律法规及行业标准二、档案管理职责（一）设备管理部门1.负责起重机械档案的统一建立、整理、归档和保管工作。2.收集、审核起重机械的各类技术资料，并确保资料的完整性和准确性。3.定期对起重机械档案进行更新和维护，及时补充新的资料和记录。4.负责起重机械档案的借阅、查阅管理，按照规定办理相关手续。（二）使用部门1.负责提供本部门起重机械的相关资料和信息，配合设备管理部门建立档案。2.做好起重机械日常运行记录、维护保养记录、故障维修记录等，并及时提交给设备管理部门归档。3.在使用过程中发现起重机械存在问题或异常情况时，应及时报告设备管理部门，并协助进行调查和处理。（三）安全管理部门1.监督起重机械档案建立制度的执行情况，确保档案管理工作符合法律法规和公司要求。2.对起重机械档案中的安全技术资料进行审查，提出安全管理方面的意见和建议。3.将起重机械档案管理工作纳入公司安全管理体系，作为安全检查和隐患排查的重要内容。（四）档案管理人员1.负责起重机械档案的具体管理工作，包括资料的收集、整理、分类、编号、装订、存储等。2.严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和保密，防止档案丢失、损坏或泄露。3.熟练掌握档案管理系统的操作，能够快速准确地检索和提供所需档案资料。三、档案内容（一）设备基本信息1.设备名称、型号、规格、制造厂家、出厂编号、制造日期等。2.设备的主要技术参数，如额定起重量、跨度、起升高度、工作级别等。3.设备的安装位置、使用部门等信息。（二）设计文件1.设备的设计图纸，包括总图、部件图、电气原理图等。2.设计计算书，如强度计算、稳定性计算等。3.设计变更文件，记录设备在制造或使用过程中的设计变更情况。（三）制造文件1.制造许可证副本，证明设备制造厂家具备合法的生产资质。2.产品质量合格证明，由设备制造厂家出具，证明设备符合相关质量标准。3.制造监督检验证书，对于需要进行制造监督检验的起重机械，应提供相应的证书。4.设备的安装使用维护说明书，指导设备的安装、调试、使用、维护和保养等工作。（四）安装与验收文件1.安装合同、安装单位资质证书及安装人员资格证书。2.安装施工方案，包括安装工艺流程、安全技术措施等。3.安装过程记录，如安装日期、安装进度、安装质量检验记录等。4.设备安装验收报告，由安装单位、使用单位、监理单位等相关部门共同签署，确认设备安装质量符合要求。（五）定期检验报告1.特种设备定期检验报告，由具备资质的检验机构按照规定的周期对起重机械进行检验后出具。2.检验报告应包括检验项目、检验结果、存在问题及整改情况等内容。（六）维护保养记录1.日常维护保养记录，记录设备每日的维护保养工作内容，包括检查项目、维护情况、操作人员签字等。2.月度维护保养记录，每月对设备进行一次全面的维护保养，记录维护保养的详细内容和结果。3.年度维护保养计划及记录，每年制定设备的年度维护保养计划，并按照计划进行维护保养工作，记录维护保养的过程和结果。（七）故障维修记录1.设备故障发生时间、故障现象、故障原因分析等记录。2.故障维修过程记录，包括维修人员、维修措施、更换的零部件等信息。3.故障维修后的验收记录，确认设备故障已排除，恢复正常运行。（八）安全技术档案1.设备的安全管理制度，包括操作规程、安全检查制度、维护保养制度、应急救援预案等。2.设备操作人员的资格证书复印件，确保操作人员具备相应的操作技能和资质。3.设备的安全事故记录，包括事故发生时间、地点、经过、原因分析、处理结果等内容。四、档案建立流程（一）资料收集1.设备管理部门在起重机械采购或安装前，向供应商或安装单位索取相关资料，包括设备基本信息、设计文件、制造文件等。2.使用部门在设备投入使用后，负责收集日常运行记录、维护保养记录、故障维修记录等资料，并定期提交给设备管理部门。3.安全管理部门负责收集与起重机械安全管理相关的文件和资料，如安全管理制度、安全事故记录等。（二）资料审核1.设备管理部门对收集到的资料进行审核，确保资料的完整性、准确性和合法性。2.对于不符合要求的资料，及时与相关部门或单位沟通，要求补充或更正。（三）档案整理与归档1.档案管理人员按照档案内容的分类要求，对审核通过的资料进行整理和分类。2.为每份档案资料编制唯一的编号，并建立档案目录，便于查询和管理。3.将整理好的档案资料装订成册，存入专门的档案柜或电子档案系统中。（四）档案更新1.设备管理部门定期对起重机械档案进行更新，及时补充新的资料和记录。2.当起重机械发生重大改造、维修、更换主要零部件等情况时，应及时更新档案中的相关内容。3.档案管理人员负责对档案更新情况进行跟踪和记录，确保档案信息的及时性和准确性。五、档案保管与借阅（一）档案保管1.起重机械档案应存放在专门的档案柜中，保持通风、干燥、防火、防潮、防虫等。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。（二）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅起重机械档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字批准后，交档案管理人员办理借阅手续。3.档案管理人员按照申请表的要求提供档案资料，并做好借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自涂改。转借或丢失，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案资料的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。六、档案保密（一）保密原则起重机械档案涉及公司的技术秘密和商业秘密，档案管理人员及借阅人员应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守档案管理规定，不得私自将档案资料带出档案室或泄露给无关人员。2.在借阅档案时，档案管理人员应对借阅人员进行保密提醒，要求其妥善保管档案资料，不得擅自复制或传播。3.对于涉及公司机密的档案资料，应采取加密存储、限制访问权限等措施，确保信息安全。七、档案销毁（一）销毁条件1.起重机械已报废或不再使用，且档案资料已无保存价值。2.档案资料因自然灾害、人为损坏等原因无法继续保存。（二）销毁程序1.设备管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司主管领导签字批准后，由档案管理人员